NAVEX One Disclosure Management hjälper dig att ta emot information om och följa upp potentiella intressekonflikter som rapporteras av medarbetare, till exempel gåvor, resor och representation. Arbeta enligt enhetliga processer, följ utvecklingen över tid och skapa fokuserade rapporter om intressekonflikter från en gemensam plattform.
Gör det enkelt för medarbetare att informera om potentiella intressekonflikter och ger granskare ett enhetligt arbetssätt att kunna bedöma, följa upp och hantera upplysningarna.
Använd anpassningsbara frågeformulär för att samla in de upplysningar om potentiella intressekonflikter som teamet behöver.
Se till att varje ärende hamnar hos rätt granskare och att relevanta dokument förblir kopplade till granskningen.
Gör det enkelt för medarbetare att uppdatera information när omständigheterna ändras.
Tydliga frågor leder till bättre svar. NAVEX One Disclosure Management hjälper dig att utforma frågeformulär för intressekonflikter utifrån företagets policyer, medarbetargrupper och granskningsbehov. Därefter kan du skicka varje upplysning till rätt person eller team för bedömning genom en konsekvent process varje gång.
Skapa en stark etisk kultur genom att ge medarbetarna tydliga möjligheter att rapportera, bekräfta eller uppdatera upplysningar. Programvaran för hantering av intressekonflikter på NAVEX One-plattformen hjälper dig att koppla rapporterade intressekonflikter till onboarding, årlig utbildning samt övriga aktiviteter inom risk- och efterlevnadsprogrammet.
En effektiv upplysningsprocess samlar in de detaljer som krävs för en korrekt granskning. Med NAVEX One Disclosure Management kan du anpassa frågeformulär efter typ av upplysning, policybehov och medarbetargrupp. Det ser till att varje formulär speglar den aktuella riskbedömningen.
Årliga rapporteringar ger en viktig utgångspunkt, men intressekonflikter kan förändras under året när medarbetare åtar sig externa uppdrag, tar emot gåvor, får nya ansvarsområden eller etablerar nya affärskontakter. NAVEX One Disclosure Management gör det möjligt för medarbetare att uppdatera sin status när förutsättningarna förändras – utan att behöva vänta på nästa kampanj.
Rapporterade upplysningar blir mer värdefulla när teamet kan se mönster och trender, inte bara enskilda ärenden. Rapporteringsfunktionerna i NAVEX One Disclosure Management hjälper dig att förstå var rapporteringsaktiviteten sker och vilka områden som kan kräva närmare uppföljning.
Manuell hantering av upplysningar gör det svårare att samla in enhetlig information, se sambanden och få en tydlig bild av vad som fortfarande kräver uppmärksamhet. NAVEX One Disclosure Management hjälper team att hantera rapporteringsaktiviteter på ett mer strukturerat och effektivt sätt.
Olika typer av upplysningar kan kräva olika granskningsflöden. NAVEX One Disclosure Management hjälper teamen att utforma arbetsflöden, utse granskare och samla uppföljningen kring varje enskild upplysning.
Väv in efterlevnad i ditt teams vardag. Med NAVEX professionella tjänster blir efterlevnad mer än ett krav – det blir en naturlig del av som stärker din arbetsplatskultur.
Inleder du din resa med styrning, risk och efterlevnad? Vi finns här för dig. Tillsammans fördjupar vi oss i dina specifika behov och ritar upp en väg som passar just ditt team – och det fortsätter även efter programvaruinstallationen. Vi är fast beslutna att se till att du känner dig bekväm och trygg när du navigerar i NAVEX One.
Kärnan i varje framgångsberättelse är ett stödjande team – och det är precis vad du får med NAVEX. Oavsett om det handlar om en snabb förfrågan eller djupgående support finns vi här för dig.
Oavsett om du behöver integrera flera system eller starta ett organisationsomfattande processförbättringsprojekt finns vi här för att hjälpa dig. Tillsammans kartlägger vi komplexiteter, ställer rätt frågor, samlar viktiga intressenter och förbereder oss för utmaningar i förväg. Oavsett vilken utgångspunkt du har kan vi hjälpa dig att få ut mesta möjliga av din investering.
Medarbetare bör lämna en upplysning om intressekonflikter om de har en potentiell intressekonflikt eller en rapporteringspliktig aktivitet att redovisa.
Vanliga exempel omfattar arbete utanför den ordinarie anställningen, familje- eller personliga relationer, gåvor, representation, resor, styrelseuppdrag samt affärsrelationer med leverantörer. Vissa medarbetare kan behöva mer riktade frågor utifrån sin roll eller riskexponering, särskilt om de påverkar leverantörsval, rekryteringsbeslut, godkännanden eller har tillgång till känslig affärsinformation.
