Supporta il tuo team con il software per la conformità delle Risorse Umane
Semplifica la conformità delle Risorse Umane in modo da poterti concentrare sulla creazione di un luogo di lavoro eccellente.
Iniziamo
Che cos'è la conformità per un professionista delle risorse umane e perché è importante?
Pensa alla conformità delle risorse umane come a un investimento nel tuo personale, nella tua reputazione e nel successo a lungo termine della tua azienda. Quando i tuoi dipendenti si sentono sicuri, rispettati e protetti, puoi:
- Proteggere la fiducia del tuo team, tutelando le loro informazioni sensibili, e dimostrare che la loro privacy è importante
- Risolvere i problemi in modo rapido ed equo, gestendo le preoccupazioni con riservatezza e fiducia, riducendo al minimo le interruzioni e promuovendo un ambiente sicuro
- Risolvere i problemi in modo proattivo, identificando i potenziali rischi prima che si trasformino in crisi, proteggendo il benessere dei tuoi dipendenti e i profitti della tua organizzazione
- Promuovere un comportamento etico, instaurando una cultura dell’integrità, attirando i migliori talenti e guadagnando la fiducia dei clienti
Semplificare la conformità delle Risorse Umane protegge il tuo personale... e la tua tranquillità
Tra fogli di calcolo obsoleti, criteri confusi e requisiti di formazione infiniti, è facile sentirsi sopraffatti dalla conformità, per non parlare dell’incertezza di non sapere mai se le risorse umane stiano davvero facendo la differenza. L’elenco delle tue preoccupazioni include molte aree:
- Incertezza giuridica: difficoltà a tenere il passo con le leggi sull’occupazione in continua evoluzione, con il rischio di non sapere se i tuoi criteri e le tue pratiche siano realmente conformi
- Formazione dispendiosa in termini di tempo: spreco di ore preziose per creare ed erogare corsi di formazione sulla conformità delle risorse umane… e poi non sapere chi li ha completati
- Ansia da audit: temere che gli audit portino alla luce le lacune del tuo programma di conformità, esponendo la tua azienda al rischio
- Risorse limitate: sentirsi a corto di risorse, non sapere dove trovare competenze legali affidabili o come giustificare gli investimenti in strumenti di conformità.
Gli ostacoli alla conformità delle Risorse Umane
Dalle violazioni dei dati ai rischi di discriminazione, le questioni legate alla conformità creano gravi problemi per la tua azienda e il tuo personale.
Protezione dei dati sensibili in un panorama complesso
Dai numeri di previdenza sociale alle informazioni sui conti bancari, le Risorse Umane contengono una grande quantità di dati. Una singola violazione può danneggiare la fiducia dei dipendenti, innescare azioni legali e danneggiare la reputazione della tua azienda.
- Conformità globale: la gestione di GDPR, CCPA, ecc., oltre alle norme specifiche del settore, rende la creazione di criteri e processi conformi a livello globale un incubo logistico
- Rischi legati ai fornitori: la mancanza di risorse necessarie per verificare accuratamente i fornitori di buste paga, le piattaforme di benefit e altri fornitori terzi
- Sicurezza del lavoro da remoto: l’accesso remoto ai sistemi richiede un’adeguata formazione iniziale e una formazione sulla sicurezza informatica per garantire una protezione completa
- Sistemi obsoleti: sistemi in silos obsoleti, processi manuali e fogli di calcolo complicati rendono difficile tenere traccia dei dati archiviati, facendo perdere tempo e aumentando i rischi per la sicurezza
Semplificazione delle segnalazioni di condotte illecite e delle indagini
Hai bisogno di un modo affidabile per ricevere, tracciare e rispondere alle preoccupazioni, comprese le segnalazioni riservate e anonime. Ciò protegge sia il tuo personale che la reputazione della tua azienda.
