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Was eine Whistleblowing Hotline kostet

Wenn Sie bereits entschieden haben, dass ein externes Whistleblowing-System eine wichtige Rolle in der Risiko- und Compliance-Strategie Ihres Unternehmens spielen könnte, befinden Sie sich in guter Gesellschaft.

Bevor Sie einen Anbieter beauftragen, Sie bei der Konzeption und Implementierung Ihrer Whistleblower-Hotline-Lösung zu unterstützen, hilft Ihnen dieser kurze Leitfaden, besser zu verstehen, welche Faktoren die Kosten eines Whistleblowing-Systems für Ihr Unternehmen beeinflussen können.

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Vielen Dank für Ihr Interesse an unserer Hotline-Software. Ein NAVEX-Vertreter wird sich in Kürze mit Ihnen in Verbindung setzen. Wenn Sie unmittelbare Fragen haben, rufen Sie uns bitte unter +44 (0) 20 8939 1650 an.

Weshalb setzen Unternehmen Hotlines und Meldesysteme ein?

In den letzten Jahren sind interne Meldesysteme, ehemals Randthema regulatorischer Compliance, in das allgemeine öffentliche Bewusstsein gerückt. Heute gelten Hotlines und Web-Reporting-Plattformen weithin als Schlüssel zum Aufbau – und zur Aufrechterhaltung – eines gesunden Betriebsklimas.

Untersuchungen der **George Washington University **haben die positive Korrelation zwischen vermehrter Hotline-Berichterstattung und dem Geschäftsergebnis von Unternehmen nachgewiesen. Damit gibt es eine klare geschäftliche Begründung für die Implementierung eines effektiven Berichtssystems.

In Anerkennung der entscheidenden Rolle, die gewöhnliche Menschen bei der Verhütung von Verbrechen und Korruption spielen können, erlassen Regierungen auf der ganzen Welt neue Gesetze, um diejenigen, die sich zu Wort melden, zu ermutigen und zu schützen.

 

Was beeinflusst am ehesten die Kosten für die Einrichtung einer Whistleblower-Hotline?

Der vielleicht einfachste Weg, diese Frage zu beantworten, ist natürlich, sich mit uns in Verbindung zu setzen. Wir sind in der Lage, Ihnen einen Preis zu nennen, sobald wir Ihre spezifischen Bedürfnisse verstanden haben.

Bevor Sie dies jedoch tun, möchten Sie vielleicht ein klareres Verständnis für die verschiedenen Überlegungen gewinnen, die zu den Kosten einer Whistleblower-Hotline beitragen können – und die zu Preisschwankungen von einem Anbieter zum anderen führen können.

Wenn Sie diese Dinge wissen, können Sie Ihre Anforderungen leichter spezifizieren und sicherstellen, dass der Preis, der Ihnen angeboten wird, den reellen Bedarf Ihres Unternehmens widerspiegelt. 

1. Anzahl der Mitarbeiter und Standorte

Diese verwandten Faktoren sind oft am einflussreichsten, wenn es um die Preisgestaltung für einen Whistleblowing-Hotline-Service geht.

Zu Beginn wird ein Dienstleistungsanbieter Sie wahrscheinlich fragen, welche Länder Ihre Hotline abdecken soll und für wie viele Mitarbeiter sie zur Verfügung stehen wird. Denn je mehr Mitarbeiter in Ihrer Organisation beschäftigt sind, desto größer ist das wahrscheinliche Volumen der Meldungen (und die damit verbundenen Bearbeitungs- und Verwaltungskosten).

Für Dienste, die ein Telefonelement beinhalten, können für jede gebührenfreie Rufnummer in den Ländern, die Sie abdecken möchten, Einrichtungs-, Test- und laufende Wartungskosten anfallen.

Neu beim Thema Hotlines? Sprechen Sie mit einem Experten, um loszulegen.

Preise anfordern

2. Mehrsprachiger Support

Wie zu erwarten ist, kann die Lösung umso teurer sein, je mehr Sprachen durch den Dienst abgedeckt werden. Dies spiegelt die zusätzlichen Kosten wider, die durch Dinge wie Übersetzung, Bereitschaftsdolmetscher, mehrsprachige Mitarbeiter und die Einrichtung mehrsprachiger Online-Berichtsoptionen entstehen können.

Wenn eine zusätzliche Übersetzung erforderlich ist (z. B. Übersetzung der eingereichten Berichte in eine andere Sprache), können zusätzliche Kosten anfallen. Stellen Sie sicher, dass Sie herausfinden, wie hoch diese Zusatzkosten sein können, wenn sie nicht als Standard enthalten sind. 

3. Zugang für Zulieferer

Die Aufnahme von Zulieferern in Ihren Hotline-Dienst wird sich wahrscheinlich auf die oben aufgeführten Faktoren auswirken und somit die Preisgestaltung beeinflussen. Auch wenn es verlockend sein mag, die Kosten durch den Ausschluss Dritter von Ihrem Hotline-Dienst zu kontrollieren, raten wir unseren Kunden, diese Frage sorgfältig zu prüfen.

Die Einrichtung einer Whistleblowing-Hotline kann Ihnen helfen, die ethischen Standards in Ihrem eigenen Unternehmen zu verbessern. Dies kann jedoch wenig bewirken, wenn es sich nicht auf Ihre Lieferkette erstreckt – insbesondere, wenn Ihre Produkte oder Dienstleistungen von einem Dritten geliefert werden.

