Programvara för hantering av regelverksförändringar

De största utmaningarna med att hantera förändringar i regelverket är mängden information, vilken relevans den har, vem som har ansvar och dokumentation. Reglerna förändras i en rad olika källor och jurisdiktioner. Det innebär att teamen först måste skilja ut vilka uppdateringar som är relevanta från de som inte är det. När en förändring väl har bedömts som relevant kan processen stanna upp om ingen ansvarar för nästa steg, om deadlines hanteras utanför en enhetlig process eller om dokumentationen är för bristfällig för att du ska kunna förklara beslutet i efterhand.

Organisationer säkerställer efterlevnad genom att fastställa ansvar och tidsplaner för regelverksförändringar. Det innebär att veta vilka uppdateringar som gäller för organisationen, besluta om vilka åtgärder som krävs och säkerställa att någon är ansvarig för att genomföra dem innan de börjar tillämpas. En strukturerad process för att hantera regelverksförändringar förhindrar att viktiga uppdateringar fastnar i inkorgar eller skapar förvirring när åsikter eller tolkningar skiljer sig mellan olika team.

Efterlevnadsansvariga övervakar vanligtvis myndigheters webbplatser, nyhetsbrev och källor för omvärldsbevakning. Det blir dock svårt att hantera manuellt i större omfattning. Automatiserad programvara för bevakning av regelförändringar samlar regulatoriska aviseringar, organiserar dem efter jurisdiktion och ämnesområde och styr dem genom strukturerade arbetsflöden. När allt detta hanteras på ett och samma ställe kan du vidta alla nödvändiga åtgärder för att säkerställa regelefterlevnad.

Kraftfulla plattformar för bevakning av regelverk, som NAVEX One Regulatory Change Management, strukturerar uppdateringar, stödjer bedömningar av regulatorisk påverkan och gör det möjligt för teamen att fördela ansvar och centralt följa upp nödvändiga åtgärder. När du utvärderar programvara för hantering av regelverksförändringar bör du titta efter strukturerade konsekvensbedömningar, tydlig spårning av ansvar och funktioner som hjälper dig koppla uppdateringar till faktiska förändringar i verksamheten.

Regelefterlevnad är slutresultatet, det vill säga att organisationen uppfyller gällande regulatoriska krav. Hantering av regelverksförändringar är den process som säkerställer att det önskade resultatet består även när regelverken förändras. Den styr hur nya eller ändrade regelverk identifieras, granskas och implementeras så att efterlevnaden inte urholkas över tid när lagar utvecklas.

Programvaran säkerställer att regulatoriska uppdateringar hanteras genom en tydligt styrd gransknings och åtgärdsprocess. Team bekräftar om en uppdatering är relevant, dokumenterar påverkan, fördelar ansvar och följer upp deadlines. Lösningar som NAVEX One Regulatory Change Management  bevarar kopplingen mellan den bakomliggande  förändringen i regelverket och den respons som krävs av din organisation, vilket ökar transparensen genom hela livscykeln för regelverksförändringar.

Processerna för hantering av förändringar i regelverket går långsammare när en relevant uppdatering kräver input från flera personer innan något kan ändras. Den juridiska avdelningen kan behöva tolka uppdateringen, efterlevnadsteamet måste bedöma påverkan och verksamhetsteamen behöver bekräfta vad förändringen faktiskt innebär i praktiken. Utan ett enhetligt arbetsflöde beror fördröjningen ofta på att man behöver följa upp och samla in beslut, snarare än på själva beslutsfattandet.

För att vara redo för revision måste man kunna visa hur regeländringar faktiskt hanterades, inte enbart att nuvarande regelefterlevnad kan påvisas. Programvara för regelverksförändringar sparar beslutet som fattades, vem som ansvarar, tidsplanen för genomförandet och vilka policyer som uppdaterats – och knyter dem direkt till varje regulatorisk avisering. Detta skapar en konsekvent historisk tidslinje och dokumentation som kan styrka genomförda aktiviteter för revisorer eller tillsynsmyndigheter, utan någon risk att behöva rekonstruera händelser utifrån spridda uppgifter.

Hälso- och sjukvårdsorganisationer måste hantera flera lager av regelkrav från både federala och delstatliga myndigheter samt ackrediteringsorgan.  Att hantera förändringar i regulatoriska krav inom vården  kräver strukturerad övervakning av regeländringar, tydliga konsekvensbedömningar inom både kliniska och operativa funktioner samt dokumenterad implementering av uppdaterade policyer och rutiner. Ett formellt ramverk för hantering av regelverksförändringar hjälper efterlevnadsteam inom vården att följa krav som konstant utvecklas, samordna insatser mellan olika delar av organisationen och samla all dokumentation du behöver inför revision.