NAVEX One Disclosure Management auttaa sinua vastaanottamaan ja valvomaan mahdollisia eturistiriitoja (COI) koskevia ilmoituksia työntekijöiltäsi, mukaan lukien lahjoja, matkoja ja viihdettä koskevat ilmoitukset. Noudata johdonmukaisia prosesseja, seuraa muutoksia ajan myötä ja luo keskittyneitä COI-raportteja yhdessä järjestelmässä.
Anna työntekijöille selkeä tapa ilmoittaa mahdollisista eturistiriidoista ja tarjoa tarkastajille johdonmukainen prosessi ilmoitusten arviointiin, seurantaan ja hallintaan ajan myötä.
Käytä määritettäviä kyselyitä, jotta saat kerättyä tiimisi tarvitsemat ilmoitustiedot
Lähetä jokainen kohde oikealle tarkastajalle ja säilytä tukiasiakirjat tarkastuksen yhteydessä
Anna työntekijöille yksinkertainen tapa päivittää tiedot olosuhteiden muuttuessa
Selkeisiin kysymyksiin tulee selkeämpiä vastauksia. NAVEX One Disclosure Management auttaa sinua muotoilemaan eturistiriitoja koskevat kyselyt käytäntöjen, työntekijäryhmien ja tarkastustarpeiden mukaan. Sen ansiosta voit reitittää jokaisen ilmoituksen oikealle henkilölle tai tiimille arvioitavaksi johdonmukaisella prosessilla.
Määritä eettinen toimintatapa antamalla työntekijöille selkeät hetket ilmoitusten lähettämiseen, vahvistamiseen tai päivittämiseen. NAVEX One GRC -alustan COI-ilmoitusten hallintaohjelmisto auttaa sinua yhdistämään ilmoitukset perehdytykseen, vuosittaiseen koulutukseen ja laajemman riski- ja vaatimustenmukaisuusohjelman toimiin.
Ilmoitusprosessissasi pitäisi kysyä tarkistajien tarvitsemia tietoja. NAVEX One Disclosure Management auttaa sinua määrittämään kyselyt ilmoitustyypin, käytännön tarpeen ja työntekijäryhmän mukaan, joten jokainen lomake kuvastaa tarkastettavaa riskiä.
Vuosittaisissa kampanjoissa määritetään perustaso, mutta ristiriidat voivat muuttua työntekijän ottaessa vastaan ulkopuolista työtä, saadessa lahjan, siirtyessä toiseen rooliin tai luodessa uuden liiketoimintasuhteen. NAVEX One Disclosure Management auttaa työntekijöitä päivittämään ilmoitustilansa olosuhteiden muuttuessa odottamatta seuraavaa kampanjaa.
Ilmoitustiedoista on enemmän hyötyä, kun tiimisi pystyy havaitsemaan malleja, ei vain yksittäisiä lähetyksiä. NAVEX One Disclosure Management -raportointi auttaa sinua ymmärtämään, missä ilmoittamista edellyttävää toimintaa tapahtuu ja mihin ohjelman osa-alueisiin on kiinnitettävä enemmän huomiota.
Ilmoitusten manuaalinen hallinta vaikeuttaa yhdenmukaisten tietojen keräämistä, kokonaiskuvan luomista ja huomiota vaativien kohteiden ymmärtämistä. NAVEX One Disclosure Management antaa tiimeille strukturoidumman prosessin ilmoitustoimien hallintaan.
Erilaiset ilmoitukset voivat vaatia erilaisia tarkastustyönkulkuja. NAVEX One Disclosure Management auttaa tiimejä määrittämään työnkulut, nimeämään tarkastajat ja liittämään seurantatiedot alkuperäiseen ilmoitustietueeseen.
Sisällytä vaatimustenmukaisuus tiimisi päivittäiseen toimintaan. NAVEXin asiantuntijapalvelujen avulla vaatimustenmukaisuudesta tulee enemmänkin kuin joukko vaatimuksia – luonnollinen ja voimaannuttava osa työpaikkakulttuuria.
