So bauen Sie ein sicheres Whistleblowing-System auf: Funktionen, Sicherheitsstandards & Leitfaden für das Outsourcing

Ihr Leitfaden für den Aufbau eines sicheren Whistleblowing-Systems im Jahr 2026 und darüber hinaus

Ein sicheres Whistleblowing-System schützt Meldungen – von der Entgegennahme über die Untersuchung bis hin zur Fallbearbeitung. Die zugehörigen Meldekanäle ermöglichen es Hinweisgebern, Bedenken vertraulich oder anonym zu melden, und helfen Ihrem Unternehmen gleichzeitig, Fallinformationen zu kontrollieren und Fälle sicher nachzuverfolgen.

Bei einer Eigenentwicklung trägt Ihr Unternehmen die vollständige Verantwortung für den Melde- und Untersuchungsprozess – einschließlich aller Maßnahmen, die erforderlich sind, um die Sicherheit des Systems dauerhaft zu gewährleisten. Mit einem zuverlässigen Drittanbieter können Sie hingegen ein speziell entwickeltes digitales Whistleblowing-System für ein sicheres Incident- und Case Management nutzen, ohne diese Infrastruktur intern aufbauen und betreiben zu müssen.

Warum Sicherheit die Grundlage für das Vertrauen von Hinweisgebern ist

Eine Whistleblowing-Meldung enthält häufig Informationen, die Mitarbeiter an keiner anderen Stelle im Unternehmen preisgeben würden. Das System muss deutlich machen und nachweisen, dass diese sensiblen Informationen kontrolliert verarbeitet werden – und nicht per E-Mail weitergeleitet, in persönlichen Dateien gespeichert oder Personen zugänglich gemacht werden, die nicht an der Bearbeitung des Falls beteiligt sind.

Laut Daten aus unserem Whistleblowing & Incident Management Benchmark Report 2026 lag die mediane Quote anonymer Meldungen im Jahr 2025 bei 55%, während der Anteil anonymer Meldungen über webbasierte Meldekanäle bei 71% lag. Das zeigt, dass viele Hinweisgeber ihre Meldung bevorzugt oder bewusst anonym einreichen. Dennoch verschwinden sie nach der Meldung nicht – zumindest nicht, wenn es darum geht, weitere Informationen zu ihrem Hinweis bereitzustellen. Damit anonyme Hinweisgeber Rückfragen beantworten können, muss ein sicheres System ihnen eine einfache und sichere Möglichkeit bieten, erneut auf ihre Meldung zuzugreifen. NAVEX-Daten aus dem Jahr 2025 zeigen, dass die Rückmeldequote bei anonymen Meldungen bei 31% lag. Dieser Wert ist in den vergangenen Jahren kontinuierlich gestiegen, hat jedoch seit Beginn der Erhebung dieser Kennzahl nie mehr als ein Drittel der Meldungen erreicht.

Unverzichtbare Sicherheitsfunktionen eines Whistleblowing-Systems

Nicht jeder Meldekanal, über den Hinweise eingehen können, ist auch für die sichere Bearbeitung von Whistleblowing-Meldungen ausgelegt. Die folgenden Funktionen bilden die Grundlage für Sicherheitsstandards, die Ihr Unternehmen langfristig gewährleisten sollte:

Sichere Multi-Faktor-Authentifizierung

Die Multi-Faktor-Authentifizierung sollte bereits Teil Ihrer grundlegenden Sicherheitsmaßnahmen sein. Für Whistleblowing sollte sie mit rollenbasierten Zugriffsrechten auf Fallebene kombiniert werden, sodass Benutzer nur die Meldungen sehen können, für deren Bearbeitung sie zuständig sind.

Wenn Meldungen zwischen Compliance, HR, der Rechtsabteilung oder externen Spezialisten weitergegeben werden, sollte Ihr System es ermöglichen, die jeweils erforderlichen Personen hinzuzufügen, deren Zugriffsrechte auf die notwendigen Informationen zu beschränken und diese wieder zu entziehen, sobald ihre Rolle im Fall endet.

