Für europäische Compliance entwickelt. Weltweit bewährt.

Ein Hinweisgebersystem bietet Mitarbeitern und externen Stakeholdern eine geschützte Möglichkeit, mutmaßliches Fehlverhalten, Verstöße gegen Richtlinien oder rechtliche Bedenken zu melden. Gleichzeitig stellt es Unternehmen einen strukturierten Prozess zur Verfügung, um Meldungen entgegenzunehmen, Folgemaßnahmen zu steuern, Zugriffsrechte zu verwalten und den gesamten Fall nachvollziehbar zu dokumentieren. Ein Hinweisgebersystem umfasst in der Regel sowohl Meldekanäle für die Entgegennahme von Meldungen als auch ein Fallmanagementsystem für deren weitere Bearbeitung.

Menschen müssen darauf vertrauen können, Bedenken äußern zu können, ohne Nachteile befürchten zu müssen. Ein Hinweisgebersystem stärkt dieses Vertrauen durch klare Meldekanäle, die Möglichkeit anonymer Meldungen und eine sichere Kommunikation während der gesamten Fallbearbeitung.

NAVEX WhistleB unterstützt Unternehmen dabei, Hinweisgeberschutzvorgaben in ganz Europa umzusetzen – einschließlich nationaler Gesetze zur Umsetzung der EU-Hinweisgeberrichtlinie, DSGVO-Anforderungen an den Umgang mit personenbezogenen Daten sowie länderspezifischer Meldepflichten.

WhistleB unterstützt Unternehmen dabei, eine vertrauensvolle Speak-up-Kultur aufzubauen – mit einem sicheren Hinweisgebersystem, das speziell für die Anforderungen europäischer Hinweisgeberschutzvorgaben entwickelt wurde.

Um Fristen zuverlässig einzuhalten, erhalten Fallbearbeiter Transparenz über Eingangsbestätigungen und Folgemaßnahmen. Erinnerungen und geführte Workflows unterstützen Teams dabei, die Fristen für die Eingangsbestätigung innerhalb von sieben Tagen sowie die Rückmeldung innerhalb von drei Monaten im Blick zu behalten. Erfahren Sie mehr über die Einhaltung der EU-Hinweisgeberrichtlinie und nationaler Umsetzungsgesetze.

WhistleB unterstützt Unternehmen bei der Einhaltung der Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) mit sicheren Meldekanälen, der Möglichkeit anonymer Meldungen, kontrollierten Zugriffsrechten und einer strukturierten Dokumentation aller Fallaktivitäten.

Seit Juli 2023 sind Unternehmen mit 50 oder mehr Beschäftigten verpflichtet, eine interne Meldestelle einzurichten. Meldungen müssen innerhalb von sieben Tagen bestätigt, von unparteiischen, benannten Personen bearbeitet und innerhalb von drei Monaten nach der Eingangsbestätigung beantwortet werden. Die Identität der hinweisgebenden Person ist vertraulich zu behandeln, Meldungen müssen dokumentiert werden und sowohl mündliche als auch schriftliche Meldungen müssen möglich sein. Auf Wunsch muss außerdem ein persönliches Treffen angeboten werden.

WhistleB unterstützt mündliche Meldungen über IVR und Live-Telefonie, die als Zusatzoptionen für alle Abonnements verfügbar sind. Hinweisgeber können über die sichere Dialogfunktion ein persönliches Treffen anfragen. Telefonisch oder persönlich eingegangene Meldungen lassen sich der Fallakte hinzufügen, sodass alle Meldungen zentral in einem System dokumentiert werden. Anonyme Meldungen gehen über die gesetzlichen Mindestanforderungen hinaus: Das HinSchG empfiehlt sie, schreibt sie jedoch nicht verpflichtend vor. WhistleB bietet Fallbearbeitern Transparenz über Eingangsbestätigungen und Folgemaßnahmen und unterstützt Teams dabei, die Fristen von sieben Tagen für die Eingangsbestätigung sowie drei Monaten für die Rückmeldung zuverlässig einzuhalten.

WhistleB erfüllt – wie alle Softwarelösungen von NAVEX – die Anforderungen führender Standards für Datenschutz und Informationssicherheit, darunter SOC 2 Type II audit, ISO 27001 sowie das Data Privacy Framework. Erfahren Sie mehr über unsere Datenschutzstandards.

Ja. Mitarbeiter können über WhistleB anonym Meldungen einreichen und mit sicheren Zugangsdaten jederzeit zu ihrer Meldung zurückkehren. So können sie Rückfragen beantworten oder den Bearbeitungsstand verfolgen, ohne ihre Identität offenzulegen. Erfahren Sie mehr über anonymes Melden.

WhistleB schützt die Anonymität von Hinweisgebern, indem Meldungen ohne Angabe der Identität eingereicht, mit sicheren Zugangsdaten erneut aufgerufen und direkt im System sicher mit Fallbearbeitern kommuniziert werden können. Bei Meldungen über IVR wird die Stimme des Hinweisgebers anonymisiert, sodass Fallbearbeiter sie nicht erkennen können.

Ja. WhistleB unterstützt mehrsprachiges Melden und Fallmanagement. Die webbasierten Meldeportale stehen in über 60 Sprachen zur Verfügung, mobiles Melden wird in mehr als 60 Sprachen unterstützt und IVR ist in 40 Sprachen verfügbar. Fallbearbeiter können außerdem integrierte maschinelle Übersetzungen oder professionelle Übersetzungsdienste nutzen, wenn Meldungen eine zusätzliche Prüfung erfordern.

WhistleB wurde speziell für Unternehmen entwickelt, die den Schwerpunkt auf die Einhaltung europäischer Hinweisgeberschutzvorgaben, Datenschutz, mehrsprachige Meldekanäle, Datenhosting in der EU und eine schnelle Implementierung legen.

NAVEX One Whistleblowing & Incident Management (EthicsPoint Professional) richtet sich an Unternehmen mit globalen Anforderungen an das Fallmanagement und bietet erweiterte Analysen, ausgereifte Enterprise-Workflows, Integrationen sowie umfassende Funktionen für Compliance- und Ethikprogramme.

WhistleB unterstützt Teams dabei, Fristen für Eingangsbestätigungen und Folgemaßnahmen jederzeit im Blick zu behalten. Nach Eingang einer Meldung wird automatisch eine Eingangsbestätigung versendet. Fallbearbeiter können direkt im System mit Hinweisgebern kommunizieren und Erinnerungen sowie geführte Workflows nutzen, um Rückmeldungen fristgerecht zu bearbeiten.

Die Dauer der Implementierung hängt von Ihren Anforderungen ab. Die meisten Kunden können WhistleB jedoch innerhalb von vier bis sechs Wochen produktiv nutzen. Jede Implementierung beginnt mit einem Kick-off-Termin, in dem Meldekanäle, Sprachanforderungen, Benutzerzugriffe und die nächsten Schritte bis zum Go-live abgestimmt werden. Ihr Professional Services Team bestätigt im Rahmen dieses Termins den individuellen Implementierungsplan und Zeitrahmen.