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¿Cuánto cuesta un canal de denuncias de irregularidades?

Si ya ha decidido que desea contar con un sistema externo de denuncia de irregularidades como parte de la estrategia de riesgo y cumplimiento de su organización, está en buena compañía.

Antes de que hable con un vendedor para que le ayude a diseñar y poner en marcha su canal de denuncias , esta breve guía le ayudará a entender mejor qué factores pueden afectar al coste del canal de denuncias y a la inversión que tendría que realizar.

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¿Por qué las organizaciones están implantando sistemas y canales de denuncia de irregularidades?

Durante los últimos años, los sistemas internos de denuncia han pasado de los márgenes del cumplimiento normativo a formar parte de la consciencia colectiva. Ahora los canales de denuncia y las plataformas de notificación en línea se consideran esenciales para ayudar a crear (y mantener) una cultura saludable en el lugar de trabajo.

En diversos estudios de la George Washington University incluso se ha llegado a demostrar una correlación positiva entre un mayor número de denuncias a través de los canales de denuncia y unos mejores resultados económicos, por lo que la implantación de un sistema de denuncia eficaz es ahora una obligación clara para las empresas.

Al mismo tiempo, en reconocimiento del papel crucial que pueden desempeñar las personas corrientes a la hora de prevenir los delitos y la corrupción, los gobiernos de todo el mundo están promulgando nuevas legislaciones para proteger y fomentar que la gente hable abiertamente.

¿Qué factores afectan al coste de un canal de denuncias?

Puede que la respuesta más sencilla a esa pregunta sea que se ponga en contacto con nosotros para pedir un presupuesto. Podremos darle un precio una vez hayamos entendido sus necesidades específicas.

Pero, antes de hacerlo, es posible que desee conocer mejor las diversas consideraciones que pueden afectar al coste de un canal de denuncias y provocar diferencias en los precios entre un vendedor y otro.

Si sabe estas cosas, le resultará más fácil especificar cuáles son sus requisitos para garantizar que el precio propuesto refleje las verdaderas necesidades de su empresa.

1. Número de empleados y países abarcados

Estos factores son a menudo los que tienen un mayor impacto en el coste de un canal de denuncias.

Al principio, es muy probable que un proveedor le pregunte qué países desea abarcar con su canal de denuncias y para cuántos empleados estará disponible. Esto se debe a que, cuanto mayor sea el número de empleados de su organización, más probabilidad hay de que el volumen de denuncias sea alto (y también los costes asociados con su procesamiento y gestión).

En el caso de los servicios que requieran un sistema telefónico, puede que existan costes de instalación, prueba y mantenimiento continuo para cada número gratuito en los países que desee abarcar.

¿Es la primera vez que va a utilizar una canal de denuncias? Hable con un experto para comenzar.

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2. Idiomas disponibles

Como puede imaginar, cuantos más idiomas ofrezca el servicio, mayor será el coste de la solución. Esto refleja los costes adicionales en los que se puede incurrir debido a servicios como la traducción, la interpretación, los operadores multilingües y la configuración de opciones multilingües de denuncia en línea.

En los casos en que sea necesario una traducción adicional (por ejemplo, para traducir las denuncias realizadas en otro idioma), se puede incurrir en gastos adicionales. Asegúrese de conocer cuáles pueden ser estos cargos adicionales si no se incluyen como estándar.

 

3. Cobertura de proveedores

Añadir a los proveedores a su servicio de canal de denuncias puede afectar a los factores anteriormente indicados y, por lo tanto, influirá en el coste. Aunque pueda ser tentador controlar los costes mediante la exclusión de terceros de su servicio de canal de denuncias, recomendamos a nuestros clientes reflexionar sobre este asunto.

La implantación de un canal de denuncias de irregularidades puede ayudarle a mejorar los estándares de cultura ética de su organización. Pero puede que sirva de poco si no incluye a su cadena de suministro, particularmente si es un tercero el que ofrece sus productos o servicios.