Ende-zu-Ende-Verschlüsselung von Daten während der Übertragung und Speicherung

Bei der Verschlüsselung werden Whistleblowing-Daten in einen unlesbaren Code umgewandelt, der nur mit den entsprechenden Zugriffsschlüsseln entschlüsselt werden kann. Daten während der Übertragung sind Informationen, die sich durch das System bewegen, beispielsweise eine eingereichte Meldung oder eine Rückfrage. Daten während der Speicherung sind Informationen, die im System abgelegt sind, etwa Dateianhänge, Fallnotizen oder Untersuchungsunterlagen.

In einem Whistleblowing-System sollte die Verschlüsselung beide Bereiche abdecken. Da das System sensible personenbezogene Daten, Vorwürfe und Beweismittel verarbeitet, muss jede Dateneingabe entsprechend geschützt werden.

Anonymisierung von IP-Adressen und Bereinigung von Metadaten

Bei der Anonymisierung von IP-Adressen werden die mit einer Meldung verbundenen Netzwerkdaten verschleiert oder entfernt. Die Bereinigung von Metadaten entfernt verborgene Informationen – beispielsweise Dateieigenschaften, Geräteinformationen oder Browserdaten –, bevor Fallbearbeiter darauf zugreifen können.

Gerade bei anonymen Meldungen können diese Informationen mehr über den Hinweisgeber preisgeben als beabsichtigt. Ein sicheres Whistleblowing-System muss daher nicht nur den Namensbereich schützen, sondern auch alle technischen Informationen rund um die Einreichung einer Meldung – insbesondere dann, wenn diese über ein Arbeitsgerät oder das Unternehmensnetzwerk erfolgt.

Sichere anonyme Zwei-Wege-Kommunikation

Eine sichere anonyme Zwei-Wege-Kommunikation ermöglicht Hinweisgebern einen geschützten Rückkanal zum Fall. Sie können Rückfragen lesen und beantworten, ohne ihre Identität preiszugeben oder auf E-Mail ausweichen zu müssen.

Für die Fallbearbeiter bedeutet dies, dass Untersuchungen fortgesetzt werden können, wenn weitere Informationen benötigt werden. Für Hinweisgeber entfällt der Druck, ihre Identität offenlegen zu müssen, nur um Fragen zu beantworten oder zusätzliche Informationen bereitzustellen. 

Aktivitätsprotokollierung und Audit-Trails

Die Aktivitätsprotokollierung dokumentiert sämtliche Vorgänge innerhalb eines Falls. Sie zeigt, wer eine Meldung geöffnet, Falldaten geändert oder Notizen hinzugefügt hat und wann wesentliche Bearbeitungsschritte erfolgt sind.

Ein Audit-Trail bietet Ihrem Team eine vollständige Fallhistorie, die jederzeit nachvollzogen werden kann, ohne Informationen aus E-Mail-Postfächern oder lokal gespeicherten Dateien zusammentragen zu müssen. Gleichzeitig trägt er dazu bei nachzuweisen, dass sensible Meldungen während des gesamten Prozesses ausschließlich von den jeweils zuständigen Personen bearbeitet wurden.

Redundanz und Datensicherung

Redundanz stellt sicher, dass das System auch dann verfügbar bleibt, wenn einzelne Komponenten ausfallen. Backups erstellen wiederherstellbare Kopien von Meldungen, Nachrichten und Fallakten.

Bei einem Whistleblowing-System sollten Fallakten jederzeit verfügbar und wiederherstellbar sein, ohne dass Teams auf lokale Dateien, Papiernotizen oder E-Mail-Lösungen ausweichen müssen. Wird eine Meldung während eines Systemausfalls erfasst, sollte sie nach Wiederherstellung des Zugangs automatisch wieder in das Whistleblowing-System übernommen werden.

