NAVEX One Disclosure Management le ayuda a recibir y supervisar los posibles conflictos de intereses revelados por sus empleados, incluidos obsequios, viajes y atenciones. Siga procesos coherentes, haga un seguimiento de los cambios a lo largo del tiempo y cree informes específicos sobre conflictos de intereses, todo ello en un solo sistema.
Ofrezca a los empleados una forma clara de declarar posibles conflictos de intereses y proporcione a los revisores un proceso coherente para evaluar, hacer un seguimiento y gestionar las declaraciones a lo largo del tiempo.
Utilice cuestionarios configurables para recopilar la información de declaraciones de conflictos de intereses necesaria para su personal
Envíe cada elemento al revisor correspondiente y mantenga los documentos de apoyo vinculados a la revisión
Ofrezca a los empleados una forma sencilla de actualizar los datos cuando cambien las circunstancias
Con preguntas claras se obtienen respuestas más certeras. NAVEX One Disclosure Management le ayuda a diseñar cuestionarios sobre conflictos de intereses en función de sus políticas, grupos de empleados y necesidades de revisión. A partir de ahí, puede derivar cada declaración de conflictos de intereses a la persona o área adecuada para su evaluación, siguiendo en todo momento un proceso coherente.
Establezca un tono ético indicando claramente a los empleados cuando deben enviar, confirmar o actualizar las declaraciones de conflictos de intereses. El software de gestión de declaraciones de conflictos de intereses de la plataforma de GRC NAVEX One le ayuda a vincular las declaraciones con los procesos de incorporación, la formación anual y el resto de actividades de su programa de riesgo y cumplimiento normativo.
En su proceso de declaración de conflictos de intereses se deben solicitar los datos que necesitan los revisores. NAVEX One Disclosure Management le ayuda a configurar cuestionarios en función de cada tipo de declaración, según la necesidad de la política y para cada grupo de empleados, de modo que cada formulario refleje con precisión el riesgo que se está revisando.
Las campañas anuales sirven para establecer una referencia, pero los conflictos pueden cambiar cuando un empleado asume un trabajo externo, recibe un obsequio, cambia de cargo o establece una nueva relación comercial. NAVEX One Disclosure Management ayuda a los empleados a actualizar el estado de su declaración de conflictos de intereses cuando cambian las circunstancias, sin necesidad de esperar a la siguiente campaña.
Los datos de las declaraciones de conflictos de intereses resultan más útiles cuando su personal puede detectar patrones, en lugar de solo ver cada declaración presentada sin contexto. Los informes de NAVEX One Disclosure Management le ayudan a comprender dónde se está produciendo la actividad de declaración de conflictos de intereses y dónde se puede necesitar una mayor atención en su programa.
La gestión manual de las declaraciones de conflictos de intereses dificulta la recopilación de información coherente, la conexión entre los distintos puntos y la comprensión de los aspectos que aún requieren atención. NAVEX One Disclosure Management ofrece al personal un proceso más estructurado para gestionar las actividades de declaración de conflictos de intereses.
Las diferentes declaraciones de conflictos de intereses pueden requerir diferentes flujos de revisión. NAVEX One Disclosure Management ayuda al personal a configurar flujos de trabajo, asignar revisores y mantener el seguimiento vinculado al registro de cada declaración de conflictos de intereses.
Integre el cumplimiento normativo en el día a día de su equipo. Con los servicios profesionales de NAVEX, el cumplimiento normativo se convierte en algo más que un requisito: es un elemento natural en su cultura de trabajo que empodera y capacita.
¿Está emprendiendo su viaje hacia la gobernanza, el riesgo y el cumplimiento? Estamos a su lado. Juntos analizaremos sus necesidades específicas y trazaremos exactamente la ruta adecuada para su equipo. No obstante, vamos más allá de la mera configuración del software. Estamos comprometidos para garantizar que se sienta cómodo y seguro navegando por NAVEX One.
El corazón de cada historia de éxito es un equipo diligente y comprometido, y eso es exactamente lo que obtiene con NAVEX. Tanto si se trata de una consulta rápida como de una asistencia en profundidad, estamos aquí para ayudarle.
Tanto si necesita integrar múltiples sistemas como si quiere poner en marcha un proyecto para mejorar los procesos en toda la organización, estamos aquí para ayudarle. Juntos abordaremos las complicaciones, haremos las preguntas adecuadas, reuniremos a las partes interesadas clave y nos prepararemos con antelación para los desafíos. Sea cual sea su punto de partida, podemos ayudarle a sacar el máximo partido a su inversión.
Los empleados deben presentar una declaración de conflictos de intereses si tienen un posible conflicto o si ejercen una actividad que sea obligatorio declarar.
Algunos ejemplos comunes son el empleo externo, las relaciones familiares o personales, los obsequios, las atenciones, los viajes, los cargos en consejos de administración o las relaciones con proveedores. Es posible que algunos empleados necesiten respuestas más específicas en función de su cargo o exposición al riesgo, especialmente si influyen en la selección de proveedores, las decisiones de contratación, las aprobaciones o el acceso a información comercial sensible.
