NAVEX One Disclosure Management ti aiuta a ricevere e monitorare i potenziali conflitti di interesse (COI) segnalati dai tuoi dipendenti, inclusi omaggi, viaggi e intrattenimenti. Segui procedure standardizzate, monitora le modifiche nel tempo e crea report COI mirati, il tutto in un unico sistema.
Offri ai dipendenti un metodo chiaro per segnalare potenziali conflitti di interesse e garantire ai responsabili della verifica una procedura uniforme per valutare, monitorare e gestire tali segnalazioni nel tempo.
Utilizza questionari personalizzabili per raccogliere le informazioni di cui il tuo team ha bisogno
Invia ogni elemento al revisore competente e allega i documenti giustificativi relativi alla revisione
Offri ai dipendenti un modo semplice per aggiornare i dati quando cambiano le circostanze
Domande chiare ottengono risposte più chiare. NAVEX One Disclosure Management ti aiuta a personalizzare i questionari sui
conflitti di interesse in base ai tuoi criteri, ai gruppi di dipendenti e alle esigenze di verifica. Da lì, potrai indirizzare ogni segnalazione alla persona o al team competente per la valutazione, seguendo ogni volta una procedura standardizzata.
Stabilisci un approccio etico, fornendo ai dipendenti occasioni precise per inviare, confermare o aggiornare le segnalazioni fornite. Il software per la gestione delle disclosure sui conflitti di interesse disponibile sulla piattaforma NAVEX One GRC ti aiuta a collegare le segnalazioni alle procedure di onboarding, alla formazione annuale e alle attività più ampie del tuo programma di gestione dei rischi e della conformità.
La procedura di disclosure dovrebbe richiedere i dettagli di cui i tuoi revisori hanno bisogno. NAVEX One Disclosure Management ti aiuta a configurare i questionari in base al tipo di segnalazione, alle esigenze dei criteri e al gruppo di dipendenti, in modo che ogni modulo rifletta il rischio oggetto di revisione.
Le campagne annuali stabiliscono una linea di riferimento, ma la situazione può cambiare quando un dipendente svolge un’attività esterna, riceve un omaggio, cambia ruolo o instaura un nuovo rapporto di lavoro. NAVEX One Disclosure Management consente ai dipendenti di aggiornare il proprio stato di segnalazione quando le circostanze cambiano, senza dover attendere la campagna successiva.
I dati relativi alle disclosure sono più utili quando il tuo team è in grado di individuare le tendenze, non solo le singole segnalazioni. I report di NAVEX One Disclosure Management ti aiutano a capire dove si concentrano le attività di disclosure e quali aspetti del tuo programma potrebbero richiedere maggiore attenzione.
La gestione manuale delle disclosure rende più difficile raccogliere dati coerenti, collegare i vari elementi e comprendere cosa necessita ancora di attenzione. NAVEX One Disclosure Management offre ai team un processo più strutturato per la gestione delle attività di disclosure.
Le diverse informazioni divulgate possono richiedere flussi di lavoro di revisione differenti. NAVEX One Disclosure Management aiuta i team a configurare i flussi di lavoro, assegnare i revisori e mantenere il follow-up collegato al singolo fascicolo di segnalazione.
Integra la conformità nel tessuto della vita quotidiana del tuo team. Con i servizi professionali NAVEX, la conformità diventa più di un semplice requisito: è una parte naturale e stimolante della cultura del tuo posto di lavoro.
Stai intraprendendo il tuo percorso per la conformità dei dipendenti? Siamo sempre al tuo fianco. Insieme, analizzeremo le tue esigenze specifiche e tracceremo un percorso adatto al tuo team, che non finisce con la configurazione del software. Ci impegniamo a garantire che la navigazione in NAVEX One sia comoda e sicura.
Al centro di ogni storia di successo c’è un team di supporto, ed è proprio questo che si ottiene con NAVEX. Che si tratti di una richiesta rapida o di un supporto approfondito, siamo sempre pronti ad aiutarti.
Che si tratti di integrare più sistemi o di avviare un progetto di miglioramento dei processi a livello aziendale, siamo qui per aiutarti. Insieme, mapperemo queste complessità, porremo le domande giuste, riuniremo i principali stakeholder e ci prepareremo ad affrontare le sfide in anticipo. Qualunque sia il tuo punto di partenza, possiamo aiutarti a ottenere il massimo dal tuo investimento.
I dipendenti devono presentare una dichiarazione sui conflitti di interesse qualora abbiano un potenziale conflitto o un’attività soggetta a obbligo di segnalazione da dichiarare.
Esempi comuni includono impieghi esterni, relazioni familiari o personali, omaggi, intrattenimenti, viaggi, incarichi in consigli di amministrazione o rapporti con fornitori. Per alcuni dipendenti potrebbero essere necessarie domande più mirate, in base al loro ruolo o al loro livello di esposizione al rischio, soprattutto se hanno un ruolo nella selezione dei fornitori, nelle decisioni relative alle assunzioni, nelle approvazioni o nell’accesso a informazioni aziendali sensibili.