Rollenbasierte Zugriff

Rollenbasierte Zugriffssteuerungen beschränken den Zugriff auf Fälle entsprechend der jeweiligen Verantwortung einer Person. Auch wenn jemand in der Personalabteilung, der Rechtsabteilung, der Compliance-Abteilung oder im Management tätig ist, besteht nicht automatisch ein berechtigter Grund, eine bestimmte Meldung einzusehen.

Bei Whistleblowing-Systemen sollte der Zugriff so weit wie möglich eingeschränkt werden, ohne die Untersuchung zu verzögern. Benutzer sollten ausschließlich die Fälle einsehen können, für deren Bearbeitung sie zuständig sind. Sobald ihre Rolle im Fall endet, sollte der Zugriff wieder entzogen werden.

So schützen Sie die Anonymität von Hinweisgebern auf technischer Ebene

Laut Daten aus unserem State of Risk & Compliance Report 2026 boten im Jahr 2025 nur 53 % der Unternehmen anonyme Meldekanäle an. Gleichzeitig waren jedoch 55 % aller eingegangenen Meldungen anonym. Wenn Sie anonyme Meldekanäle anbieten, erhalten Sie mit größerer Wahrscheinlichkeit mehr Meldungen – und damit mehr Hinweise auf Risiken, die zum Schutz Ihres Unternehmens beitragen können. 

Ein sicheres Whistleblowing-System, das anonyme Meldungen ermöglicht, sollte:

• darauf verzichten, Identifikationsmerkmale im Zusammenhang mit anonymen Meldungen zu protokollieren, zu speichern oder anzuzeigen – einschließlich IP-Adressen, Geräteinformationen, Browserdaten und Dateimetadaten
• verborgene Dateieigenschaften (z. B. Autorennamen) entfernen, bevor hochgeladene Beweismittel für die Fallbearbeiter sichtbar werden
• die anonyme Kommunikation im Rahmen von Rückfragen innerhalb der Meldeplattform ermöglichen, sodass Hinweisgeber Fragen lesen, beantworten und zusätzliche Informationen hochladen können, ohne auf E-Mail ausweichen oder eine namentlich bekannte Person kontaktieren zu müssen
• einen sicheren, verschlüsselten Meldekanal für die Übermittlung von Meldungen und die anschließende Kommunikation – einschließlich Übersetzungen – bereitstellen
• den Zugriff auf Fälle auf die Personen beschränken, die für deren Bearbeitung zuständig sind – insbesondere, wenn sich die Meldung auf ein kleines Team, eine bestimmte Schicht oder einen einzelnen Standort bezieht
• dokumentieren, wer einen Fall eingesehen oder bearbeitet hat, damit der Schutz der Anonymität während des gesamten Untersuchungsprozesses gewährleistet bleibt

DSGVO, EU-Richtlinie und Anforderungen an die Datenresidenz

In vielen Rechtsordnungen umfasst die Sicherheit eines Whistleblowing-Systems auch gesetzliche Anforderungen. Diese wirken sich auf konkrete Systemfunktionen aus, darunter:

• Vertrauliche Meldekanäle – nach der EU-Hinweisgeberrichtlinie erforderlich, um die Identität von Hinweisgebern und aller in einer Meldung genannten Personen zu schützen
• Eingeschränkte Zugriffsrechte – gemäß dem Grundsatz der Datenminimierung nach der DSGVO sollten nur Personen Zugriff auf einen Fall haben, die mit dessen Bearbeitung betraut sind
• Sichere Nachverfolgung – Umsetzung der in der EU-Hinweisgeberrichtlinie vorgesehenen Fristen für Eingangsbestätigung innerhalb von sieben Tagen und Rückmeldung innerhalb von drei Monaten – innerhalb des geschützten Meldekanals
• Aufbewahrungsregelungen – gemäß dem Grundsatz der Speicherbegrenzung nach der DSGVO muss festgelegt werden, wie lange Falldaten gespeichert werden
• Verschlüsselung – in Artikel 32 DSGVO ausdrücklich als Maßnahme zum Schutz personenbezogener Daten genannt
• Wiederherstellung von Daten und Schutzmaßnahmen für grenzüberschreitende Datenübermittlungen – gemäß der DSGVO müssen Daten nach einem Vorfall wiederhergestellt werden können; für Datenübermittlungen zwischen verschiedenen Rechtsordnungen sind zudem geeignete Übermittlungsmechanismen erforderlich

