Det är avgörande att säkerställa att ditt företags efterlevnadsprogram fungerar smidigt och följer relevanta lagar och förordningar. Förenkla efterlevnaden och följ justitiedepartementets förväntningar med NAVEX One.
Department of Justice (DOJ) Evaluation of Corporate Compliance Programs (ECCP) är USA:s justitiedepartements vägledning till federala åklagare om hur man bedömer styrkan och kvaliteten på ett företags program för företagsefterlevnad. Denna bedömning bidrar i sin tur till att avgöra storleken och svårighetsgraden på de påföljder ett företag ska utsättas för i händelse av bristande efterlevnad.
USA:s justitiedepartement uppdaterar dessa riktlinjer regelbundet. Den senaste uppdateringen kom i september 2024 och det var den femte revisionen sedan man släppte de ursprungliga riktlinjerna 2017.
Det kan vara en utmaning att anpassa sig till DOJ:s förväntningar på efterlevnad. Till att börja med bör efterlevnadsansvariga ta upp de viktigaste frågorna som DOJ vägleder åklagare att ställa i början av sin utvärdering:
Det blir allt viktigare att uppfylla DOJ:s regelverk och bristande efterlevnad är kostsamt. Oavsett om det handlar om att reagera på sanktionsöverträdelser eller bekämpa bedrägerier är det viktigt att följa DOJ:s krav och se till att du håller dig på rätt sida av bestämmelserna för att skydda företagets anseende och resultat.
USA:s justitiedepartement ger vägledning i att fastställa företags efterlevnad och etiska standarder. Även om specifika krav varierar beroende på bransch som företaget bedriver verksamhet i omfattar några av kraven följande:
Företag måste implementera och upprätthålla ett effektivt efterlevnadsprogram som är skräddarsytt för deras specifika risker och verksamhet. Bland annat måste företag integrera processer som innebär regelbunden uppdatering av policyer och rutiner. Dessa bör spegla såväl insikter från tidigare problem som nya risker.
Regelbundna riskbedömningar bör utföras för att identifiera och minska potentiella risker med efterlevnad som är förknippade med företagets verksamhet, bransch, överträdelser och geografiska plats. Den senaste vägledningen från justitiedepartementet betonar särskilt hur viktigt det är att anpassa dessa riskbedömningar så att de kan hantera nya och föränderliga risker, och särskilt de som är teknikrelaterade.
Företag bör ha tydliga och välformulerade policyer och rutiner som riktar in sig på relevanta risker med efterlevnad: korruption, mutbrott, konkurrenslagar, dataskydd och andra rättsliga krav. Det är viktigt att ta fram en procedur som gör det enkelt att uppdatera dessa policyer allt eftersom kunskaperna ökar och tekniken utvecklas.
Medarbetare bör regelbundet utbildas i efterlevnadspolicyer och rutiner. Det bör också finnas effektiva kommunikationskanaler där alla kan rapportera om potentiella överträdelser eller få vägledning. Utbildningen bör skräddarsys för att hantera specifika risker och innehålla mekanismer som bekräftar att alla medarbetare vet hur man får tillgång till relevanta policyer.
Företag bör utföra due diligence på tredje part som leverantörer, agenter, distributörer och affärspartners. Det görs för att säkerställa att de följer företagets efterlevnadsstandarder.
Företag bör ha ett system som gör det möjligt för medarbetare (och berättigad tredje part) att anmäla oegentligheter. Systemet ska finnas tillgängligt på det språk som medarbetarna talar och finnas i kanaler som medarbetarna vet hur man använder. Det bör också godkänna anonyma rapporter. Dessutom bör det finnas ett fokus på att övervaka visselblåsarutredningar för att på så sätt säkerställa rättvisa och konsekvens i hanteringen av rapporter.
Att uppfylla DOJ:s krav är avgörande för företagets framgångar av många anledningar.
To stay compliant, companies must:
Det krävs bara några få steg för att anpassa sig till justitiedepartementets förväntningar att identifiera och hantera risker. Dessa steg riktar in hela ditt program mot framgång och hjälper till att säkerställa ett mer motståndskraftigt efterlevnadsprogram.
Att följa reglerna börjar med att beskriva dem. Att skapa policyer och rutiner samt en uppförandekod ger viktig information till din personal och tredje part som hjälper dig att uppfylla efterlevnadskraven.
Genom att utbilda medarbetarna och berätta om vilket uppförande som förväntas förmedlar du vilka metoder och beteenden du vill ha i ditt företag – och det förväntas dessutom av justitiedepartementet.
Från rapportmottagning till problemlösning – hotline- och incidenthanteringssystemen är livsnerven i ert efterlevnadsprogram. Utrusta teamen med rätt verktyg och protokoll för utredning och uppföljning för att skapa den kultur som dina medarbetare förtjänar.
Etik och efterlevnad är inte ett mål – det är en resa. När rätt verktyg är på plats visar kontinuerlig övervakning, regelbundna revisioner och programutveckling och tillväxt ett kontinuerligt engagemang för efterlevnad.
NAVEX One-lösningarna kan hjälpa ditt företag att uppfylla DOJ:s regelverk:
Kommunicera DOJ riktlinjer effektivt för att förenkla efterlevnaden.
Läs mer
Centraliserad hantering av riktlinjer och processer genom hela livscykeln.
Läs mer
Säkerställ regelefterlevnad, gör medarbetarna delaktiga och skapa förtroende med NAVEX lösningar för rapportering och visselblåsning.
Läs mer
Utbilda och engagera dina medarbetare med en onlineutbildning i etik och efterlevnad på deras språk och villkor.
Läs mer
Förändra företagets etiska riktlinjer till en lättillgänglig resurs i det dagliga arbetet.
Läs mer
Enkel hantering och uppföljning av potentiella intressekonflikter.
Läs mer
Med NAVEX One kan du enkelt se om tredje parter delar din vision och därmed skydda dina mest värdefulla partnerskap.
Läs mer
Snabb lansering och leverans med NAVEX IRM. Vår färdiga lösning är den snabbaste metoden för att hantera leverantörsrisker.
Läs mer
Efterlevnadsprogram för företag är formaliserade system inom organisationer som är utformade för att identifiera och förhindra överträdelser av lagar och förordningar och för att främja etiskt beteende och integritet i affärsverksamheten. Dessa program omfattar policyer, procedurer och rutiner som säkerställer att en organisation och dess medarbetare följer lagstadgade standarder och branschregler.
Ett efterlevnadsprogram för företag innefattar vanligtvis:
Även om ”pelarna” i ett efterlevnadsprogram för företag kan vara synonyma med de sju delar som nämns ovan, betonar de de grundläggande aspekterna som är avgörande för programmets effektivitet:
Det finns ingen standardmall för ett bra efterlevnadsprogram. Det kan vara bättre att säga att ett bra program för regelefterlevnad kännetecknas av: