Yrityspetosten estäminen on perusedellytys riski- ja vaatimustenmukaisuusohjelmissa. Ison-Britannian Economic Crime and Corporate Transparency Act 2023 (ECCTA) on merkittävä Ison-Britannian yritystoiminnan läpinäkyvyyslaki, jossa määritetään tiukat vastuut yrityksille, jotka eivät onnistu estämään niihin liittyviä henkilöitä suorittamasta petoksia, joiden tarkoituksena on hyödyttää organisaatiota.
ECCTA asettaa todellisia haasteita organisaatioille ja koskee erityisesti kansainvälisen toiminnan hallintaa, kolmansien osapuolten riskejä ja muuttuvaa oikeudellista ympäristöä. Lain odotetaan tulevan voimaan 1.9.2025, ja sen myötä vaaditaan kohtuullisten petoksen estämisprosessien ymmärtämistä ja toteuttamista, jotta yritys voi lieventää vaatimustenvastaisuuteen liittyviä merkittäviä riskekjä.
Organisaatioiden on otettava huomioon esimerkiksi seuraavat ECCTA:n vaatimukset:
Economic Crime and Corporate Transparency Act 2023 -laissa otetaan käyttöön uusi rikosnimike: epäonnistuminen petoksen estämisessä. Laissa edellytetään, että suuret yritykset toteuttavat aktiivisesti petoksenestämisprosesseja vastuun välttämiseksi.
Myös hyvin varustautuneiden organisaatioiden voi olla vaikea täyttää ECCTA:n vaatimukset. Monet sisäiset aukot, kuten pirstaleiset järjestelmät ja näkymättömät riskit, voivat jättää yritykset alttiiksi oikeustoimenpiteille.
Yritykset eivät useinkaan tiedä, missä petoksia todennäköisimmin tapahtuu – näin erityisesti silloin, kun toimintoja tapahtuu monissa paikoissa tai mukana on kolmansia osapuolia. Ilman selkeää kartoitusta petoksenestämistoimenpiteet ovat hajanaisia tai suuntautuvat väärin.
Petoksenestämiskäytännöt ovat usein vanhentuneita, osastokohtaisesti erillisiä tai niitä ei ole lainkaan tietyille tiimeille tai alueille. Nämä epäjohdonmukaisuudet voivat heikentää organisaation kohtuullisiin prosesseihin perustuvaa puolustusta.
Vaikka petoksien estämiseen olisikin olemassa prosesseja, monissa organisaatioissa niiden toimenpiteitä ei dokumentoida riittävästi. Lainsäätäjien silmissä dokumentoinnin puuttuminen tarkoittaa, että asiaa ei ole tapahtunut – tällöin kohtuullisia toimenpiteitä on mahdotonta todistaa toteutetun.
Liian monet yritykset luottavat puhelinpalveluiden ilmoituksiin petosten havaitsemikseksi. Ilmoituksen saapumishetkellä vahinko saattaa kuitenkin olla jo tapahtunut, mikä korostaa ennakoivien toimenpiteiden tarvetta.
ECCTA kattaa toimittajat, urakoitsijat ja edustajat, mutta monilla organisaatioilla ei ole riittävää yleiskuvaa laajan kumppaniverkostonsa vaatimustenmukaisuussitoumuksista.
Kurssit
Tämä petoksen estäminen ja Ison-Britannian ECCTA -koulutuskurssi auttaa työntekijöitä ymmärtämään lakia, havaitsemaan varoitussignaalit ja ryhtymään toimiin petoksen pysäyttämiseksi – näin he voivat …
Lisätietoa tästä kurssista
Vuoden 2010 UK Bribery Act -laki toimii ennakkotapauksena, kun taas ECCTA:ssa määritetään laajempi verkko liiketoiminnalle ja petoksille.
Lue lisää Ison-Britannian tärkeistä lahjonnan vastaisista ja talousrikoksiin liittyvistä laeista – mitä ne tarkoittavat, mitä päällekkäisyyksiä niissä on ja miten voit valmistella organisaatiotasi tiukempaan täytäntöönpanoon.
Puolustettavissa olevan ECCTA-vaatimustenmukaisuusstrategian toteuttaminen alkaa ECCTA-velvoitteiden selvittämisestä ja toimintasuunnitelman luomisesta petosriskien lieventämistä varten. Käytännön lähestymistapa ECCTA-vaatimustenmukaisuuteen sisältää vaiheita, joiden avulla luodaan petoksien estämisjärjestelmä, dokumentoidaan se ja valvotaan sitä. Nämä vaiheet noudattavat Ison-Britannian hallituksen kohtuullisten prosessien ohjetta:
Arvioi, missä tilanteissa yrityksesi altistuu riskeille. Aloita tunnistamalla, missä petoksia todennäköisimmin tapahtuu omassa toiminnassasi. Huomioi kaikki osastot, alueet ja kumppanisuhteet. Tämä auttaa sinua priorisoimaan tomenpiteitäsi ja räätälöimään ennakoivia toimenpiteitä todellisten riskien perusteella.
Petoksien estämisprosesseissa ei ole olemassa yhtä kaikille sopivaa ratkaisua. Prosessien on heijastettava yrityksesi kokoa, monimutkaisuutta ja riskiprofiilia. Niiden tulee sisältää myös selkeät käytännöt, raportointimekanismit, valvontavastuut ja sisäiset tarkastukset.
Keskitetty tapaustenhallintajärjestelmä auttaa vastaanottamaan ilmoitukset kaikista kanavista (sisäiset tai kumppanien kanavat), seuraamaan tutkintaa ja analysoimaan trendejä. Tämä tukee nopeaa ratkaisemista ja saa aikaan vahvan tarkastusketjun, jota lainsäätäjät edellyttävät.
Petoksen estäminen ei ole ainoastaan back-office-toiminto. Se edellyttää valppautta ja toimintaa kaikilla tasoilla. Kouluta työntekijät, edustajat ja olennaiset urakoitsijat havaitsemaan varoitusmerkit, ilmoittamaan huolenaiheista ja noudattamaan käytäntöjäsi.
Petosriskit muuttuvat ajan myötä. Suorita säännöllisiä auditointeja ennakointiohjelman puitteissa, seuraa valvontatoimiesi tehokkuutta ja mukauta niitä tarvittaessa. Lainsäätäjät odottavat näkevänsä suunnitelman ja todistusaineistoa sen ylläpitämisestä ja parantamisesta.