Anforderungen der EU-Hinweisgeberrichtlinie

Die EU-Hinweisgeberrichtlinie schreibt sichere Meldekanäle vor, die die Vertraulichkeit der Identität von Hinweisgebern sowie aller in einer Meldung genannten Personen gewährleisten. Für ein sicheres Whistleblowing-System bedeutet dies eine vertrauliche Entgegennahme von Meldungen, einen kontrollierten Zugriff auf Fälle und eine sichere Bearbeitung der weiteren Kommunikation.

Unternehmen, die in mehreren EU-Mitgliedstaaten tätig sind, müssen berücksichtigen, wie sie mit den unterschiedlichen nationalen Hinweisgebergesetzen und -vorschriften umgehen. Zwar wurde die Richtlinie von allen Mitgliedstaaten in nationales Recht umgesetzt, ihre Anwendung unterscheidet sich jedoch. Zudem hat die Europäische Kommission in ihrem Bericht aus dem Jahr 2024 Mängel bei der Umsetzung der Richtlinie in einigen nationalen Rechtsvorschriften festgestellt.

DSGVO und datenschutzrechtliche Verpflichtungen

Soweit die DSGVO für Ihr Unternehmen gilt, findet sie auf jede Whistleblowing-Meldung Anwendung, die personenbezogene Daten enthält – und das trifft auf die meisten Meldungen zu. Diese enthalten häufig detaillierte Informationen über Hinweisgeber, Zeugen und beschuldigte Personen. Deshalb müssen Datenschutzmaßnahmen für die gesamte Fallakte gelten und nicht nur für die ursprüngliche Meldung.

Um die Anforderungen der DSGVO zu erfüllen, muss ein sicheres System den Zugriff auf personenbezogene Daten beschränken, festlegen, wie lange diese gespeichert werden, und sie durch Maßnahmen wie Verschlüsselung, Wiederherstellungsmechanismen und regelmäßige Tests schützen.

Anforderungen an Datenresidenz und grenzüberschreitende Datenübermittlungen

Die Datenresidenz bestimmt, wo Daten aus Whistleblowing-Meldungen gespeichert, verarbeitet und unterstützt werden. Für international tätige Unternehmen können der Hosting-Standort, der Zugriff durch Support-Teams und der Einsatz von Unterauftragnehmern darüber entscheiden, ob Meldedaten innerhalb der erforderlichen Rechtsordnung verbleiben oder im Rahmen zulässiger Übermittlungsmechanismen in andere Länder übertragen werden.

Dies ist insbesondere dann relevant, wenn eine Whistleblowing-Plattform Teams in mehreren Ländern unterstützt. Rechts-, Compliance- und IT-Teams müssen daher vor Eingang sensibler Meldungen wissen, wohin Meldedaten übertragen werden können. Andernfalls besteht das Risiko, gegen geltende Datenschutzvorschriften zu verstoßen.

Unterschiede bei den Hinweisgebervorschriften auf Länderebene im Jahr 2026

Auch im Jahr 2026 entwickeln sich die Hinweisgebervorschriften in mehreren wichtigen Märkten weiter. International tätige Unternehmen benötigen daher Prozesse für Meldungen, Zugriffsrechte, Nachverfolgung und Aufbewahrung, die sich an neue gesetzliche Anforderungen anpassen lassen, wenn sie in diesen Ländern tätig sind.

In Australien wurden die Vorschriften zum Whistleblowing zuletzt im Juni 2026 angepasst. Im Rahmen einer gesetzlichen Überprüfung wurden die steuer- und gesellschaftsrechtlichen Hinweisgeberregelungen daraufhin untersucht, ob die bestehenden Schutzmaßnahmen wirksam sind.

