ディスクロージャー管理の複雑さを解きほぐす
ディスクロージャー（開示）の必要性は、社外での就業や取引関係から、贈答品、投資、取締役会への参加に至るまで、さまざまな場面で発生する可能性があります。しかし、開示プロセスが人手頼りの回覧、断片的な情報、時間のかかる審査によって成り立っている場合、リスクを特定し、一貫した対応を行うことは困難です。
NAVEX One Disclosure Management は、従業員からのディスクロージャー情報を、ワンストップで収集・確認・管理することができます。
開示プロセスの自動化
従業員や拠点、事業部門を横断した開示情報の管理は、しばしば困難な作業となります。「開示管理」機能を利用することで、プロセスの標準化と反復作業の自動化が可能になります。
- 設定可能なテンプレートを活用して、キャンペーンを手早く開始
- 複数の条件と 「AND/OR」 ロジックを用いて、開示情報を自動的に振り分け
- 自社のポリシー、用語、要件を反映した、カスタマイズ可能な開示ステータスや利益相反の種類を設定し、プログラムに合わせて調整
- 開示情報のマネージャーへの自動的に割り当て、権限を持つ管理者による従業員の代理開示情報提出等、柔軟な運用が可能に
情報開示を簡単に実行可能な環境を構築
潜在的な利益相反は、一定の期間中だけに生じるものではありません。従業員が年間を通じて、以下のような事項について、開示内容を簡単に入力・更新できる仕組みを構築することが重要です。
- 贈答品・接待
- 社外就業
- 事業・家族関係
- 投資および金銭的利害関係
- 取締役会への参加
- その他、企業が定義する利益相反
従業員は、状況の変化に応じて開示内容を修正することができます。途中まで回答したアンケートに戻った場合、すでに完了したセクションを再度確認する必要はなく、未完了の最初のページから再開することができます。
必要な情報の収集
開示プロセスは、従業員に不必要な負担をかけることなく、リスクを評価するのに十分な情報を収集できるように設定する必要があります。
- 組織の方針やリスク領域に合わせて、質問項目やカテゴリを設定
- 必要に応じて、分岐質問機能を活用して追加の背景情報を収集
- 対応言語でアンケートやタスクを提供し、多言語プログラムでは機械翻訳機能を利用
- 開示内容と関連する方針や組織のリソースを連携
文脈がより理解できる環境で内容確認
開示履歴の長さ、関連事項の多さは、レビュー進行の遅延や、一貫性の欠如に結びつきがちです。開示管理機能を利用することで、確認の担当者は各事項の背景にある情報を素早く把握できるようになります。
AI を活用した開示サマリー
ステータスの変更、アクション、タイムスタンプ、メモなどを含むレビュー履歴の簡潔な要約を生成します。これにより、権限を持つ確認担当者は、手動で履歴を再構築することなく、何が起こったかを把握できます。
関連する開示
関連する背景や前例を共有する開示をリンクさせることで、審査担当者が関連する案件を容易に把握できるようになります。双方向のリンクと監査証跡により、それらの関係性を常に可視化できます。
AI は、既存の情報理解を容易にしつつ、審査担当者が意思決定の主導権を失うことがないよう支援することで、審査プロセスをよりスムーズにします。
開示データをインサイトに変える
開示データは、全体での開示傾向の把握、監査の支援、プログラム監督体制の強化に役立ちます。
- 監査対応可能な記録を維持：開示活動や従業員の回答の変更を追跡
- プログラムの傾向を監視：ダッシュボードを活用して、個々の開示内容やキャンペーン全体の活動を把握
- アンケート データのエクスポートする：GRC Insights を通じて構造化された開示データをCSV または Excel 形式でエクスポートし、詳細な分析、監査、報告に活用
より効率的な情報開示プログラムを構築するために
NAVEX One Disclosure Management は、情報の収集、確認、ルーティング、レポート作成を単一のソリューションに統合しています。手作業を削減し、的確な状況把握、自動化、インサイトを担当チームに提供することで、プログラムの管理に費やす時間の削減と潜在的なリスク対応に、より多くの時間を割くことが可能になります。