Recientemente varios casos notorios en el sector minorista han demostrado que los problemas éticos en la cadena de suministro pueden afectar gravemente a la reputación de una marca. Obtenga más información sobre la gestión de riesgos de terceros

4. Número y estándar de los canales de denuncia

Es importante pensar detenidamente cuáles son los canales de denuncia que desea ofrecer. Aunque un mayor número de opciones de canales de denuncia puede exigir una inversión algo mayor, también es más probable que genere más denuncias (Informe de evaluación comparativa de línea directa de denuncia de irregularidades regional de 2019) y, por lo tanto, información más práctica y detallada sobre los riesgos.

Considere los perfiles de sus empleados para entender mejor cuáles son sus diversos entornos de trabajo, ubicaciones, niveles de educación y acceso a las comunicaciones. Asigne los perfiles a los tipos de canales de denuncia más apropiados para hacer que sus empleados puedan notificar las infracciones fácilmente. Podría ser útil planear los escenarios utilizando varios perfiles para poner a prueba sus ideas.

 

5. Materiales o servicios promocionales

El programa de concienciación que ponga en práctica para apoyar su canal de denuncias es un componente clave para su eficacia. No solo debe comunicar su existencia, sino también cómo y cuándo se debe utilizar y qué ocurrirá después de realizar una denuncia.

Los vendedores deben estar capacitados para realizar recomendaciones sobre cómo promocionar su canal de denuncias y algunos también pueden ofrecer materiales promocionales o plantillas para ayudarle a dar los primeros pasos.

Estos materiales de marketing pueden ser gratuitos o tener un coste adicional; asegúrese de clarificarlo cuando reciba su presupuesto.

 

6. Software de gestión de incidentes

Antes de que su canal de denuncias comience a recibir denuncias, necesitará pensar cómo registrará y procesará su organización los datos generados.

En el caso de las organizaciones grandes o aquellas que puedan recibir un alto volumen de denuncias, un sistema completo de gestión de incidentes puede ser la solución adecuada, lo que probablemente requiera una inversión adicional.

El software especializado simplificará la elaboración de los informes, le permitirá asignar tareas de investigación a los compañeros y registrar los resultados.

Y lo que es aún más importante, permitirá tener un claro seguimiento de auditoría de todas las actividades asociadas con una denuncia, además de mantener de forma segura toda su información confidencial.

A menudo se subestiman los sistemas de gestión de incidentes a favor de alternativas genéricas, más económicas, como Microsoft Excel. Sin embargo, es fundamental valorar los posibles ahorros en lo relativo a la privacidad de los datos y las obligaciones de seguridad, en particular cuando se trate de información extremadamente confidencial sobre su empresa y sus empleados.

 

7. Asistencia para la formación y la implantación

Algunos vendedores pueden ofrecerle formación para ayudarle a sacar el mejor provecho de su canal de denuncias, en particular si también se ha proporcionado software, así como asistencia con su implantación y el lanzamiento, además de los procedimientos para su puesta en marcha.

Asegúrese de que el proveedor especifica qué formación y asistencia es «estándar» y si existe algún coste adicional.

 

Otras consideraciones sobre el coste de un canal de denuncias

Quizás pueda lograr un precio mejor con un proveedor si elige un contrato más largo. Es probable que la duración del contrato afecte al descuento en cuestión.

Asegúrese de que tiene una idea clara de lo que necesita a la hora de negociar con un proveedor de canal de denuncias. Las conversaciones pueden exponer necesidades y requisitos nuevos que no había considerado, por lo que debe prepararse para valorar una solución más amplia que la inicialmente prevista.

Sin embargo, asegúrese de que su proveedor recomienda una solución que refleje sus necesidades específicas y satisfaga sus objetivos generales.

 

¿Cuál es el siguiente paso?

El coste de la implantación de un canal de denuncias puede ser un diferenciador clave entre los proveedores, pero raramente desvela todos los detalles. Para obtener más información sobre nuestro servicio, visite nuestra página de canal de denuncias y registro de notificaciones.

Para obtener un presupuesto, visite nuestra página de precios.