In Kanada wurde 2026 eine Überprüfung des Public Servants Disclosure Protection Act durchgeführt. Dabei wurde empfohlen, den Schutz von Hinweisgebern auf Bundesebene zu stärken und unter anderem Angehörige des Militärs sowie wichtiger Nachrichtendienste in den Geltungsbereich einzubeziehen.

Im Vereinigten Königreich befindet sich der Office of the Whistleblower Bill, der im Dezember 2024 von Gareth Snell MP eingebracht wurde, auch 2026 noch im parlamentarischen Verfahren. Als Private Member’s Bill verfügt er nicht über garantierte Beratungszeiten und benötigt die Unterstützung der Regierung, um Gesetz zu werden. Sollte er verabschiedet werden, würde eine unabhängige Office of the Whistleblower geschaffen, die Standards für den Umgang mit Whistleblowing-Fällen festlegen und deren Einhaltung überwachen könnte.

Während dieses Gesetzesvorhaben noch aussteht, ist eine andere Änderung bereits in Kraft: Seit dem 6. April 2026 zählt nach dem Employment Rights Act 2025 auch die Meldung sexueller Belästigung zu den geschützten Offenlegungen nach dem britischen Whistleblowerrecht. Arbeitnehmer, die entsprechende Vorfälle melden, sind dadurch vor Benachteiligung und Kündigung geschützt.

In den USA sieht der SEC Whistleblower Reform Act of 2025 (S.1149) einen erweiterten Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen für Hinweisgeber vor, einschließlich Personen, die Missstände zunächst intern melden. Der Gesetzentwurf befindet sich weiterhin im Kongress und wurde noch nicht verabschiedet. Unabhängig davon bleibt das bestehende Programm aktiv: Im April 2026 vergab die SEC im Rahmen des auf dem Dodd-Frank Act basierenden SEC Whistleblower Program eine Prämie von mehr als 50 Millionen US-Dollar.

Für Unternehmen, die grenzüberschreitend tätig sind, darf die Sicherheit eines Whistleblowing-Systems daher nicht als einmalige Checkliste verstanden werden. Stattdessen benötigen sie Sicherheits- und Compliance-Maßnahmen, die sich an neue regulatorische Anforderungen anpassen können, um Verstöße und daraus resultierende Sanktionen zu vermeiden.

So kommunizieren Sie Ihr Whistleblowing-Programm

Kommunizieren Sie Ihr Whistleblowing-Programm, indem Sie Meldewege sichtbar machen, erläutern, wer sie nutzen kann, und klare Erwartungen darüber schaffen, was nach Eingang einer Meldung geschieht. In unserem State of Risk & Compliance Report 2026 gaben 21% der Befragten an, dass Meldekanäle in ihrem Arbeitsumfeld unklar oder nicht vertrauenswürdig seien. Das zeigt einen deutlichen Verbesserungsbedarf in Unternehmen unterschiedlichster Größen und Strukturen.

Die aktuellen Hinweisgebergesetze gehen zudem über die Kommunikation gegenüber Mitarbeitern hinaus. Wenn Ihr Unternehmen in Mitgliedstaaten der Europäischen Union tätig ist, schützt die EU-Hinweisgeberrichtlinie Personen, die Informationen melden, die sie im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit erlangt haben. Dazu gehören Beschäftigte, Anteilseigner, Freiwillige, Praktikanten sowie Personen, die für Auftragnehmer, Subunternehmer oder Lieferanten tätig sind.

