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Conformità alla legge Sapin II

La sfida nel garantire la conformità alla Sapin II

La legge francese anticorruzione e per la protezione dei whistleblower, nota come legge Sapin 2, allinea la Francia agli standard in evoluzione a livello globale sull’anticorruzione. Ampiamente basata sulla FCPA e sulla Legge britannica anticorruzione, la Sapin II definisce le norme per la prevenzione e l’individuazione della corruzione, grazie a una maggiore trasparenza aziendale, un rafforzato monitoraggio interno e una migliore protezione dei whistleblower. Gli standard più rigorosi si applicano alle aziende più grandi ubicate in Francia con un organico pari o superiore a 500 dipendenti e un fatturato annuale di almeno 100 milioni di euro, o ad aziende di pari dimensioni che fanno parte di un’azienda madre con sede centrale in Francia. A tali aziende è richiesto di implementare un programma completo di conformità che includa un codice di condotta anticorruzione, un meccanismo di valutazione del rischio, procedure per l’esecuzione della due diligence su terzi, corsi di formazione per dirigenti sulla conformità, un solido sistema interno di segnalazione per proteggere la riservatezza dei whistleblower e una procedura per misurare l’efficacia del programma.

Ai sensi della legge, sia le aziende sia le singole persone possono incorrere in sanzioni (fino a 1 milione di euro per le aziende e fino a 200.000 € per i dirigenti che non implementano misure di prevenzione e individuazione) se non addirittura scontare una pena detentiva. Si tratta inoltre della prima volta in cui il diritto francese applica una legislazione completa in materia di anticorruzione mediante la creazione di un’agenzia nazionale di applicazione delle leggi anticorruzione, istituita dalla Sapin II e nota con il nome di Agence Française Anticorruption (AFA). Tutte le aziende situate in Francia o che hanno legami con il Paese devono rivedere i propri programmi di conformità e garantire il rispetto degli standard di anticorruzione imposti dalla Sapin II.

DI COSA È NECESSARIO DISPORRE

Codice di condotta

I comportamenti vietati di corruzione e traffico d’influenza devono essere definiti e illustrati in un codice di condotta redatto in maniera chiara e distribuito in tutta l’azienda.

Sistema interno di whistleblowing

Un solido sistema interno di segnalazione che garantisca la riservatezza ai whistleblower deve offrire ai dipendenti molteplici canali per segnalare i problemi, oltre a prevedere un database centralizzato per un’efficiente elaborazione e verifica delle segnalazioni.

Corsi di formazione sulla conformità per la visibilità aziendale

I dipendenti ad ogni livello aziendale devono ricevere formazione sulle caratteristiche specifiche della corruzione definite dalla Sapin II, oltre che sulle prassi ottimali per segnalare le avvenute infrazioni.

Due diligence su terzi

L’intera rete di terze parti, composta da distributori, clienti, fornitori, intermediari, ecc., deve essere attentamente verificata e monitorata per garantire un’adeguata attenuazione e mappatura del rischio nella supply chain.

Policy Framework e procedure

L’ampiezza della legislazione francese deve incoraggiare tutte le aziende interessate a valutare e ad aggiornare le proprie policy e procedure per garantire la conformità agli standard.

Corsi di sensibilizzazione per leader aziendali

Oltre alla formazione generale offerta ai dipendenti sulla conformità, la Sapin II prevede corsi per leader aziendali di sensibilizzazione alla corruzione come requisito aggiuntivo di conformità.

Azioni da adottare per rispettare i requisiti anticorruzione della Sapin II

Fase 1

Redigi un codice di condotta completo che identifichi chiaramente i comportamenti illeciti non tollerati dall’organizzazione.

Fase 2

Aggiorna il programma di policy e procedure per mantenerti allineato alle ultime leggi, linee guida, regolamenti e standard.

Fase 3

Offri molteplici canali di segnalazione, tra cui un sistema di whistleblowing, per le segnalazioni ai sensi della legge Sapin II.

Fase 4

Fornisci formazione a dipendenti e dirigenti sulle relative responsabilità e aspettative per prevenire e individuare gli atti di corruzione.

Fase 5

Implementa una continua e automatica due diligence di terzi per assicurare che l’intera supply chain rispetti gli standard anticorruzione dell’organizzazione.