NAVEX One Disclosure Management centralise la gestion des déclarations de conflits d’intérêts potentiels, y compris celles liées aux cadeaux, aux déplacements et aux invitations. Harmonisez vos processus d’examen, suivez les évolutions dans le temps et produisez des rapports ciblés au sein d’une seule et même plateforme.
Facilitez la déclaration des conflits d’intérêts potentiels tout en garantissant aux évaluateurs un processus cohérent de suivi et de gestion des dossiers.
Configurez vos questionnaires de déclaration selon les besoins de votre équipe
Acheminez les déclarations et documents associés vers le bon évaluateur
Facilitez la mise à jour des informations déclarées
Des questions claires favorisent des réponses de meilleure qualité. NAVEX One Disclosure Management vous aide à personnaliser vos questionnaires de déclaration en fonction de vos politiques et de vos besoins. Chaque dossier est ensuite dirigé vers le bon évaluateur selon un processus cohérent et structuré.
Favorisez une culture d’intégrité en donnant aux collaborateurs des occasions claires de soumettre, confirmer ou mettre à jour leurs déclarations. NAVEX One relie ces démarches aux processus d’intégration, aux formations annuelles et à votre programme global de gestion des risques et de conformité.
Pour évaluer efficacement les risques, encore faut-il disposer des bonnes informations. NAVEX One Disclosure Management vous aide à adapter vos questionnaires au contexte, aux risques et aux exigences de vos politiques internes.
Qu’un collaborateur prenne une activité externe, reçoive un cadeau, change de fonction ou développe une nouvelle relation d’affaires, NAVEX One Disclosure Management lui permet de mettre à jour sa déclaration au moment opportun, sans attendre la campagne suivante.
Les données de déclaration prennent toute leur valeur lorsqu’elles permettent d’identifier des tendances et pas seulement d’examiner des dossiers individuels. Les fonctionnalités de reporting de NAVEX One Disclosure Management vous aident à comprendre où se concentrent les déclarations et à repérer les domaines qui nécessitent une attention particulière.
Lorsque les déclarations sont gérées manuellement, il devient plus difficile d’obtenir des informations fiables et de prioriser les actions. NAVEX One Disclosure Management centralise et structure l’ensemble du processus pour améliorer le suivi et la visibilité.
Tous les types de déclarations ne nécessitent pas le même processus d’évaluation. NAVEX One Disclosure Management vous permet de configurer des workflows adaptés, d’attribuer les dossiers aux bons évaluateurs et de centraliser l’ensemble des échanges et actions de suivi au sein de chaque déclaration.
Intégrez la conformité au quotidien de votre équipe. Avec les services professionnels NAVEX, la conformité devient plus qu’une exigence, c’est une partie naturelle et responsabilisante de votre culture d’entreprise.
Vous vous lancez dans votre parcours de conformité des employés ? Nous sommes à vos côtés. Ensemble, nous nous pencherons sur vos besoins spécifiques et élaborerons un parcours adapté à votre équipe, et cela ne s’arrête pas à la configuration du logiciel. Nous nous engageons à vous assurer que vous êtes à l’aise et en confiance avec NAVEX One.
Une équipe solidaire est au cœur de chaque success story, et c’est exactement ce que vous obtenez avec NAVEX. Qu’il s’agisse d’une demande rapide ou d’une assistance approfondie, nous sommes là pour vous.
Que vous ayez besoin d’intégrer plusieurs systèmes ou de lancer un projet d’amélioration des processus au sein de toute votre organisation, nous sommes là pour vous aider. Ensemble, nous cartographierons ces complexités, poserons les bonnes questions, rassemblerons les principales parties prenantes et nous nous préparerons aux défis à l’avance. Quel que soit votre point de départ, nous pouvons vous aider à tirer le meilleur parti de votre investissement.
Les collaborateurs doivent remplir une déclaration de conflit d’intérêts lorsqu’une situation est susceptible d’influencer leur objectivité ou lorsqu’une activité soumise à déclaration doit être signalée.
Parmi les situations les plus fréquentes figurent les activités professionnelles exercées en dehors de l’entreprise, les relations familiales ou personnelles, les cadeaux et invitations reçus, les déplacements pris en charge par des tiers, les mandats exercés au sein d’autres organisations ou encore les relations avec des fournisseurs.
Selon leurs fonctions et leur niveau d’exposition au risque, certains collaborateurs peuvent être amenés à fournir des informations complémentaires, notamment lorsqu’ils interviennent dans la sélection de fournisseurs, les décisions de recrutement, les processus d’approbation ou qu’ils ont accès à des informations sensibles pour l’entreprise.