Verankern Sie klare Informationen zum Whistleblowing an den Stellen, an denen Menschen ohnehin nach Orientierung suchen, beispielsweise in:

• Ihrem Verhaltenskodex
• Ihrer Whistleblowing-Richtlinie
• Schulungen und Onboarding-Materialien
• Schulungen für Führungskräfte zum Thema Whistleblowing
• Materialien und Postern zur Förderung der Speak-up-Kultur
• Informationen für Dritte und Lieferanten

Vertrauen schaffen und Menschen ermutigen, Bedenken zu melden

Positionieren Sie das Melden von Bedenken als verantwortungsbewusstes Handeln und erläutern Sie die bestehenden Schutzmechanismen. Eine Kultur, die Vergeltungsmaßnahmen konsequent ablehnt, entsteht durch die wiederholte Botschaft, dass Meldungen in gutem Glauben geschätzt und geschützt werden.

Fördern Sie eine Speak-up-Kultur, indem Sie sicherstellen, dass Ihre Kommunikation:

• Meldungen in gutem Glauben als verantwortungsvolle und wertvolle Möglichkeit darstellt, Bedenken frühzeitig anzusprechen
• auf die Möglichkeit anonymer Meldungen hinweist, sofern diese angeboten werden
• den Schutz von Hinweisgebern hervorhebt
• Formulierungen vermeidet, die Meldungen als illoyal, störend oder nur für extreme Fälle erscheinen lassen
• Hinweisgebern versichert, dass Meldungen sicher und vertraulich bearbeitet werden
• Führungskräfte und Vorgesetzte einbindet, damit sie diese Botschaften im Arbeitsalltag vermitteln
• insbesondere dazu ermutigt, Bedenken im Zusammenhang mit Belästigung, Diskriminierung und Vergeltungsmaßnahmen anzusprechen
• den Schutz von Hinweisgebern im Verhaltenskodex, in Schulungen und in Richtlinien konsequent kommuniziert

Über Meldearten und Meldewege informieren

Geben Sie Mitarbeitern klare Kriterien an die Hand, wann sie den Whistleblowing-Kanal und wann andere interne Prozesse nutzen sollten. Aktuelle Daten aus unserer Risiko- und Compliance-Studie zeigen, dass 53% der Compliance-Verantwortlichen mit steigenden Investitionen in Schulungen und Sensibilisierungsmaßnahmen rechnen, gleichzeitig jedoch 51 % angeben, dass Mitarbeiter sich weiterhin nicht trauen, Bedenken zu melden.

Investitionen in Schulungen greifen zu kurz, wenn sie lediglich erklären, wo sich der Meldekanal befindet. Wirksame Schulungen helfen Mitarbeitern, meldewürdiges Fehlverhalten zu erkennen und den richtigen Meldeweg zu wählen.

Ihre Kommunikation sollte:

• erläutern, welche Verhaltensweisen und Warnsignale meldewürdig sind
• leicht nachvollziehbare Beispiele für Whistleblowing-Fälle nennen, etwa Betrug, Vergeltungsmaßnahmen, Sicherheitsbedenken oder schwerwiegende Verstöße gegen Unternehmensrichtlinien
• auf die verschiedenen Meldewege über Web, Telefon, mobile Endgeräte oder Offline-Kanäle hinweisen
• erklären, welche Informationen im Meldeformular abgefragt werden und welche Angaben die Bewertung eines Falls unterstützen
• deutlich machen, dass Hinweisgeber kein Fehlverhalten nachweisen müssen, bevor sie eine Meldung einreichen
• erläutern, welche Anliegen stattdessen an die Lohnbuchhaltung, den IT-Support, die Personalabteilung oder andere interne Stellen gerichtet werden sollten

Erklären, wie Meldungen sicher bearbeitet werden

Schaffen Sie Transparenz über den Ablauf nach Eingang einer Meldung, damit Hinweisgeber wissen, dass ihr Anliegen innerhalb eines kontrollierten Prozesses bearbeitet wird.

Wenn Ihr Unternehmen in Mitgliedstaaten der Europäischen Union tätig ist, sollte Ihre Kommunikation die Anforderungen der EU-Hinweisgeberrichtlinie widerspiegeln. Danach müssen Meldungen innerhalb von sieben Tagen bestätigt werden. Eine Rückmeldung muss innerhalb einer angemessenen Frist erfolgen, die drei Monate nicht überschreiten darf.

