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Nell’ultimo secolo, sono numerosi i cambiamenti che hanno interessato il luogo di lavoro ma ancora di più negli ultimi anni. Scandali di alto profilo, come quelli di molestie sessuali a Hollywood che hanno dato inizio al movimento #MeToo, hanno consentito ai media tradizionali e ai social network di far luce su problematiche come abusi di potere, sfruttamento, corruzione ed etica aziendale.

In tale contesto, non stupisce l’opinione che effettuare una segnalazione di whistleblowing sia divenuta una prassi comune ai luoghi di lavoro di tutto il mondo.

Tuttavia, anche per le organizzazioni dotate di una solida procedura di whistleblowing, la fiducia dei dipendenti e la relativa inclinazione a farsi avanti non sono ancora ai livelli desiderati.

Una maggiore sensibilizzazione ha generato più segnalazioni?

Indubbiamente, il dibattito mondiale in merito all’etica sul luogo di lavoro ha incoraggiato molte più aziende a revisionare e a migliorare le proprie procedure di gestione degli incidenti.

 

Tuttavia, sebbene la sensibilizzazione delle policy di whistleblowing e delle relative procedure di comunicazione non sia mai stata probabilmente così accentuata, la volontà dei dipendenti di servirsi di tali procedure rimane relativamente bassa.

 

Il sondaggio in merito all’etica sul lavoro condotto da The Institute of Business Ethics (IBE) a febbraio del 2018 includeva le risposte di oltre 6.000 dipendenti di tutta Europa. Da tale sondaggio è emerso che:

  • Il 30% dei dipendenti era al corrente di condotte illecite sul luogo di lavoro, ma solamente il 54% di questi ha effettuato una segnalazione
  • Il 28% delle persone testimoni di una condotta illecita, che non hanno segnalato, ha dichiarato di aver mantenuto il silenzio perché pensava che non sarebbe stato preso nessun provvedimento

La responsabilità è della cultura aziendale e dirigenziale?

Se le organizzazioni desiderano assicurarsi che i dipendenti effettuino una segnalazione qualora riscontrino una condotta illecita al lavoro, il team dirigenziale deve saper dimostrare la propria volontà ad ascoltare tali dipendenti.

È altrettanto importante creare un ambiente in cui i dipendenti comprendano gli standard etici che l’azienda desidera far rispettare. In caso contrario, un dipendente può considerare non etico ciò che un altro potrebbe semplicemente interpretare come un’azione normale nel contesto di quell’ufficio.”.

 Squilibrio tra rischio e riconoscimento

Alcuni programmi di etica sono (erroneamente) progettati nella convinzione che tutti i dipendenti si sentano spontaneamente tenuti a effettuare una segnalazione di whistleblowing, qualora riscontrino comportamenti illegali o non etici. In fin dei conti, è compito del dipendente “fare ciò che è giusto”, no?

 

Tale ottica non prende tuttavia in considerazione il punto di vista del dipendente, e perché è difficile essere un whistleblower; tale dipendente si chiederà:

  • Perché devo segnalarlo?
  • he vantaggio ne traggo?
  • Alla direzione interesserà o sarà pronta anche solo ad ascoltarmi?
  • Cosa penseranno di me i miei colleghi?
  • E se dovessi subire delle ritorsioni?
  • La mia carriera professionale ne risentirà?
  • Sarà possibile proteggere la mia identità?
  • Chi, e come, esaminerà la mia segnalazione?

Le organizzazioni devono impegnarsi a fondo per garantire che i dipendenti si sentano spronati e in grado di comunicare eventuali problemi riscontrati ma, soprattutto, che la procedura di whistleblowing sia per loro sicura. Questo obiettivo può essere raggiunto in diversi modi: ad esempio, un programma di formazione su etica e conformità può trasmettere ai dipendenti le informazioni necessarie a rispondere alle domande precedentemente elencate. Tuttavia, è altrettanto importante garantire che il whistleblowing diventi parte integrante della modalità lavorativa dell’azienda.

Persiste la scarsa comunicazione

I dipendenti in prima linea sono inevitabilmente più al corrente delle attività quotidiane svolte da un’azienda rispetto al team dirigenziale.

Ciò nonostante, la gerarchia di stampo tradizionale non incoraggia sempre la libera circolazione delle informazioni. Questo avviene per aspetti positivi come innovazioni o nuove idee.

E per gli aspetti negativi?

Cosa succede se un dipendente nota un comportamento al lavoro che potrebbe seriamente recare danno a persone, reputazione o profitti? Con quale probabilità tale dipendente effettuerà una segnalazione?

Come si può superare questo problema?

Creare una cultura aziendale sana e aperta può richiedere tempo, ma è un obiettivo assolutamente raggiungibile.

