NAVEX One Disclosure Management unterstützt Sie dabei, potenzielle Interessenkonflikte (COIs) Ihrer Mitarbeiter zu erfassen und zu überwachen, einschließlich Angaben zu Geschenken, Reisen und Bewirtungen. Nutzen Sie einheitliche Prozesse, verfolgen Sie Änderungen im Zeitverlauf und erstellen Sie aussagekräftige COI-Berichte in einem zentralen System.
Bieten Sie Mitarbeitern eine klare Möglichkeit, potenzielle Interessenkonflikte offenzulegen, und stellen Sie Prüfern einen einheitlichen Prozess zur Bewertung, Nachverfolgung und Verwaltung von Offenlegungen bereit.
Nutzen Sie konfigurierbare Fragebögen, um die Offenlegungsinformationen zu erfassen, die Ihr Team benötigt
Leiten Sie jeden Vorgang an den zuständigen Prüfer weiter und verknüpfen Sie relevante Dokumente direkt mit der Prüfung
Bieten Sie Mitarbeitern eine einfache Möglichkeit, Angaben zu aktualisieren, wenn sich Umstände ändern
Klare Fragen führen zu klareren Antworten. NAVEX One Disclosure Management unterstützt Sie dabei, Fragebögen zu Interessenkonflikten an Ihre Richtlinien, Mitarbeitergruppen und Prüfungsanforderungen anzupassen. Anschließend können Sie jede Offenlegung über einen einheitlichen Prozess an die richtige Person oder das zuständige Team zur Bewertung weiterleiten.
Fördern Sie ethisches Verhalten, indem Sie Mitarbeitern klare Anlässe geben, Offenlegungen einzureichen, zu bestätigen oder zu aktualisieren. Die COI Disclosure Management Software auf der NAVEX One GRC-Plattform unterstützt Sie dabei, Offenlegungen mit dem Onboarding, jährlichen Schulungen und weiteren Aktivitäten Ihres Risiko- und Compliance-Programms zu verknüpfen.
Ihr Offenlegungsprozess sollte die Informationen abfragen, die Ihre Prüfer benötigen. NAVEX One Disclosure Management unterstützt Sie dabei, Fragebögen nach Offenlegungsart, Richtlinienanforderung und Mitarbeitergruppe zu konfigurieren, sodass jedes Formular dem jeweiligen Risikobereich entspricht.
Jährliche Kampagnen schaffen eine Grundlage, doch Interessenkonflikte können sich ändern, wenn ein Mitarbeiter eine Nebentätigkeit aufnimmt, ein Geschenk erhält, die Rolle wechselt oder eine neue Geschäftsbeziehung eingeht. NAVEX One Disclosure Management unterstützt Mitarbeiter dabei, ihren Offenlegungsstatus bei veränderten Umständen zu aktualisieren, ohne auf die nächste Kampagne warten zu müssen.
Offenlegungsdaten sind besonders wertvoll, wenn Ihr Team Muster erkennen kann und nicht nur einzelne Einreichungen. Die Berichtsfunktionen von NAVEX One Disclosure Management helfen Ihnen dabei zu verstehen, wo Offenlegungsaktivitäten stattfinden und in welchen Bereichen Ihr Programm möglicherweise mehr Aufmerksamkeit benötigt.
Die manuelle Verwaltung von Offenlegungen erschwert die konsistente Erfassung von Informationen, die Verknüpfung relevanter Zusammenhänge und den Überblick darüber, welche Vorgänge noch bearbeitet werden müssen. NAVEX One Disclosure Management bietet Teams einen strukturierteren Prozess für die Verwaltung von Offenlegungsaktivitäten.
Unterschiedliche Offenlegungen können unterschiedliche Prüfungsworkflows erfordern. NAVEX One Disclosure Management unterstützt Teams dabei, Workflows zu konfigurieren, Prüfer zuzuweisen und Rückfragen direkt mit dem jeweiligen Offenlegungsvorgang zu verknüpfen.