Ihre Informationen sollten die für Hinweisgeber relevanten Aspekte des Meldeprozesses und der Systemsicherheit nach Einreichung einer Meldung erläutern:

• Beschreiben Sie, wie Meldungen sicher in das Whistleblowing-System eingehen
• Erläutern Sie, wann Hinweisgeber mit einer Eingangsbestätigung und einer Rückmeldung rechnen können
• Zeigen Sie anonymen Hinweisgebern, wie sie zu ihrer Meldung zurückkehren können, um Rückfragen zu beantworten oder zusätzliche Informationen bereitzustellen
• Benennen Sie die Rollen, die eine Meldung bearbeiten können, beispielsweise Compliance, HR, die Rechtsabteilung oder beauftragte Ermittler
• Erläutern Sie, wie der Zugriff eingeschränkt wird, wenn eine Meldung sensible Personen oder schwerwiegende Vorwürfe betrifft
• Vermeiden Sie Zusagen zu vollständigen Informationen über den Untersuchungsverlauf oder den Stand eines Falls, wenn Vertraulichkeit, Datenschutz oder rechtliche Privilegien eine weitergehende Offenlegung ausschließen

Setzen Sie auf digitale Lösungen, um die Sicherheit Ihres Whistleblowing-Systems zu erhöhen

Ein digitales Whistleblowing-System verlagert sensible Meldungen aus anfälligen, personenabhängigen Prozessen in eine kontrollierte Umgebung. Anstatt sich auf E-Mail-Postfächer, lokale Dateien oder informelle Übergaben zu verlassen, können Ihre Teams Meldungen, Beweismittel, die Kommunikation mit Hinweisgebern, Zuständigkeiten und die gesamte Fallhistorie an einem zentralen Ort verwalten, der speziell auf Vertraulichkeit ausgelegt ist.

Eine digitale Struktur schützt die Integrität des Whistleblowing-Prozesses und stärkt die Sicherheit des Whistleblowing-Systems über den gesamten Lebenszyklus eines Falls. Ihre Teams erhalten einen einheitlichen Prozess für die Entgegennahme, Weiterleitung, Untersuchung und den Abschluss von Meldungen und verringern gleichzeitig das Risiko, dass sensible Informationen durch alltägliche Arbeitsabläufe offengelegt werden. Auch Hinweisgeber nehmen den Meldekanal als bewusst geschützten Prozess wahr – und nicht als einen weiteren internen Ablauf, bei dem ihre Meldung möglicherweise falsch behandelt oder übersehen wird.

Die Vorteile des Outsourcings Ihres Whistleblowing-Systems

Durch das Outsourcing Ihres Whistleblowing-Systems kann Ihr Unternehmen die Sicherheit des Systems erhöhen, die Unabhängigkeit des Meldeprozesses stärken und auf bewährte Prozesse zurückgreifen, ohne sämtliche Komponenten intern entwickeln zu müssen.

• Mehr Unabhängigkeit beim Melden – Hinweisgeber erhalten einen Meldeweg außerhalb rein interner Kanäle. Das kann insbesondere dann hilfreich sein, wenn Meldungen die Unternehmensleitung, kleine Teams oder Interessenkonflikte betreffen.
• Spezialisierte Erfahrung in der Bearbeitung von Meldungen – Profitieren Sie von Erfahrung bei der Entgegennahme, Kategorisierung und Bearbeitung sensibler Meldungen über verschiedene Themengebiete, Branchen und Rechtsordnungen hinweg.
• Sichere Einbindung externer Experten – Ermöglicht die Einbindung von Spezialisten aus den Bereichen Recht, Revision, Arbeitsrecht oder Ermittlungen, ohne sensible Informationen über informelle Kanäle austauschen zu müssen.
• Geringere Belastung interner Ressourcen – Reduziert den Aufwand für den Aufbau, die Wartung und die kontinuierliche Weiterentwicklung der Melde- und Case-Management-Infrastruktur. Gleichzeitig sinkt das Risiko, dass beim Ausscheiden interner Experten wichtiges Know-how verloren geht.
• Bewährte Prozesse von Anfang an – Ihr Unternehmen kann etablierte Prozesse für die Entgegennahme, Weiterleitung, Nachverfolgung und Dokumentation von Meldungen nutzen, anstatt diese vollständig selbst entwickeln zu müssen.

