Voimaannuttavat äänet: ISO37002 ja EU:n ilmoittajia suojaava direktiivi
Työntekijäsi ovat suurin voimavarasi. Osoita sitoutumisesi eettiseen ja läpinäkyvään työpaikkakulttuuriin noudattamalla väärinkäytöksistä ilmoittamiseen liittyvää lainsäädäntöä.
Aloita
Mikä EU:n ilmoittajia suojaava direktiivi on?
EU:n ilmoittajia suojaava direktiivi astui voimaan 17. joulukuuta 2021. Sen tarkoituksena on parantaa EU-sääntöjen rikkomuksista tai työpaikan väärinkäytöksistä ilmoittavien henkilöiden suojaa. Asetus koskee sekä julkisia että yksityisiä oikeushenkilöitä Euroopan unionissa. Se kattaa yksityiset oikeushenkilöt, joilla on vähintään 50 työntekijää ja koosta riippumatta, jos ne toimivat rahoituspalvelualalla tai rahanpesulle alttiilla alalla.
Väärinkäytöksistä ilmoittamista koskevat vaatimukset ovat monimutkaisia
Me pystymme selkeyttämään näitä kysymyksiä. EU:n ilmoittajia suojaavan direktiivin noudattaminen vaatii monivivahteista lähestymistapaa, jossa huomioidaan herkkä tasapaino vaatimustenmukaisuuden ja yksilöiden suojaamisen välillä. Me pystymme selkeyttämään näitä kysymyksiä ja tarjoamme kattavaa tukea
Tapausten asianmukaisen käsittelyn varmistaminen tarkoittaa usein, että saamme lukuisia kysymyksiä:
- Meidän on suojattava ilmoittajien henkilöllisyys, mutta miten se toteutetaan?
- Koska EU-maissa on erilaiset vähimmäisvaatimukset, miten voimme seurata niitä ja täyttää kaikki vaatimukset?
- Tietävätkö työntekijät, missä ja miten ilmoitus tehdään?
- Mitä järjestelmiä tarvitsemme tapausten hallintaan, tallentamiseen ja niihin vastaamiseen?
- Miten voimme tarkastella tietoja ja tilastoja vastaanotetuista tapauksista ja tutkia niitä?
Faktoja EU:n ilmoittajia suojaavasta direktiivistä
Tiesitkö seuraavaa EU-direktiivistä?
- 28%
työntekijöistä eivät ilmoittaneet huolenaiheistaan, koska he kokivat, että korjaavia toimenpiteitä ei suoritettaisi
- 100%
EU:n jäsenvaltiot ovat hyväksyneet ja saattaneet direktiivin osaksi kansallista lainsäädäntöään
- 21%
organisaatiosta vastaanottaa vähintään 5 ilmoitusta 100 työntekijää kohden
EU:n ilmoittajia suojaavan direktiivin haasteet
Monia haasteita ilmenee aina vaatimustenmukaisuuden varmistamisesta väärinkäytösten ilmoittajien suojaamiseen, kun on kyse väärinkäytöksistä ilmoittamisesta:
Vaarana henkilöllisyyden paljastuminen
Väärinkäytösten ilmoittajan henkilöllisyyden suojaamisessa voi olla monia haasteita
- Kostotoimet – Väärinkäytösten ilmoittajan paljastuminen voi johtaa vakaviin seurauksiin
- Nimettömyys – Henkilökohtaisten tietojen pyytäminen voi olla pelottavaa mahdollisille totuuden kertojille
- Tietosuoja – Virheellinen tietojen käsittely voi johtaa profiilivuotoihin
Missä, milloin ja miten ilmoitus tehdään
Työntekijäsi tarvitsevat selkeät ohjeet ilmoitusten tekemiseen ja käsittelyyn.
- Ilmoitusvaihtoehdot – Mieltymykset vaihtelevat, joten yksi puhelinpalvelu ei välttämättä miellytä kaikkia
- Tietoisuus – Jos sisäisen ilmoituksen tekemiseen ei anneta ohjeita, ilmoitukset voivat mennä ulkopuolelle
- Käsittelijän koulutus – Väärin käsitellyt tapaukset voivat maksaa enemmänkin kuin pelkän maineesi
Tapausten seuraaminen ja niihin vastaaminen
Vaatimustenmukaisuus kaiken keskiössä. Muutoin vaarana ovat sakot.
- Aktiivinen reagointi – Päivitykset tai ilmoitusten palaute voivat helposti jäädä huomaamatta lukuisten eri ilmoitusten vuoksi
- Maineen vahingoittuminen – Jos tapausta ei käsitellä tehokkaasti, epäluottamus leviää nopeasti
- Sisäiset prosessit – Vastuuhenkilöiden, tarvittavien toimenpiteiden ja ajankohtien määrittäminen voi vaikeuttaa menettelyitä
Osoita sitoutumisesi noudattamaan vaatimuksia väärinkäytöksistä ilmoittamisessa
Väärinkäytöksistä ilmoittaminen on kriittinen osa organisaation menestystä. Miksi? Katsotaan seuraavaksi, miten tehokkaat ilmoituskäytännöt vaikuttavat työvoimaasi ja pitävät liiketoimintasi käynnissä.
