Quand trop d’informations brouillent les pistes
Les informations recueillies au cours d’une enquête n’ont de valeur que si l’on peut les comprendre, les replacer dans leur contexte et les organiser de manière cohérente. Pour les responsables des risques et de la conformité comme pour les enquêteurs, c’est une difficulté récurrente : comment tirer parti des informations dont ils disposent déjà ?
Un même dossier peut réunir le signalement initial, des pièces jointes, des notes d’entretien, des échanges ultérieurs et d’autres éléments recueillis au fil du temps. L’enquêteur doit les recouper pour établir ce qui s’est passé et étayer ses conclusions.
L’accumulation d’informations ne lui facilite pas forcément la tâche. Il lui faut encore repérer les faits pertinents, déterminer leur lien avec les faits signalés et identifier les points qui restent à clarifier. Cette difficulté se retrouve à l’échelle du programme de conformité. Les équipes détiennent des données précieuses, mais y accéder, les croiser et en tirer des enseignements concrets demande souvent un travail manuel considérable.
C’est ce défi que nous voulons aider nos clients à relever : organiser cette masse d’informations pour la rendre exploitable. Les dernières évolutions de NAVEX y répondent à plusieurs niveaux. Elles aident les enquêteurs à analyser des dossiers complexes, offrent aux responsables conformité des fonctionnalités de création et d’analyse de rapports plus poussées et facilitent le déploiement des formations à l’éthique et à la conformité au sein des organisations internationales.
Enquêtes internes : le défi croissant du traitement de l’information
Prenons le cas d’un signalement portant sur des faits complexes.
Au fil de l’enquête, le dossier s’étoffe. De nouveaux documents arrivent. Les notes s’accumulent, parfois manuscrites. Les échanges complémentaires apportent des précisions ou soulèvent de nouvelles questions. Certains éléments qui semblaient importants au départ passent au second plan à mesure que de nouveaux faits apparaissent.
Avant même de pouvoir déterminer ce que les éléments de preuve permettent d’établir, les enquêteurs consacrent souvent un temps considérable à les rassembler et à les organiser.
L’IA peut leur apporter une aide précieuse dans ce travail. Elle se prête particulièrement bien au traitement de grandes quantités d’informations, notamment pour repérer les faits pertinents, les organiser et établir des liens dans un dossier qui ne cesse de s’enrichir. Sa valeur ajoutée tient à sa capacité à déceler plus vite des récurrences et à aider les enquêteurs à réunir les informations importantes pour en faire la synthèse.
Concrètement, nos nouvelles fonctionnalités d’enquête assistée par l’IA intégrées à la solution NAVEX de gestion des alertes et des incidents permettent d’extraire les faits pertinents du dossier, de classer les risques selon une grille de classification des éléments de preuve préalablement validée et les catégories de problèmes applicables, puis de produire une synthèse cohérente des informations disponibles.
L’enquêteur garde la main. Il peut examiner les résultats, revoir leur classification et déterminer quelles informations sont pertinentes pour l’enquête.
Ce rôle reste essentiel. En réduisant les tâches répétitives d’examen des éléments de preuve, l’IA laisse plus de temps sur les questions qui exigent l’expérience d’un enquêteur. Quels éléments manquent encore ? Quels témoignages se contredisent ? Que faut-il vérifier ou approfondir ? Et que permettent réellement d’établir les éléments disponibles ?
Une IA fiable doit permettre de remonter aux éléments de preuve
Malgré ses atouts, l’IA peut compliquer le travail d’analyse si l’utilisateur ne comprend pas comment elle est parvenue aux résultats qu’elle lui présente.
Une synthèse ou une conclusion générée par l’IA peut sembler utile, mais l’enquêteur doit pouvoir vérifier les faits sur lesquels elle repose. S’il lui faut pour cela parcourir à nouveau l’ensemble du dossier, une grande partie du gain de temps disparaît. Il se retrouve alors à devoir décider s’il peut se fier à un résultat difficile à vérifier.
La traçabilité doit donc être prévue dès la conception des outils d’enquête assistée par l’IA.
Notre approche permet aux enquêteurs de retrouver les sources utilisées pour produire chaque synthèse. Ils peuvent ainsi passer d’une présentation structurée des éléments de preuve aux documents et informations d’origine pour poursuivre leur analyse.
Le contrôle humain reste au cœur du processus. Les enquêteurs vérifient les faits, corrigent les classifications, remettent en question les interprétations et déterminent quelles informations sont pertinentes.