Les collaborateurs doivent mettre à jour leur déclaration de conflit d’intérêts dès qu’un changement de situation est susceptible d’avoir une incidence sur les informations déclarées. Ils peuvent également être invités à confirmer l’exactitude de leurs déclarations lors de leur intégration, dans le cadre des campagnes annuelles de déclaration ou à l’occasion d’attestations périodiques.
NAVEX One Disclosure Management prend en charge les campagnes annuelles, les mises à jour de déclarations et les modifications en cours d’année, afin de garantir des informations toujours à jour.
Les cadeaux, repas, déplacements et invitations doivent faire l’objet d’une déclaration lorsqu’ils sont susceptibles d’influencer, ou de donner l’impression d’influencer, une décision professionnelle. Il est essentiel de définir des politiques claires et accessibles précisant ce qui est autorisé, ce qui nécessite une approbation préalable et ce qui doit être déclaré, ainsi que les modalités de déclaration.
Les collaborateurs doivent également être formés et disposer d’exemples concrets, notamment dans leurs relations avec les fournisseurs et les clients, afin de savoir quelles situations nécessitent une approbation ou une déclaration avant d’accepter ou d’offrir un avantage. Enfin, ils doivent pouvoir consulter facilement les politiques applicables ou solliciter des conseils lorsqu’ils ont un doute.
Pour approfondir le sujet, consultez notre guide sur les conflits d’intérêts et les politiques relatives aux cadeaux d’entreprise.
Pour réduire la charge administrative, simplifiez la soumission, l’évaluation et le suivi des déclarations au sein d’un système unique. Vous limitez ainsi les tâches chronophages, comme les relances, le rapprochement de documents, la mise à jour de tableurs ou la préparation des informations nécessaires aux audits et aux reportings.
Les collaborateurs doivent savoir où déclarer ou mettre à jour leurs données. Les évaluateurs doivent quant à eux pouvoir identifier rapidement les dossiers nécessitant une action, sans avoir à consulter des e-mails, des tableurs ou des dossiers partagés.
Les rappels automatisés facilitent le suivi des campagnes annuelles, tandis que les échanges, documents et notes d’évaluation restent associés à chaque déclaration. Une solution de gestion des déclarations de conflits d’intérêts permet de centraliser et d’automatiser l’ensemble de ces processus.
Oui. NAVEX One Disclosure Management permet aux utilisateurs autorisés d’effectuer une déclaration pour le compte d’un collaborateur. Lorsqu’il remplit un questionnaire, l’administrateur peut sélectionner l’option de déclaration par délégation, désigner la personne concernée, renseigner les informations requises et confirmer que la déclaration a été soumise en son nom.
Cette fonctionnalité contribue au maintien d’un processus de gestion des déclarations cohérent, y compris lorsqu’un collaborateur n’est pas en mesure de remplir lui-même sa déclaration.
La technologie permet de structurer et d’analyser les données de déclaration afin de comparer les tendances entre différents dossiers, équipes, sites ou campagnes de collecte.
Elle peut par exemple mettre en évidence des cadeaux récurrents provenant d’un même fournisseur, une augmentation des déclarations liées à des activités professionnelles externes ou encore la concentration de situations similaires au sein d’une même équipe.
Grâce aux outils de reporting et aux tableaux de bord, ces tendances peuvent être détectées plus rapidement afin d’identifier les domaines nécessitant un renforcement des politiques, des actions de sensibilisation ou des contrôles supplémentaires.
Les conflits d’intérêts peuvent affecter les mêmes décisions que celles visées par les dispositifs de lutte contre la corruption et de gestion des risques liés aux tiers, qu’il s’agisse de l’attribution des contrats, de l’approbation des dépenses, de la sélection des fournisseurs ou de la gestion des relations d’affaires.
Par exemple, un lien familial avec un fournisseur, un intérêt financier dans une entreprise partenaire ou l’acceptation de cadeaux de la part d’un tiers cherchant à obtenir un avantage commercial peuvent influencer, ou sembler influencer, ces décisions. Les exigences réglementaires imposent donc aux organisations de mettre en place des contrôles adaptés afin de prévenir les risques d’influence indue, de corruption, de fraude ou de comportements inappropriés de la part de tiers.
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De la déclaration initiale à l’évaluation et au reporting, NAVEX One Disclosure Management vous aide à gérer les conflits d’intérêts potentiels grâce à des workflows plus clairs, une meilleure visibilité et une charge administrative réduite.