Machen Sie Compliance zu einem festen Bestandteil des Arbeitsalltags in Ihrem Team. Mit den professionellen Dienstleistungen von NAVEX wird Compliance zu mehr als nur einer Anforderung – es wird zu einem festen Bestandteil, der Ihre Betriebskultur verbessert.
Beginnen Sie Ihre Reise in Sachen Governance, Risiko und Compliance? Wir stehen immer an Ihrer Seite. Gemeinsam analysieren wir Ihren speziellen Bedarf und entwerfen ein Vorgehen, das genau auf Ihr Team abgestimmt ist – und das endet nicht mit der Software-Einrichtung. Wir setzen uns voll dafür ein, dass Sie NAVEX One bequem und selbstbewusst verwenden können.
Hinter jeder Erfolgsgeschichte steht ein hilfreiches Team – und genau das bekommen Sie mit NAVEX. Wir sind immer für Sie da, für kurze Anfragen ebenso wie für eine intensive Beratung.
Ganz gleich, ob Sie verschiedene Systeme in Ihrem Betrieb zusammenführen oder ein unternehmensweites Projekt zur Prozessoptimierung aufsetzen möchten – wir sind immer an Ihrer Seite. Gemeinsam analysieren wir komplexe Abläufe, stellen die richtigen Fragen, bringen die wichtigsten Beteiligten an einen Tisch und stellen uns auf Herausforderungen ein, noch bevor sie eintreten. Wie auch immer Ihre Ausgangslage aussieht – wir helfen Ihnen, Ihre Investition voll auszuschöpfen.
Mitarbeiter sollten eine COI-Offenlegung einreichen, wenn sie einen potenziellen Interessenkonflikt oder eine meldepflichtige Aktivität offenlegen müssen.
Häufige Beispiele sind Nebentätigkeiten, familiäre oder persönliche Beziehungen, Geschenke, Bewirtungen, Reisen, Funktionen in Aufsichtsgremien oder Beziehungen zu Lieferanten. Einige Mitarbeiter benötigen möglicherweise gezieltere Fragen auf Grundlage ihrer Rolle oder ihres Risikoprofils, insbesondere wenn sie Einfluss auf die Auswahl von Lieferanten, Einstellungsentscheidungen, Genehmigungen oder den Zugang zu sensiblen Geschäftsinformationen haben.
Mitarbeiter sollten eine COI-Offenlegung aktualisieren, sobald sich relevante Umstände ändern. Darüber hinaus können sie aufgefordert werden zu bestätigen, dass ihre Offenlegungsinformationen weiterhin korrekt sind, beispielsweise im Rahmen des Onboardings, jährlicher Offenlegungskampagnen oder wiederkehrender Bestätigungen.
NAVEX One Disclosure Management unterstützt jährliche Kampagnen, geänderte Angaben und unterjährige Aktualisierungen, sodass Teams Offenlegungsdaten das ganze Jahr über aktuell halten können.
Betrachten Sie Geschenke, Bewirtungen, Reisen und Einladungen als Offenlegungsanlässe, wenn sie eine geschäftliche Entscheidung beeinflussen könnten oder den Anschein einer Einflussnahme erwecken. Legen Sie klare und leicht zugängliche Richtlinien fest, die definieren, was zulässig ist, was genehmigt werden muss und was dokumentiert werden muss – sowie in welchem System dies zu erfolgen hat. Bieten Sie Ihren Mitarbeitern Schulungen und praxisnahe Beispiele an, insbesondere für Situationen mit Lieferanten oder Kunden, damit sie erkennen können, was vor der Annahme oder Gewährung einer Leistung genehmigt oder offengelegt werden muss. Stellen Sie außerdem sicher, dass Mitarbeiter die Richtlinie leicht einsehen oder bei Unsicherheiten Unterstützung anfordern können. Weitere Informationen finden Sie in unserem Toolkit zu Interessenkonflikten und Unternehmensgeschenken.