Aloitatko hallinto-, riski- ja vaatimustenmukaisuusmatkan? Meillä on tarpeisiisi sopivat ratkaisut. Kartoitamme yhdessä organisaatiosi tarpeet ja määritämme tiimillesi parhaan toimintasuunnitelman – kaikki vasta alkaa ohjelmiston asennuksesta. Olemme sitoutuneet varmistamaan, että voit käyttää NAVEX Onea mukavasti ja luottavaisin mielin.
Tiimin tukeminen on jokaisen menestystarinan keskiössä – ja NAVEX tarjoaa juuri sitä. Olipa kyse sitten nopeasta tiedustelusta tai syvällisestä tuesta, palveluvalikoimamme kattaa juuri sopivat ratkaisut tarpeisiisi.
Olipa kyse useiden järjestelmien integroinnista tai koko organisaation kattavan prosessinparannusprojektin käynnistämisestä, olemma valmiina tukemaan tehokkailla ratkaisuilla. Voimme yhdessä kartoittaa haasteet, esittää oikeat kysymykset, koota keskeiset sidosryhmät yhteen ja valmistautua haasteisiin etukäteen. Olipa lähtökohtasi mikä tahansa, voimme auttaa sinua parhaat edut sijoituksestasi.
Työntekijöiden pitäisi lähettää COI-ilmoitus, jos heidän on selvitettävä mahdollinen ristiriita tai ilmoitettava toiminto.
Yleisiä esimerkkejä ovat ulkopuoliset työsuhteet, perhe- tai henkilökohtaiset suhteet, lahjat, viihde, matkat, hallitusroolit tai toimittajasuhteet. Jotkut työntekijät voivat tarvita kohdennetumpia kysymyksiä roolinsa tai riskeille altistumisensa perusteella erityisesti silloin, jos he vaikuttavat toimittajien valintaan, rekrytointipäätöksiin ja hyväksyntöihin tai käyttävät arkaluonteisia yritystietoja.
Työntekijöiden pitäisi päivittää COI-ilmoitus aina, kun olennaiset olosuhteet muuttuvat. Heitä saatetaan pyytää myös vahvistamaan, ovatko heidän ilmoitustietonsa edelleen ajantasaisia perehdytyksen, vuosittaisten ilmoituskampanjoiden tai uusittavien todistusten yhteydessä.
NAVEX One Disclosure Management tukee vuosittaisia kampanjoita, vastauksien täydentämistä ja vuoden aikana päivittämistä, joten tiimit voivat varmistaa ilmoitustietueiden ajantasaisuuden vuoden mittaan.
Käsittele lahjoja, aterioita, matkoja ja viihdettä ilmoituksen kohteina silloin, kun ne voivat vaikuttaa tai näyttävät vaikuttavan liiketoimintapäätöksiin. Laadi selkeät, helppopääsyiset käytännöt siitä, mikä on sallittua, mikä edellyttää hyväksyntää ja mikä on kirjattava ylös – ja mihin järjestelmään. Tarjoa työntekijöillesi koulutusta ja käytännön esimerkkejä erityisesti toimittajiin tai asiakkaisiin liittyvistä tilanteista. Näin he tunnistavat, mikä edellyttää hyväksyntää tai ilmoitusta ennen lahjan vastaanottamista tai tarjoamista. Varmista, että heillä on helppo keino tarkistaa käytäntö tai kysyä ohjeita epävarmoissa tilanteissa. Lue lisää eturistiriitoja ja yrityslahjoja koskevista ohjeistamme.
Vähennä järjestelmänvalvojien työkuormaa helpottamalla ilmoitusten lähettämistä, tarkastusta ja seurantaa yhdessä paikassa. Tämä vähentää aikaa vievää työtä: myöhässä olevien vastauksien jahtaamista, tiedostojen sovittamista tietueisiin, laskentataulukoiden tarkastamista ja tietojen kokoamista raporttien tai tarkastuksien pohjalta.