- Henkilötietojen suojaaminen auttaa säilyttämään työntekijöiden luottamuksen ja ehkäisemään kostotoimet
- Auttaa rakentamaan eettisen kulttuurin, jossa ihmiset tuntevat, että heidän huolensa ja hyvinvointinsa otetaan vakavasti
- Täyttää maailmanlaajuiset vaatimukset ja auttaa välttämään mainevahingot ja sakot
- Yrityksen riskien ennakointi hyödyntämällä ilmoituksista saatuja tietoja
Vaatimustenmukaisuuden perusteet koskien EU:n ilmoittajia suojaavan direktiiviä
EU:n ilmoittajia suojaava direktiivi määrittelee EU-maiden ilmoitusten vähimmäisstandardit. Jotta vaatimukset voitaisiin täyttää heti, organisaation on huomioitava seuraavat:
Tapaustenhallintaohjelman käyttöönotto
Integroitu ratkaisu väärinkäytöksistä ilmoittamiseen yksinkertaistaa maailmanlaajuista väärinkäytöksistä ilmoittamista, virtaviivaistaa prosesseja ja vähentää manuaalisten toimien riskejä. Sen avulla voidaan myös koota ja analysoida yrityksen ilmoitustrendejä, mikä auttaa tunnistamaan mahdollisia ongelma-alueita tai ennakoimaan ongelmia.
Pakollisen koulutuksen varmistaminen
Vältä tietovuodot ja mainevahingot varmistamalla, että työntekijät tietävät ilmoitusmenettelyt – missä, milloin ja miten ilmoitus tehdään. Lisäksi ilmoitusten käsittelyssä on noudatettava direktiivin parhaita käytäntöjä. Jos henkilöstö ei ymmärrä prosesseja, se voi johtaa maineen vahingoittumiseen, tuomioistuimen asettamiin sakkoihin tai rangaistuksiin.
Suojaa työntekijöitä kostotoimilta
Varmista, että henkilö- ja tapaustiedot, joista väärinkäytösten ilmoittaja voidaan tunnistaa, suojataan yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Puhelinpalvelun avulla työntekijät voivat viestiä luottamuksellisesti, vapaasti ja nimettömästi pelkäämättä kostotoimia.
Lisätietoa EU:n ilmoittajia suojaavasta direktiivistä
Keitä EU:n ilmoittajia suojaava direktiivi suojaa?
Direktiivi suojaa henkilöitä, jotka ilmoittavat työhön liittyvissä yhteyksissä saamistaan EU-lainsäädännön rikkomuksista. Näihin kuuluvat muun muassa työntekijät, freelancerit, osakkeenomistajat, hallinto- tai johtoelinten jäsenet ja vapaaehtoiset.
Millaisista rikkomuksista voidaan ilmoittaa tämän direktiivin nojalla?
Ilmoitettavia rikkomuksia ovat muun muassa EU:n lainsäädännön rikkomukset rahoituspalvelujen, tuote- ja kuljetusturvallisuuden, ympäristönsuojelun, kansanterveyden, kuluttajansuojan ja tietosuojan aloilla.
Miten direktiivi suojaa väärinkäytösten ilmoittajia kostotoimilta?
Direktiivi varmistaa, että väärinkäytösten ilmoittajia suojataan kostotoimilta, kuten irtisanomiselta, alentamiselta ja pelottelulta. Se edellyttää, että jäsenvaltiot varmistavat luottamukselliset ilmoituskanavat ja määräävät rangaistuksia väärinkäytösten ilmoittajia vastaan.
Onko yrityksillä velvollisuus noudattaa direktiiviä?
Kyllä, kaikkien vähintään 50 työntekijää työllistävien yksityisten yritysten ja kaikkien julkisen sektorin organisaatioiden on määritettävä sisäiset ilmoituskanavat ja menettelyt väärinkäytöksistä tehtyjen ilmoitusten käsittelyä varten direktiivin mukaisesti.
Mitä organisaatioiden pitäisi tehdä direktiivin noudattamiseksi?
Organisaatioiden on luotava läpinäkyviä, turvallisia ja luottamuksellisia ilmoituskanavia, annettava palautetta väärinkäytösten ilmoittajille määritetyssä ajassa ja ryhdyttävä toimenpiteisiin väärinkäytösten ilmoittajia vastaan.
Milloin EU-jäsenvaltioiden on saatettava direktiivi osaksi kansallista lainsäädäntöään?
EU-jäsenvaltioiden oli saatettava direktiivi osaksi kansallista lainsäädäntöään 17.12.2021 mennessä. Käyttöönoton määräajat voivat kuitenkin vaihdella paikallisten lainsäädännöllisten prosessien mukaan.
Mitä tapahtuu, jos ilmoittaja tekee ilmoituksen väärinkäytöksistä ulkoiselle taholle?
Direktiivillä varmistetaan, että väärinkäytöksistä ilmoittajat voivat ilmoittaa ulkopuolisille toimivaltaisille viranomaisille, jos he uskovat kostotoimien vaaran olevan olemassa, jos alkuperäiseen ilmoitukseen ei ole reagoitu tai jos he uskovat, että rikkomus on välitön tai yleisen edun kannalta vaarallinen.
Voiko tämän direktiivin nojalla tehdä anonyymejä ilmoituksia?
Direktiivi mahdollistaa nimettömät ilmoitukset, mutta se jättää päätöksen sallia tällaiset ilmoitukset jäsenmaiden harkintaan. Vaikka nimettömyyttä ei voida taata, väärinkäytösten ilmoittajan henkilöllisyys on suojattava.
Mitä yhteyksiä on EU:n ilmoittajia suojaavan direktiivin ja yleisen tietosuoja-asetuksen välillä?
Direktiivi täydentää yleistä tietosuoja-asetusta tarjoamalla toimenpiteitä ilmoitusprosessissa käsiteltyjen henkilötietojen suojaamiseksi. Se varmistaa, että väärinkäytöksistä ilmoittajan ja mahdollisten kolmansien osapuolten luottamuksellisuutta ylläpidetään ja yleisen tietosuoja-asetuksen vaatimukset täytetään.