Reduzieren Sie den Verwaltungsaufwand, indem Sie Offenlegungen einfacher einreichen, prüfen und an einem zentralen Ort nachverfolgen. Dadurch verringert sich der Aufwand für Aufgaben, die häufig viel Zeit in Anspruch nehmen, wie das Nachverfolgen verspäteter Antworten, das Zuordnen von Dateien zu Vorgängen, die Prüfung von Tabellenkalkulationen oder die Zusammenstellung von Informationen für Berichte und Audits.
Mitarbeiter sollten wissen, wo sie Informationen einreichen oder aktualisieren können. Prüfer sollten auf einen Blick erkennen können, welche Vorgänge Aufmerksamkeit erfordern, ohne E-Mails, Tabellenkalkulationen oder freigegebene Ordner durchsuchen zu müssen. Automatisierte Erinnerungen können jährliche Kampagnen unterstützen, während Fragen, Dokumente und Prüfungsnotizen mit der Offenlegung verknüpft bleiben. COI Disclosure Management Software kann Sie bei all diesen Aufgaben unterstützen.
Ja. NAVEX One Disclosure Management unterstützt die stellvertretende Einreichung von Offenlegungen. Autorisierte Administratoren können beim Ausfüllen eines Fragebogens die Option „Complete by Proxy“ auswählen, die zuständige Person festlegen, die relevanten Offenlegungsinformationen erfassen und bestätigen, dass das Formular stellvertretend ausgefüllt wurde. Dadurch lässt sich ein konsistenter Offenlegungsprozess aufrechterhalten, auch wenn bestimmte Personen ein Offenlegungsformular nicht selbst ausfüllen können.
Technologie kann Ihre Offenlegungsdaten strukturierter aufbereiten, sodass Ihr Team Aktivitäten über verschiedene Einreichungen, Abteilungen, Standorte und Kampagnen hinweg vergleichen kann.
So lassen sich beispielsweise wiederkehrende Geschenke desselben Lieferanten, ein Anstieg von Offenlegungen zu Nebentätigkeiten oder ähnliche Interessenkonflikte innerhalb eines Teams erkennen. Berichte und Dashboards können dabei helfen, solche Muster frühzeitig zu identifizieren und zu entscheiden, wo Richtlinien, Schulungen oder Prüfungsaktivitäten verbessert werden sollten.
Interessenkonflikte betreffen dieselben Entscheidungen, die durch Anti-Korruptionsmaßnahmen und Kontrollen für Drittparteien geschützt werden sollen: Wer erhält Aufträge, wer genehmigt Ausgaben, wie werden Lieferanten ausgewählt und wie werden Geschäftsbeziehungen geführt?
Familiäre Beziehungen zu einem Lieferanten, finanzielle Interessen an einem Geschäftspartner oder Geschenke von Personen, die geschäftliche Vorteile anstreben, können diese Entscheidungen beeinflussen. Regulatorische Anforderungen spielen eine Rolle, weil von Unternehmen erwartet wird, über Kontrollen zu verfügen, die das Risiko unzulässiger Einflussnahme, Bestechung, Korruption oder Fehlverhaltens von Drittparteien reduzieren.
Erfahren Sie mehr über COI-Offenlegungen, Leitlinien für Mitarbeiter und Compliance-Risiken, die das ganze Jahr über auftreten können.
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Erfahren Sie, wie Sie tatsächliche oder potenzielle Interessenkonflikte erkennen und offenlegen. Fördern Sie Transparenz, steuern Sie Risiken frühzeitig und stärken Sie Ihr Bekenntnis zu Integrität.
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30 Sept. 2025 Pressemitteilung
CDL Nuclear Technologies, a fast-growing leader in cardiac diagnostic solutions, has built a centralized compliance program to protect its culture, streamline processes, and scale with its rapid expansion. Under the leadership of Chief Compliance Officer Heather Hurst, CDL has transformed how its distributed workforce manages regulatory requirements while continuing to deliver trusted service to healthcare providers nationwide.
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Von der ersten Offenlegung über die Prüfung bis hin zur Berichterstattung unterstützt Sie NAVEX One Disclosure Management dabei, potenzielle Interessenkonflikte mit klareren Workflows, besserer Transparenz und geringerem Verwaltungsaufwand zu verwalten.