Executive Summary und regionale Daten-Highlights

Der Median der Meldungen pro 100 Mitarbeiter erreichte erneut einen Höchststand. Mit 1,65 im Jahr 2025 entspricht dies einem Anstieg von nahezu 5% gegenüber den Rekordwerten der beiden Vorjahre, die bei 1,57 Meldungen pro 100 Mitarbeiter lagen. Das ist besonders bemerkenswert, da wirtschaftliche Unsicherheit in der Vergangenheit eher zu geringeren Meldezahlen geführt hat – aus Sorge der Hinweisgeber, durch eine Meldung Aufmerksamkeit auf sich zu lenken. Diesen Trend haben wir während der Pandemie beobachtet.

Consistent with the overall increase in report volume, fewer organizations are experiencing very low reporting activity, and more are receiving higher Reports per 100 employees. Reporting increased across nearly all organization sizes, except for the largest enterprises, which still remained near five-year highs.

Im Einklang mit dem insgesamt steigenden Meldevolumen verzeichnen weniger Unternehmen sehr niedrige Meldeaktivitäten, während mehr Unternehmen höhere Meldungen pro 100 Mitarbeiter erhalten. Die Meldezahlen stiegen in nahezu allen Unternehmensgrößen – mit Ausnahme der größten Unternehmen, die weiterhin nahe an den Höchstwerten der letzten fünf Jahre lagen.

Unternehmen, die alle Eingangskanäle – Web, Hotline und andere Quellen – verfolgen, melden konsequent eine höhere Sichtbarkeit von Bedenken als Unternehmen, die nur einige Kanäle verfolgen. Für Compliance-Verantwortliche bestätigt dies eine bekannte Erkenntnis: Die Vollständigkeit der Erfassung hat direkten Einfluss auf die Qualität der Risikotransparenz.

Die Überwachung aller Meldekanäle bleibt unerlässlich, um das vollständige Risikoprofil des Unternehmens zu verstehen. 

Gleichzeitig stellen steigende Meldezahlen höhere Anforderungen an die Reaktionssysteme – was sich in längeren Fallabschlusszeiten widerspiegelt.

Eine der wichtigsten Erkenntnisse der diesjährigen Daten bezieht sich auf die Fallabschlusszeit. Die mediane Fallabschlusszeit stieg im Jahresvergleich um sieben Tage – von 21 auf 28 Tage, was einem Anstieg von 33 % entspricht. Keine Unternehmensgröße blieb von dem Anstieg verschont, und nahezu alle Risikotypen verzeichneten längere Untersuchungszeiten.

Selbst Kategorien, die historisch schneller abgeschlossen wurden, wie Workplace Civility, verzeichneten einen deutlichen Anstieg. Fälle im Bereich Workplace Civility verzeichneten einen Anstieg der medianen Dauer von 19 auf 31 Tage. Dies kann auf komplexere Sachverhalte, veränderte Ressourcennutzung oder weiterentwickelte Workflows zurückzuführen sein, die zusätzliche Prüfung und Validierung erfordern. Verzögerungen bei der Untersuchung dieser Angelegenheiten können sich negativ auf die Arbeitsplatzkultur auswirken, was sie zu einer wichtigen Kennzahl für die kontinuierliche Überwachung macht.

Positiv ist, dass der Prozentsatz der Fälle, die länger als 100 Tage offen sind, zurückgegangen ist. Allerdings ging der Anteil der innerhalb von 10 Tagen abgeschlossenen Fälle deutlich zurück – ein Hinweis auf steigenden Druck auf die Systeme.

Auch wenn die Benchmark-Daten keine eindeutigen Ursachen für diese Veränderungen aufzeigen, gibt es mehrere übergeordnete Faktoren, die die Dauer von Untersuchungen beeinflussen könnten und berücksichtigt werden sollten. Personalabbau sowie umfassendere geopolitische und wirtschaftliche Entwicklungen können zu komplexeren Fällen und längeren Prüfungszeiten beitragen.

Darüber hinaus – und erstmals in diesem Bericht berücksichtigt – könnte die zunehmende Integration KI-gestützter Tools in den Fall management prozess zusätzliche Verfahrensschritte mit sich bringen, etwa automatisierte Analysen mit anschließender menschlicher Validierung, die zwar tiefere Einblicke ermöglichen, aber auch die Bearbeitungszeiten verlängern.