- Canali di segnalazione inefficienti: sistemi confusi scoraggiano il personale a farsi avanti, aumentando il rischio di un’escalation di problemi
- Paura delle ritorsioni: senza metodi sicuri e riservati per segnalare i problemi, la cattiva condotta può peggiorare, mettendo a rischio i dipendenti e l’azienda
- Ostruzioni alle indagini: i processi ad hoc rallentano i tempi di risposta e rendono difficile tracciare le tendenze o segnalare i problemi principali
- Punti ciechi: la mancanza di visibilità rende difficile generare report per la dirigenza, individuare modelli o dimostrare l’efficacia delle iniziative di conformità
Gestire le normative in rapida evoluzione e comunicarle ai dipendenti
Dalle leggi sugli stipendi e sulle ore di lavoro ai processi di sicurezza informatica per il lavoro da remoto, il diritto del lavoro è un obiettivo in evoluzione. Hai bisogno di un modo per tenere tutto sotto controllo.
- Aggiornamenti frequenti: mantenersi al passo con il flusso costante di nuove leggi, aggiornamenti e interpretazioni è una sfida, soprattutto senza un esperto legale
- Pregiudizi inconsci: servono strumenti e formazione per riconoscere e ridurre i pregiudizi inconsci nelle assunzioni, nelle promozioni, nelle indagini e nelle azioni disciplinari
- Confusione regionale: la conformità è ancora più difficile se si opera in più aree geografiche con normative e leggi sul lavoro proprie
- Comunicare il cambiamento: garantire che responsabili e dipendenti comprendano e implementino gli aggiornamenti di criteri e procedure è una sfida costante
Dimostrare il ROI del proprio programma di conformità
Investire nella conformità è essenziale, ma giustificare il costo e mostrare il ROI può essere difficile.
- Quantificare la riduzione del rischio: quantificare in dollari le azioni legali evitate o le violazioni prevenute è difficile e richiede una larghezza di banda preziosa
- Monitoraggio dell’efficienza: è difficile dimostrare il valore delle misure di conformità e giustificare il tempo dedicato alle misure preventive
- Pianificazione proattiva: le informazioni basate sui dati aiutano le Risorse Umane a sostenere investimenti futuri o programmi di formazione preventiva
- Scarsa capacità di previsione: senza dati chiari sugli incidenti e sulle tendenze del passato, è difficile identificare le aree di rischio future e giustificare una spesa proattiva per la conformità
Promuovere un luogo di lavoro sicuro e inclusivo
Le Risorse Umane sono in prima linea nel promuovere una cultura in cui tutti si sentano rispettati. Strumenti obsoleti, una funzione HR priva di priorità e processi incoerenti o non documentati minano queste misure.
- Consapevolezza mista: manuali obsoleti e risorse sparse possono lasciare i dipendenti incerti sulle regole e sulle aspettative dell’azienda
- Risorse limitate: fai fatica a rispondere a tutte le e-mail, le domande e i messaggi che le persone ti rivolgono in merito alla formazione, ai criteri e ai processi aziendali
- Indagini incoerenti: se le indagini non sono eque e approfondite, si erode la fiducia e possono comportare ulteriori problemi
- Creazione manuale di campagne: il lancio di campagne di sensibilizzazione o la diffusione di materiale formativo senza automazione o tracciamento è inefficiente e soggetto a errori
La lista di controllo sulla conformità delle risorse umane: cosa occorre fornire
Non è sufficiente reagire alle richieste, ai problemi e alle richieste in arrivo. I responsabili proattivi delle Risorse Umane adottano queste misure principali per rimanere all’avanguardia:
- Dati centralizzati e protetti: una piattaforma che offra una solida crittografia, controlli di accesso e che sia in linea con le principali normative sulla privacy, come il GDPR e il CCPA.
- Semplificazione della segnalazione degli incidenti: canali accessibili, comprese opzioni di anonimato e indagini eque e approfondite.
- Aggiornamenti sulle normative: conoscenza delle modifiche legislative rilevanti in materia di retribuzione e orari di lavoro, politiche di lavoro da remoto e tutela contro la discriminazione.
- Formazione e sensibilizzazione chiare: criteri facilmente accessibili, formazione inclusiva e flessibile e monitoraggio del completamento per recuperare le scadenze non rispettate.
- Successo misurato: monitoraggio delle metriche principali per mostrare l’impatto delle tue iniziative in materia di conformità e costruire un caso basato sui dati per le risorse e le nuove attività.