L’IA apporte un appui à l’enquête, tandis que l’enquêteur conserve son pouvoir d’appréciation.
Des enquêtes plus rapides, mais aussi plus cohérentes
Il est bien sûr utile de réduire le temps consacré à l’examen des éléments de preuve, mais la qualité d’une enquête ne se mesure pas à sa rapidité.
Les organisations doivent conserver une trace claire des faits examinés, de leur lien avec les questions soulevées par l’enquête et du raisonnement qui a conduit aux conclusions. Cette traçabilité est d’autant plus importante lorsque les dossiers sont traités par différents enquêteurs, équipes ou entités géographiques.
Une meilleure structuration des informations d’un dossier favorise la cohérence des pratiques, sans imposer un déroulement identique à toutes les enquêtes.
L’IA peut contribuer à cet équilibre. Une grille de classification des éléments de preuve préalablement validée fournit un cadre commun pour organiser les informations. Les enquêteurs restent libres de revoir cette classification et de l’adapter aux particularités de chaque dossier.
L’objectif est de rendre plus cohérente la manière de réunir et d’analyser les éléments de preuve sur lesquels reposent les conclusions.
Une vue d’ensemble des dossiers pour mieux piloter la conformité
Le défi du traitement de l’information ne s’arrête pas à la clôture d’une enquête.
Les responsables conformité doivent aussi comprendre ce que l’ensemble des dossiers révèle du fonctionnement de l’organisation. Ils peuvent avoir besoin de comparer l’activité entre les régions, de suivre l’évolution des tendances ou de présenter à la direction et au conseil d’administration une vue d’ensemble du programme de conformité.
Cette analyse se complique lorsque les équipes doivent d’abord compiler les données manuellement avant de pouvoir les exploiter.
Les nouvelles fonctionnalités de création et d’analyse de rapports de la solution NAVEX One de gestion des alertes et des incidents visent à simplifier ce travail.
Un rapport complet sur les indicateurs clés de performance offre aux administrateurs désignés une vue d’ensemble sur l’activité de gestion des dossiers dans toute l’organisation. Les règles d’accès à chaque dossier restent inchangées. Des statistiques et des rapports enrichis facilitent aussi l’analyse des signalements grâce à des rapports regroupant les données de plusieurs entités, à des analyses statistiques plus poussées et à des filtres par période et par domaine d’activité.
Le principe est le même que pour les enquêtes : consacrer moins de temps au recueil des données pour en consacrer plus à leur analyse.
Les responsables conformité peuvent ainsi aborder plus vite les questions essentielles. Où l’activité évolue-t-elle ? Des tendances communes se dessinent-elles dans plusieurs parties de l’organisation ? Quels aspects du programme méritent une attention particulière ?
Mieux exploiter l’information pour mieux comprendre et agir
Les solutions de conformité permettent de recueillir des volumes considérables d’informations. L’enjeu est désormais d’aider les équipes à mieux les exploiter.
Pour les enquêteurs, cela passe par un allègement du travail administratif lié au recueil des éléments de preuve. Ils peuvent ainsi se concentrer sur leur crédibilité, les informations manquantes et les vérifications à mener.
Pour les responsables conformité, il s’agit de repérer plus facilement les tendances qui se dégagent des signalements et des dossiers, sans devoir compiler et analyser les données manuellement au préalable.
Pour les salariés et les administrateurs chargés du déploiement à l’international, cela signifie mieux comprendre les attentes en matière de conformité et suivre plus facilement les procédures.
Dans tous ces domaines, l’humain reste au cœur du processus. L’objectif est de lui donner des moyens plus efficaces de trouver les informations disponibles, de les organiser et de s’en servir pour agir.
Cette approche est d’autant plus importante que l’IA intervient dans un nombre croissant de processus de conformité. Les usages les plus pertinents préservent le jugement humain, la transparence et la maîtrise des décisions tout en allégeant le travail d’analyse et les tâches administratives nécessaires pour les prendre.
Les équipes conformité peuvent alors consacrer moins de temps à la gestion de l’information et plus de temps à l’analyse des questions auxquelles elle doit permettre de répondre.
Nira : l’IA pour la conformité et les risques
NAVEX One offre une automatisation révolutionnaire de la conformité, optimisée par l'IA, avec des outils d'édition, d'analyse, de diligence raisonnable et bien plus encore.