Unabhängig davon, ob dies durch Arbeitsbelastung, Fallkomplexität oder Anpassungen von Prozessen bedingt ist – eine zeitnahe Bearbeitung bleibt entscheidend, um das Vertrauen der Hinweisgeber aufrechtzuerhalten.

Verhalten am Arbeitsplatz stellt weiterhin die größte Kategorie der eingehenden Meldungen dar, wobei Workplace Civility innerhalb dieser Kategorie nach wie vor der am häufigsten gemeldete Risikotyp ist. Allerdings ging die Zahl der Meldungen im Bereich Verhalten am Arbeitsplatz in diesem Jahr leicht zurück.

Gleichzeitig verzeichneten mehrere Risikotypen Anstiege sowohl bei der Häufigkeit als auch bei den medianen Meldewerten, darunter Workplace Civility, Vergeltungsmaßnahmen, politische Aktivität, Umwelt und unmittelbare Bedrohung.

Diese Kategorien erfordern möglicherweise eine intensivere Sachverhaltsaufklärung, was ein Faktor für die im Jahr 2025 beobachteten längeren Untersuchungszeiten sein könnte. 

Meldungen zu Vergeltungsmaßnahmen bleiben ein besonders wichtiger Bereich, den Führungskräfte im Blick behalten sollten. Obwohl die Meldezahlen stiegen, gingen die Substantiierungsraten zurück (siehe unten), und die mediane Fallabschlusszeit erhöhte sich von 32 auf 35 Tage. Denn Bedenken hinsichtlich Vergeltungsmaßnahmen beeinflussen, ob Mitarbeiter sich sicher fühlen, Bedenken anzusprechen. Vorstände und Führungskräfte sollten diese Kennzahl weiterhin genau verfolgen, da eine geringe Anzahl an Meldungen zu Vergeltungsmaßnahmen nicht unbedingt auf ein niedriges Vergeltungsrisiko hinweist. 

Meldemuster im Bereich der Finanzberichter stattung normalisieren sich weiter nach den pandemiebedingten Veränderungen. Finanz- und vermögensbezogene Themen, einschließlich Buchhaltung, Prüfung und Finanzberichterstattung sowie Missbrauch oder Veruntreuung von Vermögenswerten, näherten sich wieder historischen Niveaus an. 

Zusammengenommen deuten diese Trends darauf hin, dass Speak-Up-Systeme ein breiteres Spektrum an organisatorischen Risiken aufdecken. Für Führungsteams bedeutet diese Entwicklung, dass Untersuchungen wahrscheinlich nuancierter und funktions über greifender werden, was eine stärkere Koordination zwischen Compliance-, HR-, Rechts- und operativen Funktionen erfordert.

Nachdem die Substantiierungsrate im Jahr 2024 ein Allzeithoch erreicht hatte, ging sie im Jahr 2025 insgesamt leicht zurück. Die mediane Rate sank um zwei Prozentpunkte auf 44%, bleibt jedoch weiterhin im mittleren 40%-Bereich, der einen Großteil der Zeit seit der Pandemie geprägt hat. Auch wenn jeder Rückgang Aufmerksamkeit verdient, bleibt die Substantiierung im Vergleich zu langfristigen Entwicklungen weiterhin auf einem hohen Niveau.

Nach Häufigkeit betrachtet wiesen neun der 24 Risikotypen eine Substantiierungsrate von über 50% auf, wobei der Risikotyp „Unmittelbare Bedrohung für Personen, Tiere oder Eigentum“ mit 83% am häufigsten substantiert wurde. Auch wenn interne Meldesysteme keine Notfallservices sind, unterstreicht die durchgehend hohe Substantiierungsrate bei Meldungen zu unmittel baren Bedrohungen die entscheidende Rolle von Speak-up-Systemen bei der Identifizierung und Validierung schwerwiegender Sicherheitsrisiken. Themen im Bereich globaler Handel wurden zu 56% substantiert, was die Bedeutung einer kontinuierli chen Überwachung in Bereichen mit zunehmender regulatorischer Prüfung unterstreicht.