Jüngste bekanntgewordene Fälle im Einzelhandelssektor haben gezeigt, dass ethische Fragen innerhalb der Lieferkette den Ruf einer Marke stark beeinträchtigen können. Erfahren Sie mehr über das Risikomanagement von Drittanbietern. 

4. Anzahl und Standard der Meldekanäle

Es ist wichtig, sich genau zu überlegen, welche Berichtskanäle Sie zur Verfügung stellen wollen. Mehr Meldekanäle könnten zwar eine etwas größere Investition erfordern, aber sie werden wahrscheinlich auch zu mehr Meldungen führen (NAVEX Regional Whistleblowing Hotline Benchmark Report, 2019) – und damit zu detaillierteren, umsetzbaren Risikoinformationen.

Schauen Sie sich Ihre Mitarbeiterprofile an, um ein klareres Verständnis der verschiedenen Arbeitsumgebungen, Standorte, Lese- und Schreibkenntnisse und des Zugangs zur Kommunikation zu gewinnen. Ordnen Sie die Profile den am besten geeigneten Arten von Meldekanälen zu, um es Ihren Mitarbeitern zu erleichtern, Fehlverhalten zu melden. Es kann hilfreich sein, Szenarien mit verschiedenen Profilen zu entwerfen, um Ihre Planung zu prüfen. 

5. Werbematerialien oder Dienstleistungen

Ein Schlüsselelement für die Wirksamkeit Ihrer Hotline ist das Sensibilisierungsprogramm, das Sie zu ihrer Unterstützung eingerichtet haben. Als Teil dieses Programms sollten Sie nicht nur über seine Existenz informieren, sondern auch darüber, wie und wann es genutzt werden sollte und was nach einem Bericht geschehen wird.

Die Anbieter sollten Sie beraten können, wie Sie für Ihre Hotline werben können, und einige bieten auch Werbematerial oder Vorlagen an, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.

Diese Marketingmaterialien können kostenlos oder mit einem Preisaufschlag versehen sein – stellen Sie sicher, dass dies geklärt ist, wenn Sie den Preis vom Anbieter erhalten. 

6. Software zur Verwaltung von Zwischenfällen

Bevor Ihre Hotline mit der Aufnahme von Meldungen beginnt, müssen Sie entscheiden, wie Ihre Organisation die von der Hotline erzeugten Daten protokollieren und verarbeiten wird.

Für größere Organisationen oder solche, die möglicherweise ein hohes Volumen an Meldungen erhalten, könnte ein umfassendes Incident Management System die Antwort sein, die allerdings wahrscheinlich zusätzliche Investitionen erfordert.

Spezialisierte Software vereinfacht die Berichterstattung, indem sie es Ihnen ermöglicht, Untersuchungshandlungen Kollegen zuzuweisen und die Ergebnisse aufzuzeichnen.

Noch wichtiger ist, dass es einen klaren Prüfpfad für alle Aktivitäten im Zusammenhang mit einem Bericht bietet und Ihre sensiblen Whistleblowing-Daten sicher aufbewahrt.

Incident Management-Systeme werden oft zugunsten von billigeren, generischen Alternativen (wie Microsoft Excel) übersehen. Es ist jedoch wichtig, potenzielle Einsparungen gegen Datenschutz- und Sicherheitsverpflichtungen abzuwägen – insbesondere wenn es sich um streng vertrauliche Informationen über Ihr Unternehmen und seine Mitarbeiter handelt. 

7. Schulung und Unterstützung bei der Implementierung

Einige Anbieter bieten möglicherweise Schulungen an, um Ihnen zu helfen, Ihre Hotline optimal zu nutzen – insbesondere, wenn auch Software geliefert wurde – sowie Unterstützung bei der Implementierung und Einführung und die entsprechenden Verfahren .

Vergewissern Sie sich, dass der Anbieter angibt, welche Schulung und Unterstützung “standardmäßig” angeboten wird und welche (falls vorhanden) zusätzlich berechnet wird.

 

Andere Kostenerwägungen

Möglicherweise können Sie von einem Anbieter ein besseres Angebot erhalten, wenn Sie einen längerfristigen Vertrag abschließen. Die Länge des Vertrags wird wahrscheinlich die Höhe eines eventuellen Rabatts beeinflussen.

Stellen Sie sicher, dass Sie eine klare Vorstellung davon haben, was Sie brauchen, wenn Sie mit einem Hotline-Anbieter in Verhandlungen treten. In Gesprächen werden wahrscheinlich neue Bedürfnisse und Anforderungen zutage treten, die Sie nicht in Betracht gezogen haben, also seien Sie darauf vorbereitet, eine umfassendere Lösung zu evaluieren als Sie vielleicht ursprünglich erwartet haben.

Vergewissern Sie sich jedoch, dass Ihr Anbieter eine Lösung vorschlägt, die Ihre spezifischen Bedürfnisse widerspiegelt und Ihren allgemeinen Zielen entspricht. 

Was nun?

Die Kosten für die Einrichtung einer Whistleblower-Hotline können ein wesentliches Unterscheidungsmerkmal zwischen den Anbietern sein, sind aber selten das einzige Kriterium. Wenn Sie sich über unseren Service informieren möchten, lesen Sie bitte unsere Übersicht zur Whistleblower-Hotline für Mitarbeiter.

Für einen unverbindlichen Kostenvoranschlag nutzen Sie bitte das Formular zur Preisanfrage.