Erfassung von Whistleblowing- Meldungen für Drittparteien

Die Herausforderung

Moderne Unternehmen jeder Größe sind auf Dritte angewiesen, um wichtige Geschäftsabläufe durchzuführen. Dadurch stellen Drittparteien heute eine größere Risikoquelle dar als je zuvor. Die Auswirkungen dieses erhöhten Risikos sind gut dokumentiert: Eine aktuelle Gartner‑Umfrage zeigt, dass eine große Mehrheit der Unternehmen bereits betriebliche Störungen aufgrund unzureichend gemanagter Drittparteirisiken erlebt hat¹. Die Erfassung von Vor‑Ort‑Meldungen zu Fehlverhalten bildet die Grundlage für die effektivsten Governance‑, Risiko‑ und Compliance‑Programme.

Die Lösung

Eine höhere Anzahl an Meldungen führt zu einer Verringerung des Gesamtrisikos und zu positiveren Geschäftsergebnissen. Im heutigen regulatorischen Umfeld erhöht es die Wirksamkeit und den Mehrwert Ihres Vorfallmanagement-Programms, wenn Sie Ihre Ethics-Hotline allen Drittparteien zugänglich machen, die mit Ihrem Unternehmen interagieren.

EthicsPoint zentralisiert diese Berichte in einer einzigen Datenbank, um Vorfälle und Ergebnisse besser nachverfolgen zu können. Auch Ihre Drittparteien sollten denselben Zugang zu einem zuverlässigen, verfügbaren und flexiblen Meldesystem haben, um die für Ihr Unternehmen wichtigsten Ergebnisse zu erzielen.

Wenn Sie Ihre Drittparteien dazu befähigen, Fehlverhalten zu melden oder Anfragen zu stellen, stärkt dies Ihre GRC-Praxis und festigt Ihre Außenwirkung als ethisches Unternehmen.

Prozess: Meldung von Vorfällen für Drittparteien

1. Sammeln Sie Meldungen über Fehlverhalten von Dritten, die in direkter Beziehung zu Ihrem Unternehmen stehen, indem Sie ihnen Zugang zu einem sicheren, vertrauenswürdigen Meldekanal für Vorfälle gewähren.
2. Machen Sie Ihre Drittparteien im Rahmen ihres Standard-Onboardings mit anpassbaren digitalen Awareness-Materialien auf die Verfügbarkeit von Meldekanälen aufmerksam.
3. Verwalten Sie alle Fälle in einer zentralen Datenbank, mit der Möglichkeit, individuelle Prozesse zur Bearbeitung von Meldungen für Drittparteien mit abgestuften Zugriffsrechten und Workflow-Funktionen zu erstellen.
4. Analysieren Sie Vorfälle von Fehlverhalten bei Drittparteien und berichten Sie darüber an relevante Stakeholder im Unternehmen, um Problembereiche zu identifizieren und anzugehen.
5. Handeln Sie auf Grundlage der Erkenntnisse aus Ihrem Vorfallmanagement-Programm: Passen Sie das Onboarding von Drittparteien an, implementieren Sie eine Lösung für das Risikomanagement von Drittparteien und optimieren Sie Ihre Richtlinien, um Schwachstellen zu beheben.