Työntekijöiden pitäisi tietää, minne he voivat lähettää tai päivittää tietoja. Tarkastajien pitäisi voida nähdä, missä tarvitaan toimenpiteitä ilman, että he joutuvat kahlaamaan läpi sähköposteja, laskentataulukoita tai jaettuja kansioita. Automaattiset muistutukset voivat tukea vuosittaisia kampanjoita, kun taas kysymykset, asiakirjat ja tarkastusmuistiinpanot on helppo tallentaa ilmoituksen yhteyteen. COI-ilmoitusohjelmiston avulla voit hallinnoida kaikkia näitä elementtejä.
Kyllä, NAVEX One Disclosure Management -ohjelmisto tukee ilmoitusten lähettämistä edustajan välityksellä. Valtuutettu järjestelmänvalvoja voi valita vaihtoehdoksi suorittamisen edustajan välityksellä kyselyä täyttäessään, valita henkilön ja merkitä olennaiset ilmoitustiedot sekä vahvistaa täyttäneensä lomakkeen henkilön puolesta. Tämä helpottaa johdonmukaisen ilmoitustenhallintaprosessin ylläpitoa myös silloin, kun jotkut henkilöt voivat tehdä ilmoituksen itse.
Teknologia voi organisoida ilmoitustietosi paremmin, jotta tiimisi voi vertailla toimintaa eri ilmoitusten, osastojen, toimipaikkojen ja kampanjoiden välillä.
Saatat ehkä huomata toistuvia lahjoja samalta toimittajalta, enemmän ilmoituksia ulkopuolisista töistä tai joukon samanlaisia ristiriitoja yhdessä tiimissä. Raportointi ja koontinäytöt voivat auttaa sinua havaitsemaan nämä mallit aiemmin ja päättämään, missä käytännön ohjeita, koulutusta tai tarkastustoimintaa on parannettava.
COI:t koskevat samoja päätöksiä, joita lahjonnan ja korruption vastaiset ja liikekumppaneita koskevat valvontatoimet on suunniteltu suojaamaan: kuka saa liiketoimintaa, kuka hyväksyy menot, miten toimittajat valitaan ja miten liikesuhteita luodaan.
Perheyhteys toimittajaan, taloudellinen hyöty kumppanin toiminnasta tai lahjat liikesuhteeseen pyrkivältä taholta voivat vaikuttaa kyseisiin päätöksiin. Sääntelyodotukset on otettava huomioon, koska organisaatiollasi odotetaan olevan valvontatoimia, jotka vähentävät vääränlaisen vaikuttamisen, lahjonnan, korruption ja liikekumppaneiden väärinkäytösten riskejä.
Lue lisää COI-ilmoituksista, työntekijöiden ohjeista ja vuoden aikana ilmenevistä vaatimustenmukaisuusriskeistä.
Kurssit
Videokoulutuskurssi on suunniteltu nykypäivän oppijoille. Se auttaa työntekijöitäsi pohtimaan heidän työssään mahdollisesti kohtaamia eettisiä haasteita realististen skenaarioiden ja vuorovaikutuksellisten kysymyksien avulla.
Lisätietoa tästä kurssista
Kurssit
NAVEXin eturistiriitoja käsittelevä koulutus auttaa sinua varmistamaan eettisyyden työpaikalla tunnistamalla eturistiriidat ja hallitsemalla niitä. Opi strategiat näiden tilanteiden tunnistamiseen, välttämiseen ja niihin reagoimiseen, jotta voit suojella sekä itseäsi että organisaatiotasi.
Lisätietoa tästä kurssista
Alkuperäisestä ilmoituksesta tarkastukseen ja raportointiin: NAVEX One Disclosure Management auttaa sinua hallinnoimaan mahdollisia eturistiriitoja selkeämmillä työnkuluilla, paremmalla näkyvyydellä ja vähemmällä hallinnollisella ponnistelulla.