Keiner der sieben Risikotypen innerhalb der Kategorie Verhalten am Arbeitsplatz erreichte eine Substantiierungsrate von 50% oder mehr nach Häufigkeit. Gleichzeitig blieb die mediane Substantiierungsrate dieser Risikokategorie in den letzten fünf Jahren bemerkenswert stabil bei 38–40%. Die relative Stabilität der Substantiierung im Bereich Verhalten am Arbeitsplatz deutet auf konsistente Bewertungsmaßstäbe in einer Kategorie hin, die häufig komplex und stark vom Einzelfall geprägt ist.

Meldungen zu Vergeltungsmaßnahmen wurden zu 16% substantiert – ein Rückgang um zwei Prozentpunkte gegenüber dem Vorjahr und deutlich unter der Gesamt-Substantiierungsrate. Angesichts des starken Einflusses, den die Angst vor Vergeltungsmaßnahmen auf das Meldeverhalten hat, erfordert diese Lücke besondere Aufmerksamkeit. Vorstände und Führungsteams sollten sicherstellen, dass Anschuldigungen von Vergeltungsmaßnahmen mit der erforderlichen Sorgfalt untersucht werden und dass Kommunikation sowie organisatorische Maßnahmen aktiv dazu beitragen, entsprechende Bedenken auszuräumen.

Angesichts steigender Meldezahlen, sich verändernder regulatorischer Prioritäten und zunehmender Fallkomplexität ist eine leichte Abschwächung der Substantiierungsraten nicht unerwartet.

Die Ergebnisdaten deuten darauf hin, dass Unternehmen gezieltere und differenziertere Abhilfemaßnahmen ergreifen. Die Ergebnisse „Keine Maßnahme“ für begründete Fälle fielen auf den niedrigsten Stand seit fünf Jahren, was darauf hindeutet, dass Unternehmen zunehmend Maßnahmen ergreifen. Gleichzeitig stiegen Schulungen und Disziplinarmaßnahmen als Ergebnisse an, während Beschäftigungs beendigungen in mehreren wichtigen Risiko kategorien zurückgingen, darunter Missbrauch oder Veruntreuung von Vermögenswerten sowie Buchhaltung, Prüfung und Finanzberichterstattung.

Insgesamt deuten diese Entwicklungen auf eine differenziertere Form der Verantwortungs übernahme hin Anstatt standardmäßig auf Kündigungen zurückzugreifen, scheinen Unternehmen Erwartungen zunehmend durch korrigierende Schulungsmaßnahmen sowie dokumentierte Disziplinar- und Kontroll maßnahmen zu stärken. Diese Verschiebung kann auch unbeabsichtigte Folgen haben.

Obwohl Schulungen und dokumentierte Disziplinarmaßnahmen durchdachte und verhältnismäßige Reaktionen darstellen können, sind sie für die breitere Belegschaft oft weniger sichtbar als Kündigungen. Wenn Abhilfemaßnahmen nicht ersichtlich sind, müssen Unternehmen möglicherweise durch angemessene Kommunikation und Führungsbotschaften verstärken, dass Bedenken ernst genommen und konsequent angegangen werden. Die wahrgenommene Verantwortung ist für eine Speak-Up-Kultur genauso wichtig wie die tatsächliche Verantwortung.

Die Unternehmensgröße beeinflusst weiterhin die Verteilung der Ergebnisse. Kleinere Unternehmen griffen häufiger zu „keine Maßnahme“, während größere Unternehmen Veränderungen bei den Trennungsraten im Jahresvergleich verzeichneten – ein Hinweis auf Unterschiede in Governance-Strukturen und Durchsetzungsansätzen.

Für Vorstände und Führungskräfte erfordern diese Entwicklungstrends weiterhin besondere Aufmerksamkeit. Konsistenz, Verhältnismäßigkeit und Transparenz bei Abhilfemaßnahmen sind entscheidend, um das Vertrauen in Speak-up Systeme aufrechtzuerhalten – insbesondere bei steigenden Meldezahlen und zunehmender Komplexität von Untersuchungen. 

