Das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz

Überblick über das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz

Deutschland hat im Mai 2023 Änderungen an den bestehenden Gesetzen zum Schutz von Hinweisgebern verabschiedet. Mit diesen Änderungen wurden die Anforderungen der EU-Hinweisgeberrichtlinie in deutsches Recht umgesetzt. Gleichzeitig wurde der Anwendungsbereich der Richtlinie erweitert. Das neue Gesetz schützt nicht nur Meldungen über Verstöße gegen EU-Recht, sondern auch über Verstöße gegen deutsches nationales Recht sowie bestimmte „verwaltungsrechtliche“ Verstöße gegen deutsche Vorschriften. Verstöße gegen unternehmensinterne Richtlinien und Verfahren sind durch das Gesetz nicht geschützt.

Das Hinweisgeberschutzgesetz gilt für alle Unternehmen mit mindestens 50 Mitarbeitern (einschließlich Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigten) sowie für Behörden und private Unternehmen, die öffentliche Fördermittel erhalten, beispielsweise im Gesundheitswesen, Bildungsbereich oder Verkehrssektor tätig sind. Für Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitern gelten jedoch Ausnahmen. Detaillierte Informationen zu diesen Ausnahmen finden Sie auf dieser Webseite.

Das Gesetz verpflichtet Arbeitgeber, interne Meldekanäle einzurichten und Mitarbeiter über den Schutz von Hinweisgebern zu schulen. Arbeitgeber müssen zudem eine Person oder Stelle benennen, die für die Entgegennahme und Bearbeitung von Meldungen über Fehlverhalten verantwortlich ist. Das Gesetz schützt Hinweisgeber sowie Personen, die sie unterstützen, vor Benachteiligungen infolge einer Meldung. Darüber hinaus können Hinweisgeber ihre Meldungen auch an externe staatliche Meldestellen richten.

Was umfasst das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz?

Das Hinweisgeberschutzgesetz übernimmt die Mindeststandards für den Schutz von Hinweisgebern, die in der EU-Hinweisgeberrichtlinie festgelegt sind. Zu diesen Anforderungen gehören:

• Es muss ein sicherer und vertraulicher Meldekanal zur Entgegennahme von Hinweisen eingerichtet werden.
• Der Eingang jeder Meldung muss dem Hinweisgeber innerhalb von sieben Tagen bestätigt werden.
• Eine unparteiische Person oder Stelle muss benannt werden, die die Bearbeitung der Meldungen übernimmt.
• Für jede eingegangene Meldung sind unter Einhaltung der Vertraulichkeitsanforderungen Aufzeichnungen zu führen.
• Die benannte Person oder Stelle muss die Meldungen sorgfältig weiterverfolgen.
• Der Hinweisgeber muss innerhalb von drei Monaten nach Eingang der Meldung eine Rückmeldung zu den ergriffenen Folgemaßnahmen oder zur Untersuchung erhalten.
• Die Verarbeitung personenbezogener Daten muss in Übereinstimmung mit der DSGVO erfolgen.

Alle betroffenen Unternehmen müssen die folgenden grundlegenden Anforderungen erfüllen

Das Gesetz verpflichtet alle betroffenen Unternehmen dazu,

1. einen Hinweisgeberkanal mit umfassendem Schutz für Hinweisgeber einzurichten.
2. eine Richtlinie zur Meldung von Rechtsverstößen und anderem Fehlverhalten einzuführen.
3. eine Person zu benennen, die interne Meldungen entgegennehmen und untersuchen kann.

Große Unternehmen (mit 250 oder mehr Mitarbeitern) mussten ihre Hinweisgebersysteme bis zum 30. Juni 2023 implementiert haben. Kleinere Unternehmen mussten die Anforderungen bis zum 17. Dezember 2023 erfüllen.

Vertraulichkeit, Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen und Offenlegungen

Zu den Schutzmaßnahmen für Hinweisgeber gehören die Wahrung der Vertraulichkeit, das Verbot von Vergeltungsmaßnahmen sowie der Schutz vor Haftung für die Offenlegung von Informationen, die für eine Meldung erforderlich sind. Die Person, die interne Meldungen entgegennimmt, kann entweder ein direkter Mitarbeiter des Unternehmens sein, beispielsweise aus dem Personalwesen oder der Compliance-Abteilung, oder ein externer Dritter, etwa ein Dienstleister. In allen Fällen muss diese Person die Identität des Hinweisgebers sowie weitere personenbezogene Informationen jederzeit schützen.

Anonyme Meldungen und deren Bearbeitung

Zum 1. Januar 2025 wurde in Deutschland die Unterstützung anonymer Meldungen sowie einer sicheren zweiseitigen Kommunikation sowohl für interne als auch für externe Meldekanäle verpflichtend.

Zu den wichtigsten operativen Anforderungen gehören:

• Anonyme Meldungen: Unternehmen müssen Mechanismen bereitstellen, die es Hinweisgebern ermöglichen, anonyme Meldungen einzureichen und deren Bearbeitungsstatus nachzuverfolgen.
• Mitarbeiterschwellenwerte: Unternehmen mit 50 oder mehr Mitarbeitern sowie alle Unternehmen im Finanzdienstleistungssektor – unabhängig von ihrer Größe – sind gesetzlich verpflichtet, sichere interne Meldesysteme vorzuhalten.
• Bußgelder bei Nichteinhaltung: Die Nichteinrichtung oder nicht ordnungsgemäße Durchführung eines internen Meldekanals sowie die Behinderung einer Meldung können mit Bußgeldern geahndet werden.

Welche Risiken bestehen bei einer Nichteinhaltung des Hinweisgeberschutzgesetzes?

Im Falle eines Verstoßes infolge von Vergeltungsmaßnahmen ist der Verursacher verpflichtet, dem Hinweisgeber Schadenersatz zu leisten. Unternehmen oder Personen, die gegen das Hinweisgeberschutzgesetz verstoßen, können mit Bußgeldern von bis zu 50.000€ belegt werden.