So holen Sie mehr aus Ihrem Compliance-Programm heraus – mit den vorhandenen Ressourcen
Die Anforderungen an die Compliance im Unternehmen nehmen kontinuierlich zu. Gleichzeitig wächst die personelle Ausstattung vieler Compliance-Teams laut aktuellen NAVEX Studiendaten nicht im gleichen Maß. Von Whistleblowing über Schulungen bis hin zu zahlreichen weiteren Aufgaben wird von Compliance-Teams heute erwartet, mit begrenzten Ressourcen immer mehr zu leisten. Das erhöht den Druck, effizienter zu arbeiten, während viele Teams bereits damit beschäftigt sind, den laufenden Betrieb aufrechtzuerhalten.
Wenn Ihnen diese Situation bekannt vorkommt, sind Sie nicht allein. Im State of Risk & Compliance Report 2026 von NAVEX nannten 38% der Befragten „erweiterte Verantwortlichkeiten ohne zusätzliche Ressourcen“ als interne Compliance-Herausforderung der vergangenen zwölf Monate – und damit häufiger als jede andere interne Herausforderung unter den mehr als 1.100 weltweit befragten Compliance-Verantwortlichen.
Die gute Nachricht: Auch in diesem anspruchsvollen Umfeld gibt es einen Weg nach vorn.
Was Compliance im Unternehmen tatsächlich umfasst
Compliance im Unternehmen umfasst das tägliche Zusammenspiel von Richtlinien, Schulungen, Meldeprozessen, Untersuchungen, Dokumentation und Kontrollmechanismen, mit denen gesetzliche Anforderungen in konkretes Mitarbeiterverhalten und betriebliche Abläufe umgesetzt werden.
Diese umfassenden Anforderungen werden durch konkrete Herausforderungen und Strategien im Arbeitsalltag immer komplexer – und damit auch die Aufgabe, daraus ein wirksames und ganzheitliches Compliance-Programm zu entwickeln. Ein aktuelles Beispiel ist der zunehmende Einsatz künstlicher Intelligenz in Unternehmen: 38% der Befragten der NAVEX Studie gaben an, dass das Compliance-Team „stark in die Entscheidungsfindung“ zum Einsatz von KI im Unternehmen eingebunden ist. Was bedeutet das in der Praxis? Neue Richtlinien, Schulungen und Kontrollmechanismen – nahezu jeder Bereich der Workplace Compliance muss entsprechend angepasst werden.
Das gilt für zahlreiche geschäftliche Entscheidungen und neu entstehende Risiken. Denn nur weil ein neuer Geschäftsprozess oder ein zusätzliches Risiko in den Verantwortungsbereich der Compliance fällt, verschwinden bestehende Herausforderungen nicht automatisch von der Prioritätenliste.
Warum Personalmangel Prozessschwächen sichtbar macht
Größere Teams gehen häufig mit einer höheren wahrgenommenen Programmreife einher. In unserer aktuellen Studie bewerteten Befragte aus Unternehmen mit größeren Compliance-Teams ihre Compliance-Programme tendenziell als reifer als Befragte aus Unternehmen mit kleineren Teams.
Beim erwarteten Compliance-Budget zeigt sich jedoch ein anderes Bild: Weniger reife Programme, die in der Regel auch kleiner sind, blicken optimistischer auf die zukünftige Budgetentwicklung. Ein deutlich größerer Anteil der Befragten, die ihr Programm auf einer niedrigeren Reifestufe einordneten, erwartet, dass das jährliche Budget für Ethik und Compliance um mindestens 10% steigen wird.
Die Studienergebnisse deuten darauf hin, dass kleinere und weniger reife Programme Prozessschwächen leichter erkennen und diese erfolgreicher als Argument für zusätzliche Investitionen in Lösungen nutzen. Möglicherweise sind Defizite in kleineren oder weniger ausgereiften Programmen schlicht offensichtlicher und dadurch leichter zu kommunizieren. Mit anderen Worten: Personalmangel kann Prozessschwächen sichtbar machen.
Insgesamt gaben mehr als ein Drittel (34%) der Befragten an, dass die bereichsübergreifende Zusammenarbeit ihr Compliance-Programm vor Herausforderungen stellt. Weitere 32% nannten manuelle Prozesse oder technologische Einschränkungen. Das zeichnet ein Bild fragmentierter Workflows, unklarer Zuständigkeiten, doppelter Arbeit, unzureichender Kennzahlen und eines hohen Aufwands für manuelle Nachverfolgung – und zwar nicht nur in kleineren Programmen, sondern über alle Unternehmensgrößen hinweg.
Wie können Compliance-Verantwortliche diesen Herausforderungen begegnen? Die folgenden fünf Maßnahmen helfen dabei, die Leistungsfähigkeit Ihres Compliance-Programms zu steigern.