Insgesamt deuten steigende Meldezahlen, rückläufige „keine Maßnahme“-Ergebnisse und längere Untersuchungszeiten eher auf eine höhere Verfahrenssorgfalt als auf eine geringere Verantwortlichkeit hin. Eine kontinuierliche Aufsicht trägt dazu bei, dass disziplinarische Entscheidungen gut dokumentiert bleiben und im gesamten Unternehmen konsistent angewendet werden.

Web-Meldungen übersteigen weiterhin Hotline Meldungen in der Häufigkeit. Die Nutzung der Hotline durch Mitarbeiter ist über einen Zeitraum von drei Jahren zurückgegangen, während die webbasierte Erfassung zugenommen hat. Meldungen über andere Kanäle nahmen leicht zu und unterstreichen die Bedeutung, auch Hinweise zu erfassen, die außerhalb formaler Hotline- und Web-Kanäle eingehen.

Unternehmen, die die Erfassung über alle verfügbaren Kanäle hinweg nachverfolgen – Web, Hotline und andere Kanäle – verzeichnen signifikant höhere mediane Meldungen pro 100 Mitarbeiter als Unternehmen, die nur einige Kanäle berücksichtigen. Dieser Unterschied unterstreicht einen zentralen Punkt: Transparenz schafft Erkenntnisse. Programme, die nicht alle Meldekanäle zentral bündeln und überwachen oder Daten nur in isolierten Systemen erfassen, unterschätzen möglicherweise ihr tatsächliches Risikoprofil.

Web-Meldungen bleiben eher anonym, zeigen aber weiterhin starke Substantiierungsraten. Die Kombination aus höherem anonymem Web Reporting und stabilen Substantiierungsraten zeigt, dass digitale Kanäle weiterhin glaubwürdige und verwertbare Informationen liefern.

Auch die Interaktion mit anonymen Hinweisgebern erreichte ein Fünfjahreshoch und zeigt, dass Anonymität einen konstruktiven Dialog zwischen Hinweisgebern und Unternehmen nicht verhindert.

Drittparteien nutzen zunehmend die webbasierte Erfassung, wobei nahezu die Hälfte der Meldungen von Drittparteien weiterhin über die Hotline eingeht. Da sich das Meldeverhalten weiter verändert, sollten Unternehmen sicherstellen, dass alle Kanäle zugänglich, gut veröffentlicht und innerhalb eines einheitlichen Fallmanagement Rahmens integriert bleiben, um eine konsistente Sichtbarkeit und Übersicht zu gewährleisten.

Meldungen von Drittparteien, die im Jahr 2025 etwa 10% der identifizierten Hinweisgeberbe ziehungen ausmachen, liefern wichtige externe Einblicke in Geschäftsintegrität und finanzielle Risiken – insbesondere in komplexen Lieferketten und globalen Geschäftsstrukturen.

Drittparteien melden im Vergleich zu Mitarbeitern überproportional häufig Themen aus den Bereichen Buchhaltung , Prüfung und Finanzberichterstattung sowie Geschäftsintegrität – was ihre besondere Perspektive auf finanzielle, transaktionale und regulatorische Risiken unterstreicht.

Die Anonymität unter externen Hinweisgebern blieb niedriger als unter den Mitarbeitern, was darauf hindeutet, dass externe Stakeholder Meldungen anders angehen als die Belegschaft. Gleichzeitig ist der Anteil der Meldungen von Drittparteien, die zu „keine Maßnahme“ führen, in den letzten drei Jahren kontinuierlich zurückgegangen – ein Zeichen dafür, dass diese Hinweise zunehmend zu fundierten Prüfungen und entsprechenden Maßnahmen führen.

Die Bereitstellung zugänglicher und vertrauens würdiger Meldekanäle für externe Stakeholder ist entscheidend, da ihre besondere Perspektive Risiken aufdecken kann, die intern möglicherweise nicht sichtbar sind oder nicht gemeldet werden.

Eine der interessantesten und zugleich am schwierigsten zu erklärenden Erkenntnisse in diesem Jahr findet sich in der Risikokategorie „Sonstiges“. Historisch gesehen diente „Sonstiges“ als Heimat für Angelegenheiten, die nicht genau in definierte Risikokategorien passen. Während die Meldungen in der Kategorie „Sonstiges“ im Jahr 2025 leicht zurückgingen, zeigte diese Gruppe mehrere bemerkenswerte Veränderungen. Die Fallabschlusszeit für „Sonstiges“ hat sich erheblich erhöht. Beschäftigungsbeendigungen als Ergebnis substantiierter Fälle haben sich im Jahresvergleich mehr als verdoppelt. Gleichzeitig stieg die Substantiierungsrate in dieser Kategorie, obwohl die Gesamt-Substantiierungsrate insgesamt leicht zurückging.

