Fiche technique

Gérez les conflits d’intérêts avec plus de visibilité et de maîtrise

Avec NAVEX One, automatisez les déclarations, simplifiez leur dépôt et leur examen, et exploitez les données pour mieux cerner les risques.

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Automatiser
Déclarer
Recueillir
Examiner
Analyser
Simplifiez la gestion de vos déclarations
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Simplifier la gestion des déclarations

Une situation qui nécessite une déclaration peut se présenter à tout moment : activité professionnelle extérieure, relation d’affaires, cadeau, investissement ou mandat au sein d’un conseil d’administration. Lorsque les informations sont dispersées et que leur transmission et leur examen reposent sur des processus manuels, il devient difficile de repérer les risques et d’y répondre de manière cohérente.

Avec NAVEX One Disclosure Management, centralisez le recueil, l’examen et la gestion des déclarations de vos collaborateurs.

Automatiser les processus de déclaration

La gestion des déclarations de salariés provenant de différents sites et unités opérationnelles représente une charge administrative importante. Disclosure Management vous aide à harmoniser vos processus et à automatiser les tâches répétitives.

Lancez des campagnes plus rapidement avec des modèles configurables.
Orientez automatiquement les déclarations selon plusieurs critères avec la logique « ET/OU ».
Personnalisez les statuts et les types de conflits selon vos politiques et vos besoins.
Facilitez le dépôt des déclarations en les attribuant automatiquement aux responsables concernés et en permettant aux administrateurs autorisés de les saisir au nom des employés.

Faciliter les déclarations des employés

Les conflits potentiels ne surviennent pas uniquement lors des campagnes annuelles. Permettez à vos collaborateurs de déposer et de mettre à jour facilement leurs déclarations tout au long de l’année, notamment pour les :

Cadeaux et invitations
Activités professionnelles extérieures
Relations d’affaires ou familiales
Investissements et intérêts financiers
Mandats au sein de conseils d’administration
Autres conflits définis par l’organisation

Les employés peuvent modifier leurs déclarations lorsque leur situation évolue. Lorsqu’ils reprennent un questionnaire en cours, ils accèdent directement à la première page incomplète, sans avoir à parcourir les sections déjà renseignées.

Recueillir les informations nécessaires

Votre processus de déclaration doit recueillir assez d’informations pour évaluer les risques, sans imposer de démarches inutiles aux salariés.

Adaptez les questions et les catégories à vos politiques et à vos risques.
Ajoutez des questions conditionnelles pour obtenir plus de précisions si nécessaire.
Proposez les questionnaires et les tâches dans les langues prises en charge, avec une traduction automatique pour les programmes multilingues.
Associez les déclarations aux politiques et aux ressources internes pertinentes.

Examiner chaque déclaration dans son contexte

L’historique parfois volumineux des déclarations et les dossiers associés peuvent ralentir leur examen et nuire à la cohérence des décisions. Disclosure Management permet de saisir rapidement le contexte de chaque dossier.

Synthèse des déclarations assistée par l’IA

Générez une synthèse concise de l’historique du dossier : changements de statut, actions, dates et notes. Les personnes autorisées peuvent ainsi retracer son évolution sans avoir à reconstituer manuellement chaque étape.

Déclarations associées

Reliez les déclarations présentant un contexte commun ou un précédent pertinent afin de consulter facilement les dossiers associés. Les liens bidirectionnels et la piste d’audit permettent de suivre clairement ces rapprochements.

L’IA facilite l’analyse des informations disponibles, tandis que les décisions restent entre les mains de vos équipes.

Transformer les données en informations exploitables

Les données issues des déclarations vous aident à repérer les tendances, à préparer les audits et à mieux piloter votre programme.

Conservez des données prêtes à être auditées : suivez les actions liées aux déclarations et les modifications apportées aux réponses.
Suivez les tendances du programme : utilisez des tableaux de bord pour analyser les déclarations individuelles et les campagnes dans leur ensemble.
Exportez les données des questionnaires : exportez des données structurées depuis GRC Insights aux formats CSV ou Excel pour approfondir vos analyses et faciliter les audits et la production de rapports.

Gagnez en efficacité dans la gestion des déclarations

NAVEX One Disclosure Management centralise le recueil, l’examen, l’attribution et le suivi des déclarations. Grâce à l’automatisation et à une meilleure visibilité, vos équipes gagnent du temps pour se concentrer sur les risques potentiels.