2. Prestation linguistique
Vous vous en doutez, plus le nombre de langues couvertes est important, plus le prix de la solution pourrait être élevé. Cela est dû au coût supplémentaire que pourraient impliquer les traductions, les interprètes à la demande, les opérateurs polyglottes et la mise en place d’options de reporting multilingues.
Lorsqu’une traduction supplémentaire est nécessaire, (par ex. la traduction de rapports transmis dans une autre langue), il peut y avoir des frais en plus. Informez-vous bien sur ces éventuels frais supplémentaires s’ils ne sont pas inclus dans la version standard.
3. Couverture par le fournisseur
L’ajout de fournisseurs à votre service de hotline affectera probablement les facteurs cités précédemment et cela influencera donc sur la tarification. Il pourrait bien sûr être tentant de contrôler les coûts en excluant les tiers de votre service de hotline, mais nous conseillons à nos clients d’étudier très attentivement cette question.
La mise en place d’une hotline d’alerte peut vous aider à améliorer les normes éthiques dans votre entreprise. Mais cela n’aura que peu d’importance si cela ne s’étend pas à votre chaîne d’approvisionnement, en particulier vos produits et services qui sont fournis par des prestataires tiers.
De récentes affaires très médiatisées dans le secteur de la vente au détail ont montré que les problèmes éthiques au sein de la chaîne d’approvisionnement peuvent grandement affecter la réputation d’une marque. En savoir plus sur la gestion de risque tiers.
4. Canaux de reporting : normes et quantité
Il est important de bien peser les canaux de reporting que vous souhaitez mettre à la disposition de vos employés. Des canaux en plus grand nombre peuvent nécessiter un investissement légèrement plus important, mais ils donneront probablement lieu à davantage de rapports (NAVEX Regional Whistleblowing Hotline Benchmark Report, 2020) [Rapport de référence mondial sur les lignes d’alerte régionales NAVEX] – et donc un renseignement sur les risques plus détaillé et exploitable.
Observez les profils de vos employés pour mieux comprendre leurs environnements de travail, leurs localisations, leurs compétences et leurs accès aux communications. Reliez les profils aux types de canaux de reporting les plus adaptés pour simplifier le fait pour vos employés de signaler les actes répréhensibles. Il pourrait être utile de cartographier les scénarios avec différents profils pour tester votre raisonnement.
Le programme de sensibilisation que vous mettrez en place pour soutenir votre hotline est capital. Dans ce cadre, vous devez faire connaitre non seulement son existence, mais également indiquer comment et quand l’utiliser et ce qui se passera une fois qu’un rapport aura été fait.
Les vendeurs devraient être en mesure de fournir des conseils sur la façon de promouvoir votre hotline, et certains peuvent aussi proposer des supports promotionnels ou des modèles pour vous aider à vous lancer.
Ces documents promotionnels peuvent être gratuits ou faire l’objet d’un supplément. Vérifiez que ceci est bien clair lorsque vous recevrez la tarification du fournisseur.
6. Logiciel de gestion des incidents
Avant que votre hotline ne commence à recevoir des rapports, vous devrez réfléchir à la façon dont votre organisation enregistrera et traitera les données générées par votre ligne d’alerte.
Pour les plus grandes organisations ou celles susceptibles de recevoir un volume important de rapport, un système de gestion des incidents global pourrait être la solution et demandera probablement un investissement supplémentaire.
Un logiciel spécialisé simplifiera le signalement, et vous permettra d’affecter des actions de recherche à des collègues et d’enregistrer les résultats.
Plus important encore, il fournira une piste d’audit claire de toutes les activités liées à un rapport et assurera la sécurité de vos données sensibles relatives aux dénonciations.
Les systèmes de gestion des incidents sont souvent négligés au profit d’alternatives génériques et moins coûteuses (comme Microsoft Excel). Il est cependant essentiel de mettre en balance les économies potentielles et les obligations en matière de confidentialité et de sécurité des données, notamment lorsqu’il s’agit d’informations hautement confidentielles concernant votre entreprise et ses employés.
Il est possible que certains vendeurs vous offrent une formation pour vous permettre de profiter au mieux de votre hotline, surtout lorsqu’un logiciel a également été fourni, et vous proposent également l’installation et l’aide nécessaire pour le lancement et les procédures à mettre en place.
Veillez bien à ce que le prestataire précise quelle formation et quelle assistance font partie intégrante de l’offre, et lesquelles (le cas échéant) sont facturées en plus.
Autres coûts à prendre en considération
Vous pourrez peut-être obtenir un meilleur prix auprès d’un prestataire en souscrivant un contrat à long terme et la durée du contrat jouera probablement sur le montant de la remise éventuelle.
N’oubliez pas que vous devez avoir une idée précise de ce dont vous avez besoin lorsque vous démarrez les négociations avec le fournisseur de la hotline. Les conversations mettront probablement à jour de nouveaux besoins et de nouvelles exigences que vous n’aviez pas envisagés, alors soyez disposé à étudier une solution plus large que celle que vous auriez anticipée à l’origine.
Vérifiez cependant que votre fournisseur suggère une solution qui reflète vos besoins particuliers et s’adapte à vos objectifs généraux.
Et ensuite ?
Le coût de mise en place d’une ligne d’alerte peut fonctionner comme un différentiateur clé ente différents prestataires, mais ce n’est que l’un des aspects. Pour en savoir plus sur notre service, veuillez visiter notre page rapport et accueil en ligne.
Pour plus d’informations sur nos prix, rendez-vous sur notre page tarifs.