Diese Veränderungen verdienen sorgfältige Aufmerksamkeit. Als „Sonstiges“ klassifizierte Meldungen können auf neu entstehende Risiken, unklare Sachverhalte oder Themen hinweisen, die an der Schnittstelle von Unternehmenskultur und Compliance liegen. Wenn eine Sammelkategorie zunehmend höhere Substantiierungsraten und weitreichendere Ergebnisse aufweist, kann dies auf neu entstehende oder funktionsübergreifende Risiken hindeuten, die noch nicht in bestehende Compliance-Klassifikationen passen – oder auf Inkonsistenzen in der Klassifizierungspraxis.

Unternehmen, die dieses Muster beobachten, sollten prüfen, ob Entwicklungen innerhalb der Kategorie „Sonstiges“ auf sich verändernde kulturelle oder operative Themen hindeuten oder Chancen bieten, die Konsistenz und das Verständnis der Klassifizierung zu verbessern.

Die Analyse von Meldetrends nach Eigentümer struktur zeigt bedeutsame Unterschiede in Meldeverhalten und -ergebnissen auf. Beispielsweise verzeichneten staatliche Einrichtungen (wenn auch mit dem geringsten Anteil im Datensatz) die höchsten medianen Meldewerte, während börsennotierte Unternehmen die niedrigsten meldeten. Private Unternehmen wiesen im Vergleich zu börsennotierten Unternehmen höhere Substantiierungsraten sowie eine höhere Häufigkeit von Beschäftigungsbeendigungen auf.

Diese Unterschiede spiegeln wahrscheinlich Unterschiede in der regulatorischen Aufsicht, den Erwartungen von Stakeholdern und den Governance-Strukturen wider. Die Eigentümer struktur bestimmt nicht die Effektivität des Programms, kann aber die Art und Weise bestimmen, wie sich Berichterstattungs- und Reaktionsmuster entwickeln. Für Führungskräfte ist es in diesem Kontext besonders wichtig, sich mit vergleichbaren Unternehmen zu benchmarken, um aussagekräftige Vergleiche zu ermöglichen und Trends richtig einzuordnen.

Offenlegungen von Interessenkonflikten bieten einen zusätzlichen, proaktiven Blickwinkel in die Unternehmenskultur. Im Jahr 2025 erreichte der Median der Offenlegungen pro 100 Mitarbeiter 3,80, wobei die Aktivität in den Vereinigten Staaten höher war als in den EMEA/APAC-Regionen. Einzelne Mitarbeiter stellten weiterhin den größten Anteil der Meldungen.

Offenlegungen zu Beziehungen und Nebentätigkeiten nahmen bei einzelnen Mitarbeitern im Jahresvergleich zu, was auf ein wachsendes Bewusstsein für potenzielle Interessenkonflikte hindeutet. Die zunehmende Offenlegung von Nebentätigkeiten könnte auch eine breitere Belegschafts- und Wirtschaftsdynamik widerspiegeln. Es überrascht nicht, dass Führungskräfte am häufigsten Vorstandspositionen und externe Investitionen offenlegten.

Im Gegensatz zu Hotline-Meldungen spiegeln Offenlegungen häufig frühzeitige Transparenz wider und nicht mutmaßliches Fehlverhalten. Eine höhere Offenlegungsaktivität kann auf ein starkes Bewusstsein für die Richtlinien, Klarheit über die Erwartungen sowie eine Kultur hindeuten, in der sich die Mitarbeiter wohlfühlen, potenzielle Konflikte aufzudecken, bevor sie zu Compliance-Bedenken werden.