Medarbetare bör uppdatera en upplysning om intressekonflikter när relevanta omständigheter förändras. De kan även behöva bekräfta att deras information fortfarande är korrekt vid onboarding, årliga upplysningskampanjer eller återkommande attesteringar.
NAVEX One Disclosure Management underlättar årliga kampanjer, uppdaterade svar och löpande ändringar under året. Det gör det enklare för teamen att hålla informationen aktuell året runt.
Behandla gåvor, måltider, resor och representation som situationer där en upplysning ska lämnas om de kan påverka, eller uppfattas påverka, ett affärsbeslut. Ha tydliga och lättillgängliga riktlinjer för vad som är tillåtet, vad som kräver godkännande och vad som måste dokumenteras – och i vilket system det ska registreras. Ge medarbetarna utbildning och praktiska exempel, särskilt för situationer som rör leverantörer eller kunder. På så sätt kan de avgöra vad som kräver godkännande eller en upplysning innan något accepteras eller erbjuds. Se till att det är lätt för medarbetarna att hitta policyn eller be om råd när de är osäkra på hur de ska agera. Vill du veta mer? Utforska vår verktygslåda för intressekonflikter och företagsgåvor.
Minska den administrativa arbetsbördan genom att göra det enklare att lämna, granska och följa upp upplysningar på ett och samma ställe. Det minskar det arbete som ofta tar mest tid – att jaga sena svar, koppla dokument till rätt ärenden, kontrollera Excel-ark och sammanställa information inför rapportering eller revisioner.
Medarbetarna ska enkelt kunna hitta var upplysningar lämnas eller uppdateras. Granskare ska snabbt kunna se vad som kräver åtgärd utan att leta behöva leta i mejl, Excel-ark eller gemensamma mappar. Automatiserade påminnelser underlättar årliga kampanjer medan frågor, dokumentation och granskningsanteckningar hålls samlade kring varje upplysning. Programvara för hantering av upplysningar om intressekonflikter kan hjälpa dig att hantera alla dessa delar.
Ja, NAVEX One Disclosure Management gör det möjligt för behöriga användare att lämna upplysningar på uppdrag av andra. En behörig administratör kan välja alternativet ”Fyll i på uppdrag av” när ett frågeformulär ska besvaras. Administratören väljer den person som upplysningen avser, registrerar relevant information och bekräftar att formuläret har fyllts i på den personens vägnar. På så sätt blir det enklare att säkerställa en konsekvent process för hantering av upplysningar, även när vissa personer inte kan lämna sina upplysningar själva.
Tekniken hjälper dig att strukturera upplysningar på ett bättre sätt, så att teamet kan jämföra aktiviteter mellan olika upplysningar, avdelningar, geografiska platser och kampanjer.
Du kan till exempel upptäcka återkommande gåvor från samma leverantör, en ökning av upplysningar om arbete utanför anställningen eller extern verksamhet, eller flera liknande intressekonflikter inom samma team. Rapporter och instrumentpaneler kan hjälpa dig att upptäcka sådana mönster tidigare och avgöra var riktlinjer, utbildningsinsatser eller granskningsaktiviteter behöver stärkas.
Intressekonflikter rör samma typer av beslut som kontroller för att motverka mutor, korruption och tredjepartsrisker är utformade för att skydda: vem som tilldelas affären, vem som godkänner utgifterna, hur leverantörerna väljs ut och hur affärsrelationen hanteras.
En familjekoppling till en leverantör, ett ekonomiskt intresse i en affärspartner eller gåvor från någon som vill göra affärer med företaget kan påverka dessa beslut. Regulatoriska krav gäller eftersom ditt företag förväntas ha kontroller och processer på plats som minskar risken för otillbörlig påverkan, mutor, korruption och missförhållanden.
Läs mer om upplysningar om intressekonflikter, vägledning för medarbetare och de efterlevnadsrisker som kan uppstå under året.
Kurser
En helt videobaserad utbildning som är utformad för att fånga medarbetarnas intresse. Med realistiska scenarier och interaktiva frågor får medarbetarna möjlighet att utforska och reflektera över etiska dilemman på arbetsplatsen.
Mer information om kursen
Kurser
NAVEX utbildning i hantering av intressekonflikter hjälper dig att på ett etiskt sätt hantera det här genom att identifiera och lösa potentiella intressekonflikter. Lär dig strategier för att känna igen, undvika och reagera på dessa situationer – och på så sätt skydda både dig själv och företaget.
Mer information om kursen
Från den första upplysningen till granskning och rapportering – NAVEX One Disclosure Management hjälper dig att hantera potentiella intressekonflikter med tydligare arbetsflöden, bättre överblick och mindre administrativt arbete.