Avendo assistito centinaia di organizzazioni nel progettare e implementare efficaci programmi di whistleblowing, NAVEX ritiene che vi siano otto principi guida che contribuiranno a mettere sulla giusta strada la tua azienda:

 

  1. Inizia da subito. Includi percorsi di formazione sulla condotta etica da tenere in azienda nel programma di orientamento iniziale dei dipendenti. Non includere solo la policy aziendale e i dettagli su come comunicare un problema, ma anche chiari esempi di ciò che è accettabile o meno sul luogo di lavoro. Evita di presumere che tutti siano al corrente di ciò che è giusto e sbagliato.

  2. Fornisci sempre feedback pertinente e tempestivo a chi effettua una segnalazione su un presunto illecito. Con la Direttiva UE sul whistleblowing, la fornitura di feedback al whistleblower è divenuto un requisito legale. Se effettuato correttamente, il feedback coinvolgerà appieno i dipendenti nella procedura di whistleblowing, ne riconoscerà la giusta azione compiuta e creerà sostenitori del programma di segnalazione.

  3. Assicurati che chiunque effettui una segnalazione di whistleblowing viva un’esperienza positiva. Di recente, il team dirigenziale ha utilizzato il sistema di whistleblowing dell’azienda? In tal caso, quanto è stata positiva l’esperienza? La CONSOB, autorità italiana per la vigilanza dei mercati finanziari, dispone ad esempio di una procedura specifica per le segnalazioni di whistleblowing in grado di assistere e tutelare l’informatore dall’inizio alla fine.

  4. Chiarisci la procedura di indagine. Fornisci al team addetto alle indagini una piattaforma per farsi conoscere, comunicare il lavoro svolto e la relativa modalità. Presenta alcuni casi di alto profilo durante le occasioni di incontro all’interno della tua organizzazione. 

  5. Condividi dati su numeri di casi e relativi esiti (ove possibile) e la percentuale di casi rivelatasi infondata. Assicurati che le informazioni principali del programma di whistleblowing e di eventuale documentazione a supporto siano tradotte e rese disponibili nelle lingue più comuni utilizzate in azienda. 

  6. Incentiva i dipendenti a comportarsi in modo etico mostrando riconoscimento per chi “fa la cosa giusta” o includendo metriche associate all’etica nei bonus, nelle valutazioni annuali e nelle revisioni del rendimento. 

  7. Identifica modalità per ridurre i rischi percepiti nell’effettuazione di una segnalazione. Tali rischi sono particolarmente elevati se il sistema di whistleblowing è visto come uno strumento “da utilizzare solo in caso di emergenza” (e di conseguenza, non come un canale di “regolare operatività aziendale”). Per contrastare tale rischio, discutine nel corso delle riunioni aziendali e con il team, chiarendo che il sistema non è stato implementato solamente per i problemi più gravi. Per ridurre i rischi percepiti, sarà inoltre essenziale il rispetto della riservatezza e delle richieste di anonimato.

  8. Un sistema di whistleblowing non deve essere isolato. Deve rientrare in un programma completo sull’etica, che includa standard redatti di condotta aziendale, disponibilità di consulenza su come comportarsi in modo etico e fornitura di formazione sulla condotta etica. Dal sondaggio in merito all’etica sul lavoro di IBE, è emerso che, in organizzazioni con un programma completo sull’etica aziendale, il 73% dei dipendenti segnalava le condotte illecite – rispetto ad appena il 42% nelle organizzazioni sprovviste di un tale programma. Oltre alla procedura di rischio e conformità, crea una cultura in cui i dipendenti siano incoraggiati a proporre idee e suggerimenti volti al miglioramento dell’azienda. Discuti di tali idee apertamente in forum che includano anche il team dirigenziale, implementa le idee migliori e riconosci pubblicamente i dipendenti che le hanno proposte. Lavorando in un ambiente dove sono incoraggiati a fornire feedback, i dipendenti matureranno una maggiore fiducia nei confronti del team dirigenziale che riterranno pronto ad ascoltare e a prendere provvedimenti laddove siano segnalate gravi problematiche riscontrate sul luogo di lavoro. 

     

A matter of trust Una questione di fiducia

Alla fine, è tutta una questione di fiducia. Il livello di fiducia che un dipendente nutre nel fatto che l’azienda possa prendere provvedimenti in merito a quanto segnalato, e in una modalità che non comprometta la sua sicurezza, è di fondamentale importanza.

Le organizzazioni devono generare quanta più fiducia possibile. Devono trattare bene il proprio personale, ascoltandolo e offrendo un chiaro orientamento sui comportamenti desiderati.

Così facendo, i dipendenti saranno più propensi a proteggere l’organizzazione sentendosi motivati a “fare la cosa giusta”. 

Navex vanta numerosi anni di esperienza in cui mette al servizio la propria competenza per consentirti di disporre di una solida ed efficace procedura di rischio e conformità all’interno dell’organizzazione. Ciò include sistemi di whistleblowing e procedure di segnalazione, gestione degli incidenticodice di condotta e molto altro.

Contattaci subito per saperne di più.