Mit zunehmender Reife dieses Datensatzes wird er weitere Einblicke darüber liefern, wie proaktive Offenlegungspraktiken mit Meldevolumen, Substantiierung und Durchsetzungsmaßnahmen zusammenhängen. Für Governance-Verantwortliche stellen Offenlegungen eine wichtige Ergänzung zu den eher reaktiven Meldekennzahlen dar und schaffen Transparenz darüber, wie Risiken erkannt und gesteuert werden, bevor sie zu einer formellen Anschuldigung werden.

Die Benchmark-Daten zu Hotline- und Fallmanagement aus dem Jahr 2025 zeigen, dass Meldesysteme weiterhin robust sind und aktiv genutzt werden. Die Ergebnisse weisen auf ein Compliance-Umfeld hin, das durch zunehmende Transparenz, steigende Komplexität und wachsende Anforderungen an Verantwortlichkeit geprägt ist. Da Unternehmen mehr Hinweise über eine wachsende Zahl von Kanälen erfassen, steigen die Anforderungen an Untersuchungen – und die Notwendigkeit einer konsistenten und verhältnismäßigen Reaktion wird noch wichtiger.

Speak-Up-Systeme liefern mehr als Daten – sie bieten Einblicke, wie Kultur in der Praxis funktioniert. Trends in der Berichterstattung zeigen, wo Mitarbeiter sich sicher fühlen, Bedenken zu äußern, wie Unternehmen Risiken bewerten und wie Korrekturmaßnahmen umgesetzt werden. Offenlegungen von Interessenkonflikten fügen eine ergänzende, proaktive Dimension hinzu und bieten Transparenz darüber, wie potenzielle Risiken aufgedeckt und adressiert werden, bevor sie zu formellen Anschuldigungen werden.

In diesem Umfeld bleibt das Benchmarking ein wesentliches Instrument der Governance. Das Verständnis dafür, wie sich Meldevolumen, Substantiierungsraten, Untersuchungszeiten, Ergebnisse und Offenlegungsaktivitäten im Vergleich zu ähnlich aufgestellten Unternehmen entwickeln, ermöglicht es Führungskräften, zwischen normalen Schwankungen und potenziellen Risikosignalen zu unterscheiden.

Für Vorstände, CEOs und Compliance Verantwortliche ist der weitere Weg klar: vollständige Transparenz über Melde- und Offenlegungsaktivitäten sicherstellen, gewährleisten, dass die Untersuchungskapazitäten mit Volumen und Anforderungen Schritt halten, und sicherstellen, dass Verantwortlichkeit sowohl fair als auch wirksam umgesetzt wird. In einer Zeit, die von wirtschaftlichem Druck, technologischem Wandel und Veränderungen in der Belegschaft geprägt ist, bleibt die Stärke von Speak up- und Offenlegungsstrukturen einer der klarsten Indikatoren für die Gesundheit eines Unternehmens – und dafür, wie konsequent es seine Werte in der Praxis lebt.

Vor dem Hintergrund der diesjährigen Ergebnisse sollten Vorstände und Führungsteams die folgenden Prioritäten berücksichtigen:

Für Vorstände und Führungskräfte

• Sorgen Sie für vollständige Transparenz über alle Melde- und Offenlegungskanäle hinweg und stellen Sie sicher, dass Daten zentral gebündelt, vergleichbar und im richtigen Kontext ausgewertet werden 
•  Stellen Sie sicher, dass Untersuchungs kapazitäten und Governance-Strukturen mit steigenden Meldezahlen und zunehmender Fallkomplexität Schritt halten 
• Überwachen Sie Abhilfemaßnahmen und Trends bei Vergeltungsmaßnahmen sowie Benchmark-Daten, um eine faire, verhältnismäßige und glaubwürdige Verantwortlichkeit im gesamten Unternehmen sicherzustellen

Für Compliance-Verantwortliche

• Integrieren Sie alle Erfassungskanäle – Web, Hotline und dezentrale Kanäle – in ein einheitliches Fallmanagement, um Transparenz und Risikoeinblicke zu maximieren 
• Bewerten Sie Untersuchungsprozesse, personelle Ressourcen und Klassifizierungs praktiken, um längere Bearbeitungszeiten und neu entstehende Risikomuster gezielt zu adressieren 
• Stärken Sie das Vertrauen in den Speak up-Prozess durch klare Kommunikation und eine konsistente Umsetzung von Abhilfemaßnahmen