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Interessenkonflikte im Unternehmen

Umgang mit Interessenkonflikten und Offenlegungsmanagement

Erhöhte Komplexität und fehlende Transparenz hat in vielen Unternehmen dazu geführt, dass Interessenkonflikte nachverfolgt und aktualisiert werden müssen. Bei der Schaffung einer ethischen und vertrauensvollen Kultur hat die Geschäftsführung eine Vorbildfunktion. Offenlegungsmanagement bedeutet, Mitarbeitern und Auftraggebern offen zu vermitteln, dass Sie ihre Beziehungen nicht kontrollieren wollen, aber über bestehende Beziehungen informiert werden müssen, um das Risiko durch potenzielle Interessenkonflikte zu reduzieren.

Wenn es in Ihrer Organisation keinen eindeutigen Ort gibt, an dem diese Offenlegungen stattfinden können, dann lassen sie sich leicht hinausschieben oder geraten in Vergessenheit, sodass Ihr Unternehmen höheren Risiken ausgesetzt ist. Organisationen müssen eindeutig kommunizieren, was Interessenkonflikte sein könnten, und sie müssen eine einfache, ungefährliche Möglichkeit zur Offenlegung anbieten.

Hilfsmittel für den richtigen Umgang mit Interessenkonflikten

Richtlinie zu Interessenkonflikten

Eine Richtlinie, die die Arten von Beziehungen klar definiert, die offengelegt werden müssen

Verfahren

Ein Verfahren, das nicht einschüchternd ist und eine aufrichtige und ehrliche Offenlegung unterstützt

Schulungen

Interaktive Schulungen, die diese Richtlinien im Zusammenhang darstellen und erklären, warum Interessenkonflikte eine große Rolle spielen

Berichterstattung

Eine Möglichkeit, um die Untersuchung und Aufklärung von Interessenkonflikten zu verfolgen, mit einfacher Berichterstattung

Nachverfolgung

Ein System, um die Kommunikation zwischen der offenlegenden Partei und dem Compliance-Experten zu verfolgen

Einsicht

Einsicht bei Drittparteien, um versteckte Beziehungen mit politisch exponierten Personen, Regierungsbeamten und Wettbewerbern offenzulegen

Maßnahmen zum Management und zur Überwachung von Interessenkonflikten

Maßnahme 1

Identifizieren Sie alle Vorschriften und Verträge, bei denen die Offenlegung von Interessenkonflikten erforderlich ist.

Maßnahme 2

Schulen Sie die Mitarbeiter darin, was ein Interessenkonflikt ist und schaffen Sie eine sichere Umgebung, um darüber zu sprechen.

Maßnahme 3

Verwenden Sie eine automatisierte Lösung für die Richtlinienverwaltung, um von allen Mitarbeitern Angaben zu Beziehungen zu erhalten. Verfolgen Sie in einer zentralen Datenbank, wer den Offenlegungsfragebogen gelesen und ausgefüllt hat.

Maßnahme 4

Verfolgen Sie die Untersuchung und Aufklärung von Interessenkonflikten und erstellen Sie Berichte, die Ihre Software für die Richtlinienverwaltung und Ihr Incident Management System integrieren.