Los empleados deben actualizar una declaración de conflictos de intereses siempre que cambie alguna circunstancia relevante. También se les puede pedir que reafirmen si la información de su declaración sigue siendo precisa durante el proceso de incorporación, en las campañas anuales de declaración de conflictos de intereses o en las certificaciones periódicas.
NAVEX One Disclosure Management permite gestionar campañas anuales, respuestas modificadas y actualizaciones realizadas durante el año, de modo que el personal pueda mantener al día los registros de declaraciones de conflictos de intereses a lo largo de todo el año.
Considere los obsequios, las comidas, los viajes y las atenciones como situaciones que se deben declarar siempre que puedan influir en una decisión empresarial o parecer que lo hacen. Disponga de políticas claras y accesibles sobre lo que está permitido, lo que requiere aprobación, lo que debe registrarse y en qué sistema hacerlo. Aporte a sus empleados formación y ejemplos prácticos, especialmente para situaciones con proveedores o clientes, de modo que puedan reconocer lo que requiere aprobación o lo que hay que declarar antes de aceptarlo u ofrecerlo. Asegúrese también de que dispongan de una forma sencilla de consultar la política o pedir orientación cuando no estén seguros. Para obtener más información al respecto, consulte nuestro kit de herramientas sobre conflictos de intereses y obsequios corporativos.
Reduzca la carga de trabajo administrativo facilitando en un solo lugar el envío, la revisión y el seguimiento de las declaraciones de conflictos de intereses. Esto reduce las tareas más trabajosas, como perseguir retrasos en las respuestas, cotejar archivos con registros, revisar hojas de cálculo y reconstruir información para informes o auditorías.
Los empleados deben saber dónde enviar o actualizar la información. Los revisores deben tener la posibilidad de identificar qué requiere atención sin necesidad de buscar en correos electrónicos, hojas de cálculo o carpetas compartidas. Los recordatorios automatizados pueden facilitar las campañas anuales, mientras que las preguntas, los documentos y las notas de revisión permanecen junto a la declaración de conflictos de intereses. El software de declaraciones de conflictos de intereses puede ayudarle a gestionar todos estos elementos.
Sí, el software NAVEX One Disclosure Management admite la presentación de declaraciones de conflictos de intereses en nombre de otra persona. Al rellenar el cuestionario, un administrador autorizado puede elegir la opción «Cumplimentar en nombre de otra persona», seleccionar al representado e introducir la información pertinente de la declaración de conflictos de intereses, además de confirmar que ha cumplimentado el formulario en nombre del representado. Esto facilita mucho la gestión coherente del proceso de declaración de conflictos de intereses, incluso cuando algunas personas pueden cumplimentar por sí mismas un formulario de declaración.
La tecnología le permite organizar mejor sus datos de declaraciones de conflictos de intereses para que su personal pueda comparar la actividad entre las distintas presentaciones, departamentos, ubicaciones y campañas.
Por ejemplo, así podría detectar obsequios recurrentes de un mismo proveedor, un aumento en las declaraciones de conflictos de intereses por empleo externo o una serie de conflictos similares en un mismo equipo. Los informes y los paneles de control pueden ayudarle a detectar antes esos patrones y a decidir en qué aspectos hay que mejorar las directrices de las políticas, la formación o las actividades de revisión.
Los conflictos de intereses afectan a las mismas decisiones que los controles contra el soborno, la corrupción y el riesgo de terceros: hay que determinar quién obtiene la oportunidad de negocio, quién aprueba los gastos, cómo se seleccionan los proveedores y cómo se llevan a cabo las relaciones comerciales.
Esas decisiones pueden verse afectadas por un vínculo familiar con un proveedor, por un interés financiero en un socio o por los obsequios de alguien que busca hacer negocios. Las expectativas normativas son aplicables porque se espera que su organización cuente con controles que reduzcan el riesgo de influencia indebida, soborno, corrupción o conducta indebida de terceros.
Obtenga más información sobre las declaraciones de conflictos de intereses, las directrices para los empleados y los riesgos de cumplimiento normativo que pueden surgir a lo largo del año.
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Un curso de formación en vídeo diseñado para adaptarse perfectamente a los alumnos de hoy en día. A través de escenarios realistas y preguntas interactivas, sus empleados podrán reflexionar sobre problemas éticos con los que pueden encontrarse en el trabajo.
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El curso de NAVEX sobre conflictos de intereses le ayuda a actuar de forma ética en el lugar de trabajo mediante la identificación y la gestión de posibles conflictos. Aprenda estrategias para reconocer, evitar y responder a estas situaciones, y así se estará protegiendo a sí mismo y a su organización.
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Actualmente las organizaciones están buscando diversas maneras de identificar, priorizar, mitigar y comunicar los riesgos basados en las notificaciones.
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Desde la declaración inicial de conflictos de intereses hasta la revisión y la presentación de informes, NAVEX One Disclosure Management le ayuda a gestionar los posibles conflictos con flujos de trabajo más claros, mayor visibilidad y menos esfuerzo administrativo.