利益相反開示管理ソフトウェアで、リスクの見える化を

利益相反の可能性がある場合や報告義務のある活動に従事した従業員であれば、利益相反開示を提出する必要があります。

一般的な例としては、社外での就業、家族や個人的な関係、贈答品、接待、出張、取締役職、取引先との関係などが挙げられます。特に取引先の選定、採用決定、承認、機密性の高い業務情報へのアクセスに影響を与える立場にある従業員については、その役割やリスクの程度に応じて、より具体的な質問が必要となる場合があります。

従業員は、関連する状況に変化があった場合はいつでも、利益相反 (COI) の開示情報を更新する必要があります。また、入社時や年次開示キャンペーン、定期的な確認手続きの際に、開示情報が正確であるかどうかを再確認するよう求められる場合があります。

NAVEX One Disclosure Management は、年次キャンペーン、回答の修正、年度中の更新に対応しているため、チームは年間を通じて開示記録を最新の状態に保つことができます。

贈答品、接待、出張、接待・娯楽については、それらが業務上の意思決定に影響を与える、あるいは影響を与えていると見なされる可能性がある場合、開示すべき機会として扱われる必要があります。企業は何が許可され、何が承認を必要とし、何が記録されなければならないか、またどのシステムに記録すべきかについて、明確で分かりやすい方針を策定する必要があります。特に取引先や顧客との状況において、従業員が受け取る前や提供する前に、何が承認や開示を必要とするかを認識できるよう、研修や具体的な事例を提供することが推奨されます。また、不明確な場合に方針を確認したり、指導を求めたりできる簡単な手段を確保することが望ましいといえます。詳細については、NAVEXが提供する 「 利益相反 (COI)  と贈答品に関するツールキット」(英語) をご覧ください。

NAVEX のソリューションは、開示情報の提出、確認、追跡を一元化することで、管理業務の負担を軽減します。これにより、回答の遅れへの督促、ファイルと記録の照合、スプレッドシートの確認、報告書や監査のための情報再構築など、煩雑で時間のかかる作業を削減することができます。

従業員は、情報をどこに提出・更新すべきかを理解・把握しておく必要があります。審査担当者は、メールやスプレッドシート、共有フォルダを検索することなく、対応が必要な事項を把握しておく必要があります。自動化されたリマインダー機能・質問、文書、審査メモを開示情報と紐付ける機能を搭載した NAVEX の利益相反 (COI) 開示ソフトウェアを導入することにより、これらの情報が正確に把握できる環境が実現します。

はい、NAVEX One Disclosure Management ソフトウェアは、代理人による開示情報の提出に対応しています。権限を持つ管理者は、質問票に入力する際に 「代理人による入力」 を選択し、代理人を指定して関連する開示情報を入力するとともに、代理人に代わってフォームへの入力を完了したことを確認することができます。これにより、一部の担当者が自身で開示フォームに入力できる場合でも、一貫した開示管理プロセスを容易に維持することが可能になります。

テクノロジーの力により、開示データをより効果的に整理できるため、チームは提出書類、部署、拠点、キャンペーンごとに活動を比較できるようになります。

例えば、同じ業者からの定期的な寄付、外部就業に関する開示の増加、あるいは特定のチーム内で類似した利益相反が集中しているといった傾向が把握できる可能性があります。レポートやダッシュボードを活用することで、こうしたパターンを早期に発見し、ポリシーの指針、研修、審査体制のどの点を改善すべきかを判断するのに役立ちます。

利益相反 (COI) は、贈収賄防止、腐敗防止、第三者管理が保護の対象としているのと同じ決定事項、すなわち、どの事業者に業務を委託するか、誰が支出を承認するか、ベンダーをどのように選定するか、そしてビジネス関係をどのように構築するか、といった事項に関わります。

サプライヤーとの家族関係、配偶者との金銭的利害関係、取引を求めている人物からの贈答品などは、いずれもこうした意思決定に影響を及ぼす可能性があります。企業・組織には、不適切な影響力、贈賄、汚職、第三者による不正行為のリスクを低減するための統制措置を講じることが求められます。これが、規制上の要件が適用される理由です。