Priorisieren Sie Risiken, damit jede Stunde optimal genutzt wird
Beginnen Sie mit einem praxisnahen Compliance-Framework, das auf einem risikobasierten Ansatz basiert. Dieser kann sich an den für Ihr Unternehmen relevanten regulatorischen Vorgaben orientieren. Unabhängig davon stellt ein risikobasierter Ansatz sicher, dass begrenzte Ressourcen dort eingesetzt werden, wo sie den größten Nutzen bringen. So kann sich die Compliance auf die Geschäftsbereiche, Regionen, Drittparteien und Richtlinien konzentrieren, die für das Unternehmen das höchste Risiko darstellen.
Gerade hier sehen viele Unternehmen Verbesserungsbedarf. Nur 24% der Befragten bewerteten ihren Prozess zur Risikobewertung als effektiv. Das spricht dafür, Risiken gezielter zu priorisieren, anstatt automatisch größere Teams aufzubauen.
Reduzieren Sie Reibungsverluste bei Richtlinien- und Schulungsprozessen
Nicht jeder Mitarbeiter benötigt zur gleichen Zeit dieselbe Maßnahme. Ein strategischer Ansatz für Richtlinienmanagement und Compliance-Schulungen automatisiert Prozesse, wo dies sinnvoll ist, und unterstützt gleichzeitig die Erreichung von Compliance-Zielen – etwa bei der Absolvierung von Schulungen oder der Bestätigung von Richtlinien – für unterschiedliche Mitarbeitergruppen.
76% der Befragten gaben an, dass ihr Unternehmen über einen Plan für Ethik- und Compliance-Schulungen verfügt. Gleichzeitig erklärten jedoch 32%, dass sie keine Kennzahlen zur Messung der Wirksamkeit ihres Richtlinienmanagements einsetzen. Die systematische Messung dieser Programmbausteine kann dazu beitragen, den richtigen Zeitpunkt und die passende Zielgruppe für Maßnahmen zu bestimmen. Das fördert die Akzeptanz und verringert den Bedarf an späteren Korrekturmaßnahmen.
Standardisieren Sie die Entgegennahme, Eskalation und Untersuchung von Meldungen
Anstatt jede Compliance-Anfrage oder jeden Hinweis auf Fehlverhalten als Einzelfall zu behandeln, lassen sich durch standardisierte Prozesse erhebliche Effizienzgewinne erzielen. Dies betrifft unter anderem die Entgegennahme und Kategorisierung von Meldungen, die Weiterleitung an andere Unternehmensbereiche sowie die nachfolgenden Schritte im Untersuchungsprozess. Neben einer höheren Effizienz kann dies auch das Vertrauen in das System stärken, indem sich die Bearbeitungszeiten verkürzen und die Ergebnisse konsistenter werden.
Nutzen Sie Technologie, um Verwaltungsaufwand zu reduzieren – nicht Verantwortlichkeit
Automatisierung und integrierte Systeme können die Leistungsfähigkeit schlank aufgestellter Teams deutlich steigern. Beispiele hierfür sind automatische Erinnerungen an bevorstehende Fristen für Schulungen und Richtlinienbestätigungen, automatisierte Bestätigungsprozesse, die optimierte Weiterleitung bestimmter Kategorien von Meldungen, Dashboards zur ganzheitlichen Bewertung der Programmleistung oder rollenbasierte Zugriffsrechte auf Richtlinien. Ziel ist es, Compliance-Teams von administrativen Routineaufgaben zu entlasten, damit sie sich auf Bewertung, Eskalation und Abhilfemaßnahmen konzentrieren können.
Messen Sie, an welchen Stellen Kapazitätsengpässe entstehen
Eine fokussierte Scorecard hilft Teams dabei, die Leistungsfähigkeit ihres Compliance-Programms anhand klarer Kennzahlen schnell zu messen und nachvollziehbar zu kommunizieren. Beispiele hierfür sind überfällige Richtlinienbestätigungen, der Rückstau bei Untersuchungen, die Dauer bis zum Abschluss eines Falls oder die Quote bestätigter Meldungen. Solche Kennzahlen können gezielt auf Schwachstellen hinweisen, an denen zusätzliche Ressourcen oder Prozessverbesserungen den größten Nutzen erzielen.
Wie Verbesserungen aussehen können – noch bevor Sie Ihr Team vergrößern
Auch wenn die Größe eines Compliance-Teams eng mit der Reife eines Compliance-Programms zusammenhängt, ist sie längst nicht der einzige Maßstab für dessen Wirksamkeit. Für kleinere Teams können Maßnahmen wie weniger manuelle Übergaben, klarere Zuständigkeiten, eine stärkere Beteiligung, konsistentere Eskalationsprozesse und aussagekräftigeres Management-Reporting dazu beitragen, bessere Ergebnisse zu erzielen. Eine sorgfältige Analyse des bestehenden Compliance-Programms zeigt häufig zahlreiche Möglichkeiten, Prozesse effizienter zu gestalten – und so tatsächlich mit weniger Ressourcen mehr zu erreichen.
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