WhistleB：欧州コンプライアンス対応内部通報システム

内部通報システムは、不正行為の疑い、方針違反、または法的懸念について、通報者が安全に報告できる手段を提供します。また、組織にとっては、通報を受け付け、フォローアップを管理し、アクセス権限を割り当て、発生した事象を記録するための管理された場となります。内部通報システムには、一般的に、通報を受け付けるための報告チャネルと、その後のプロセスを管理するための案件管理システムが含まれています。

人々は、身元が露見したり、無視されたり、処罰されたりすることなく、懸念を報告できると信じられる必要があります。内部通報制度は、従業員や第三者に明確な通報ルート、匿名での通報オプション、そして通報後も安心して連絡を取り合える手段を提供することで、信頼を築く一助となります。

NAVEX WhistleBは、EUの内部通報者保護指令の指針を具体化した各国の法律、GDPRに関連するデータ取り扱いに関する要件、各国固有の報告義務など、欧州全域における内部通報に関する要件の管理を組織が円滑に行えるよう支援します。

WhistleBは、各国の法律に準拠した欧州の報告要件を管理できるよう設計された、安全な内部通報システムを通じて、組織が信頼される「声を上げやすい文化」を築くお手伝いをいたします。

対応期限の要件に関しては、WhistleBはケースマネージャーに対し、受領確認やフォローアップ活動の状況を可視化します。リマインダーやワークフローの手順により、チームは7日以内の受領確認および3ヶ月以内のフォローアップという要件を常に把握することができます。 EU内部通報者保護指令への準拠および各国固有の要件については、詳細をご覧ください。

WhistleBは、安全な通報チャネル、匿名通報オプション、通報案件へのアクセス管理、および通報活動の体系的な記録を通じて、 フランスの内部通報者保護法「ワセルマン法」の要件に対応しています。

2022年に施行されたワセルマン法は、EUの内部通報者保護指令を国内法に組み込み、「サパンII法」によって確立された枠組みを強化するものです。同法では、従業員50名以上の組織に対し、安全な内部通報チャネルの運用、各通報に対して7営業日以内に書面による受領確認、受領した通報の記録の保管、受領確認から3ヶ月以内に内部告発者へのフォローアップ状況のフィードバック提供、およびGDPRに準拠した個人データの取り扱いが義務付けられています。また、口頭での通報も可能でなければならず、要請に応じて面談の機会を提供する必要があります。

WhistleBは、すべてのサブスクリプションプランのアドオンとして利用可能なIVRおよびライブ電話による口頭通報をサポートしています。内部通報者は、安全な対話機能を通じて面談をリクエストすることができ、電話や対面での通報もケース記録に追加できるため、すべての通報を一つのシステムで記録・管理することが可能です。WhistleBは、担当者に通報の受領確認やフォローアップ活動の状況を可視化し、チームが7営業日以内の受領確認および3ヶ月以内のフィードバックという期限を確実に遵守できるよう支援します。

WhistleBは、安全な通報チャネル、匿名通報オプション、通報案件へのアクセス管理、および通報活動の体系的な記録を通じて、 ドイツの内部通報者保護法（Hinweisgeberschutzgesetz、以下「HinSchG」）の要件に対応しています。

2023年7月から施行されているHinSchGでは、従業員50名以上の組織に対し、内部通報チャネルの設置が義務付けられています。通報は7日以内に受領確認を行い、その後、公平な立場の専任担当者が対応し、通報者には受領確認から3ヶ月以内にフィードバックを提供しなければなりません。通報者の身元は秘密に保持され、通報内容は記録されなければならず、通報は書面だけでなく口頭でも可能であり、要請に応じて対面での面談も提供されなければなりません。

WhistleBは、IVRおよびライブ電話による口頭通報に対応しており、これらはすべてのサブスクリプションプランのアドオンとして利用可能です。通報者は、セキュアな対話機能を通じて面談を依頼することができ、電話や対面での通報もケース記録に追加できるため、すべての通報が1つのシステムに記録されます。匿名通報は、HinSchGが推奨しているものの義務付けてはいないため、法律で定められた最低基準を上回る措置となっています。WhistleBは、ケースマネージャーに通報の受領確認やフォローアップ活動の状況を可視化することで、チームが7日以内の受領確認および3ヶ月以内のフィードバックという期限を確実に遵守できるよう支援します。

WhistleBは、NAVEXのすべてのソフトウェアと同様に、SOC II Type 2監査、ISO 27001認証、データプライバシーフレームワーク認証など、主要なデータフレームワークの要件を満たしています。 当社のデータプライバシー基準について、詳しくはこちらをご覧ください。

はい。従業員はWhistleBを通じて匿名で懸念事項を報告し、安全な認証情報を使用してその報告内容にアクセスすることができます。これにより、身元を明かすことなく、追加の質問に回答したり、最新情報を確認したりすることが可能です。 匿名での報告については、リンク先ををご覧ください。

WhistleBは、通報者が実名を明かすことなく通報を行い、安全な認証情報を使って再ログインし、システム内でケースマネージャーとやり取りできるようにすることで、匿名性を保護しています。IVRによる通報の場合、通報者の声は匿名化されるため、担当者が声を特定することはできません。

はい。WhistleBでは、多言語による通報および案件対応に対応しています。Web通報サイトは60以上の言語に翻訳されており、モバイル通報も60以上の言語で利用可能です。また、IVRは40の言語に対応しています。さらに、通報内容に追加の確認が必要な場合、案件対応チームは安全な機械翻訳や専門の翻訳者による翻訳を利用することもできます。

WhistleBは、欧州における内部通報のコンプライアンス、プライバシー、多言語対応、EU域内でのデータホスティング、および迅速な導入を重視する組織向けに設計されています。

NAVEX One Whistleblowing & Incident Management（別名：EthicsPoint）は、より広範なグローバルなケース管理、高度な分析機能、成熟したエンタープライズワークフロー、システム連携、より広範な倫理・コンプライアンスプログラムのニーズに対応するために設計されています。

WhistleBは、レポートが審査プロセスを経る中で、確認やフォローアップのタイミングをチームが把握できるように支援します。レポートは提出されると自動的に確認通知が届き、顧客はシステムを通じて返信することができ、担当チームはリマインダーやワークフローの手順を活用して、返信のリマインダーのタイミングを管理することができます。

導入にかかる期間はケースによって異なりますが、ほとんどのお客様は4～6週間で運用を開始されています*。WhistleBの導入は、すべてキックオフ会議から始まります。この会議では、通報チャネルの設定、言語要件、ユーザーアクセス権限、および運用開始に必要な手順を確認します。この会議の中で、プロフェッショナルサービスチームがお客様と導入スケジュールを確定します。

*言語・地域により差があります。詳しくはお問い合わせください。