I dipendenti devono aggiornare la dichiarazione sui conflitti di interesse ogni volta che si verifica un cambiamento rilevante. Potrebbe inoltre essere loro richiesto di confermare l’esattezza delle informazioni fornite durante le procedure di onboarding, le campagne annuali di dichiarazione o gli attestati periodici.
NAVEX One Disclosure Management supporta le campagne annuali, le risposte modificate e gli aggiornamenti nel corso dell’anno, consentendo ai team di mantenere aggiornati i registri delle segnalazioni durante tutto l’anno.
Considera omaggi, pasti, viaggi e intrattenimenti come occasioni di segnalazione qualora possano influenzare, o sembrino influenzare, una decisione aziendale. Disponi di criteri chiari e accessibili su ciò che è consentito, ciò che necessita di approvazione e ciò che deve essere registrato e in quale sistema. Offri ai tuoi dipendenti formazione ed esempi pratici, soprattutto per situazioni con fornitori o clienti, in modo che possano riconoscere ciò che necessita di approvazione o segnalazione prima di accettarlo o offrirlo. Assicurati che dispongano anche di un metodo semplice per consultare i criteri o chiedere chiarimenti quando hanno dei dubbi. Per ulteriori informazioni al riguardo, consulta la nostra Guida pratica sui conflitti di interesse e sugli omaggi aziendali.
Riduci il carico di lavoro amministrativo semplificando l’invio, la revisione e il monitoraggio delle segnalazioni in un unico posto. Questo riduce il lavoro che solitamente richiede molto tempo: sollecitare risposte in ritardo, abbinare i file ai registri, controllare i fogli di calcolo e ricostruire le informazioni per i rapporti o gli audit.
I dipendenti devono sapere dove inviare o aggiornare le informazioni. I revisori devono essere in grado di vedere cosa richiede un intervento senza dover cercare nelle e-mail, nei fogli di calcolo o nelle cartelle condivise. I promemoria automatici possono supportare le campagne annuali, mentre domande, documenti e note di revisione rimangono associati alla dichiarazione. Il software per la gestione delle disclosure sui conflitti di interesse può aiutarti a gestire tutti questi elementi.
Sì, il software NAVEX One Disclosure Management supporta le dichiarazioni presentate tramite un rappresentante. Un amministratore autorizzato può selezionare l’opzione “Completa tramite rappresentante” durante la compilazione di un questionario, selezionando il destinatario e inserendo le informazioni pertinenti, oltre a confermare di aver completato il modulo per conto del destinatario. Ciò semplifica notevolmente l’adozione di un processo di gestione delle disclosure coerente, anche quando alcuni individui sono in grado di compilare autonomamente l’apposito modulo.
La tecnologia può organizzare meglio i dati delle disclosure in modo che il tuo team possa confrontare l’attività tra le diverse presentazioni, i reparti, le sedi e le campagne.
Ad esempio, potresti notare omaggi ricorrenti da parte dello stesso fornitore, un aumento delle segnalazioni di impieghi esterni o un gruppo di conflitti simili all’interno di un unico team. I report e le dashboard possono aiutarti a individuare tali modelli in anticipo e a stabilire in quali ambiti sia necessario migliorare le linee guida, la formazione o le attività di verifica.
I conflitti di interesse implicano le stesse decisioni che le misure anticorruzione e i controlli sui terzi mirano a proteggere: chi ottiene gli incarichi, chi approva le spese, come vengono selezionati i fornitori e come vengono gestiti i rapporti commerciali.
Un legame familiare con un fornitore, un interesse finanziario in un partner o omaggi da parte di qualcuno che cerca di ottenere incarichi di lavoro possono tutti influenzare tali decisioni. Si applicano i requisiti normativi poiché la tua organizzazione è tenuta a disporre di controlli volti a ridurre il rischio di influenze indebite, corruzione o comportamenti scorretti da parte di terzi.
Scopri di più sulle disclosure sui conflitti di interesse, sulle linee guida per i dipendenti e sui rischi di non conformità che possono emergere nel corso dell’anno.
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Un corso di formazione interamente video, pensato per soddisfare le esigenze degli studenti di oggi. Attraverso scenari realistici e domande interattive, il corso di formazione aiuta i tuoi dipendenti a riflettere sulle sfide etiche che potrebbero affrontare sul lavoro.
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Il corso sui Conflitti di interesse di NAVEX ti aiuta a comportarti in modo etico sul posto di lavoro, identificando e gestendo i potenziali conflitti. Impara le strategie per riconoscere, evitare e reagire a queste situazioni, proteggendo sia te stesso che la tua organizzazione.
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Schede tecniche
Le aziende di oggi sono alla ricerca di nuovi modi per individuare, attribuire priorità, mitigare e comunicare il rischio derivante dalla divulgazione delle informazioni.
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Dalla disclosure iniziale alla revisione fino alla segnalazione, NAVEX One Disclosure Management ti aiuta a gestire i potenziali conflitti con flussi di lavoro più chiari, maggiore visibilità e minore sforzo amministrativo.