So bewerten Sie einen Drittanbieter

Mit der Auswahl eines Drittanbieters entscheidet Ihr Unternehmen, wem es einige seiner sensibelsten Informationen anvertraut. Der richtige Anbieter stärkt das Vertrauen in das Whistleblowing-System und bietet Ihren Teams eine sichere und zuverlässige Grundlage, um eingehende Meldungen zu bearbeiten.

Achten Sie darauf, dass der Anbieter Folgendes unterstützt:

• Sichere Entgegennahme von Meldungen – Meldungen sollten über geschützte Meldewege wie Web, Telefon, mobile Endgeräte oder andere Kanäle sicher in das System eingehen.
• Anonyme Zwei-Wege-Kommunikation – Hinweisgeber sollten Rückfragen beantworten können, ohne ihre Identität offenlegen zu müssen.
• Kontrollierter Zugriff auf Fälle – Ihr Team sollte festlegen können, wer einzelne Meldungen einsehen, bearbeiten oder weiterleiten darf.
• Nachvollziehbare Audit-Trails – Das System sollte dokumentieren, wer wann auf Fallinformationen zugegriffen oder Änderungen vorgenommen hat.
• Konfigurierbare Workflows – Fälle sollten sich nach Art des Vorfalls, Standort, Schweregrad oder Eskalationsregeln steuern lassen, damit unterschiedliche Risikobereiche transparent verwaltet werden können.
• Unterstützung globaler Programme – Der Anbieter sollte bei Bedarf mehrere Sprachen, Rechtsordnungen und regulatorische Anforderungen unterstützen.
• Skalierbare Sicherheit des Whistleblowing-Systems – Die Sicherheitsmaßnahmen sollten sich einfach anpassen und aufrechterhalten lassen, wenn Ihr Programm wächst, sich regulatorische Anforderungen ändern oder Meldungen komplexer werden.

So schützt NAVEX Hinweisgeber und Ihr Unternehmen

Je komplexer Ihr Whistleblowing-Programm zu verwalten ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass Mitarbeiter auf Umgehungslösungen zurückgreifen. Meldungen werden in E-Mail-Postfächer kopiert, Zugriffsentscheidungen manuell getroffen und unterschiedliche lokale Anforderungen führen dazu, dass Teams in verschiedene Richtungen arbeiten. Selbst gut gemeinte Prozesse können schwer kontrollierbar werden, wenn sensible Fälle auf zu viele Systeme und Speicherorte verteilt sind.

Die Lösungen NAVEX One Whistleblowing & Incident Management unterstützen Ihre Teams dabei, Meldungen, Rückfragen und die gesamte Fallbearbeitung in einer sicheren Umgebung zu verwalten. Externes Hosting, verschlüsselte anonyme Zwei-Wege-Kommunikation und kontrollierte Zugriffsrechte tragen dazu bei, Hinweisgeber zu schützen und Ihren Teams gleichzeitig eine einheitliche Struktur für die konsistente Bearbeitung sensibler Meldungen zu bieten.

Für Unternehmen, die international tätig sind, bringt NAVEX umfassende Erfahrung bei der Unterstützung globaler Ethik- und Compliance-Programme mit unterschiedlichen Anforderungen an Whistleblowing und Datenschutz mit. Erfahren Sie mehr über die Lösung NAVEX One Whistleblowing & Incident Management oder vereinbaren Sie eine Demo, um zu sehen, wie Ihre Teams die sichere Entgegennahme von Meldungen, die anonyme Kommunikation und das Case Management auf einer zentralen Plattform verwalten können.