Comment protéger votre dispositif d’alerte face aux signalements suspects
Les dispositifs de signalement anonymes sont un pilier des programmes d’éthique et de conformité. Ils permettent aux employés d’exprimer leurs préoccupations en toute confiance et aident les organisations à détecter rapidement les situations à risque.
Toutefois, lorsqu’un signalement paraît suspect, les équipes conformité, juridique, informatique et d’enquête doivent concilier réactivité et vigilance. L’enjeu est de traiter chaque alerte avec sérieux tout en protégeant l’entreprise face à d’éventuelles manœuvres frauduleuses.
Récemment, plusieurs de nos clients ont reçu, via leur dispositif interne de signalement, des messages anonymes suspects pouvant correspondre à des tentatives de phising ou à des signalements frauduleux.
Ces signalements reposaient sur le même scénario. Leur objectif semblait être d’obtenir les coordonnées directes du directeur juridique de l’organisation. L’un d’eux demandait par exemple :
« J’ai identifié une violation majeure de données au sein de l’entreprise. Veuillez suivre les étapes suivantes :
- Prévenez le directeur juridique.
- Communiquez-moi son adresse e-mail via EthicsPoint.
- Informez-le qu’il recevra un message d’un journaliste du Monde dont l’objet sera : “Dossier validé”.
Merci. »
Qu’ils arrivent par e-mail ou via une plateforme de signalement, ces messages représentent un risque supplémentaire pour la sécurité des systèmes d’information. Leur caractère frauduleux n’est pas toujours évident à déceler, précisément parce qu’ils imitent un signalement légitime. Les équipes doivent donc redoubler de vigilance tout en continuant à traiter chaque alerte avec le sérieux qu’elle mérite.
Cette difficulté n’a rien d’hypothétique. En 2021, un chercheur a adressé de faux signalements aux dispositifs d’alerte de plusieurs entreprises dans le cadre d’une étude universitaire. Cette expérience a mobilisé d’importantes ressources d’enquête, entraîné des frais de conseil juridique externe pour plusieurs organisations et généré un risque réputationnel.
Ce cas est loin d’être isolé. Avant 2020, un autre projet de recherche s’était déjà appuyé sur l’envoi de faux signalements via des dispositifs d’alerte afin d’observer la réaction des entreprises.
Ces précédents rappellent qu’un signalement suspect ne doit jamais être traité à la légère. Avant toute communication d’informations sensibles, il convient d’en évaluer soigneusement la crédibilité et, si nécessaire, de suivre les procédures d’escalade prévues par l’organisation.
Une question se pose alors : peut-on continuer à échanger avec l’auteur d’un signalement via NAVEX EthicsPoint ou WhistleB lorsqu’un doute subsiste ? Oui, à condition de prendre certaines précautions.
La messagerie intégrée à EthicsPoint et WhistleB offre un cadre sécurisé pour ces échanges. Tant que le signalement n’a pas été évalué, évitez toutefois de communiquer des informations complémentaires ou sensibles.
Si une réponse s’avère nécessaire, privilégiez toujours les échanges au sein de la plateforme plutôt que la messagerie de l’entreprise. Vous limitez ainsi les interactions entre vos systèmes d’information et un éventuel acteur malveillant.
De plus, les pièces jointes déposées dans EthicsPoint et WhistleB sont automatiquement analysées afin de détecter les logiciels malveillants connus, conformément aux protocoles de sécurité de NAVEX.
Concevoir une IA digne de confiance
Même avec une plateforme de signalement sécurisée, la prudence reste de mise. Lorsqu’un signalement paraît suspect, limitez vos échanges aux informations strictement nécessaires. En cas de doute, sollicitez les équipes juridique, informatique et d’audit avant de répondre.
Appliquez les bonnes pratiques suivantes pour répondre en toute sécurité tout en limitant les risques.
- Répondez uniquement via la plateforme de signalement, jamais par la messagerie de l’entreprise.
- Ne communiquez que les informations strictement nécessaires au suivi du dossier.
- Si les signalements suspects se multiplient, désactivez temporairement les fonctionnalités de recherche en ligne.
- Supprimez les signalements dès que leur caractère frauduleux est confirmé.
Répondez toujours via la plateforme de signalement
Les dispositifs de signalement et de gestion des dossiers de NAVEX garantissent un cadre d’échange sécurisé entre les enquêteurs et les auteurs de signalements anonymes. Pour autant, lorsqu’un signalement soulève des doutes, la vigilance reste de mise.
Évitez de copier, coller ou exploiter directement son contenu, en particulier les liens. Les pièces jointes déposées dans le système sont analysées afin de détecter les logiciels malveillants connus. En revanche, un lien ou un contenu copié puis ouvert dans un navigateur ou dans la messagerie de l’entreprise peut exposer vos systèmes à un risque.
L’enjeu n’est pas de se méfier de chaque signalement, mais de préserver un climat de confiance tout en restant vigilant. Des processus robustes, des échanges sécurisés et une évaluation rigoureuse des alertes permettent aux entreprises de protéger à la fois leurs employés et l’intégrité de leur programme d’éthique et de conformité.
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