Kursvorschau
At a glance
Im Rahmen ihrer normalen Geschäftstätigkeit erstellen Unternehmen Unterlagen, die E-Mails und SMS, Papierdokumente und Belege beinhalten. Bei der Verwaltung dieser Unterlagen ist es aufgrund einer Reihe gesetzlicher, regulatorischer und operativer Richtlinien wichtig, dass Mitarbeitende ihre Pflichten bei der ordnungsgemäßen Erstellung, Handhabung, Aufbewahrung und Vernichtung kennen. Hierfür ist der Kurs zur Verwaltung von Unterlagen von NAVEX nützlich. Er hilft Mitarbeitenden zu verstehen, welche Verantwortung ihnen bei der Verwaltung des gesamten Lebenszyklus von Unterlagen zufällt. Dieser Kurs beginnt mit der Erklärung, was eine Geschäftsunterlage ist und welche Regeln und Richtlinien für die Erstellung, Kennzeichnung und Handhabung gelten. Auf diesen Kenntnissen wird mit der Behandlung weiterer wichtiger Themen aufgebaut, wie Aufbewahrungsfristen und bewährte Praktiken für den sicheren und ordnungsgemäßen Zugriff, die Verwendung, Aufbewahrung und Vernichtung von Unterlagen. Der Kurs schließt mit einem wichtigen Modul, das sich mit Anfragen zur Zurückhaltung von Unterlagen beschäftigt. In diesem Kurs werden Unternehmen bei der Reduzierung ihres Risikos unterstützt, indem die Mitarbeitenden über den gesamten Lebenszyklus der Unterlagen und ihre Rolle bei der ordnungsgemäßen Verwaltung informiert werden.
Kursdetails
Alle Kursteilnehmenden
Wichtige Konzepte in diesem Kurs:
- Die Kenntnis und Einbeziehung von Unternehmensrichtlinien
- Was ist eine Geschäftsunterlage (und was nicht)
- Richtlinien für die Verwaltung von Unterlagen, von der Erstellung bis zur Aufbewahrung
- Eine Erläuterung der Aufbewahrungsfristen
- Eine Beschreibung von Unterlagen, die eine besondere Handhabung erfordern, z. B. Unterlagen mit vertraulichen Informationen
- Hinweise für die Erstellung und Aufbewahrung von Unterlagen
- Empfehlungen für den Zugriff, die Nutzung und Pflege von Unterlagen
- Tipps für die sichere und ordnungsgemäße Vernichtung von Unterlagen
- Die Definition von „records hold“ (Zurückhaltung von Unterlagen)
- Reaktion auf Anfragen zur Zurückhaltung von Unterlagen
- Bewährte Praktiken bei der Zurückhaltung von Unterlagen
- Folgen bei unzureichender Kooperation im Falle einer Zurückhaltung
- Die Kritikalität von Meldungen
- An wen man sich in Verdachtsfällen, bei Bedenken oder Fragen wenden kann
- Zusicherung, dass das Unternehmen Meldungen untersuchen und entsprechende Maßnahmen einleiten wird
- Die Richtlinie gegen Vergeltungsmaßnahmen
- Der Beitrag jedes Mitarbeitenden, den Ruf des Unternehmens zu schützen und einen ethischen Arbeitsplatz zu gewährleisten
- Betrachtung der entscheidenden Rolle, die Mitarbeitende spielen
- Eine Gelegenheit zur Wiederholung wichtiger Richtlinien und Zertifizierung