Die Zeit bis zum Abschluss von Fällen ist im Jahresvergleich um 33% gestiegen
Compliance-Verantwortlichen kommt ihre Arbeit manchmal vor wie ein endloses Fließband aus eingehenden Hinweisen und anschließenden Untersuchungen.
Nun hat NAVEX seinen Whistleblowing & Incident Management Benchmark Report 2026 veröffentlicht – mit einer bemerkenswerten Erkenntnis: Dieses Fließband wird länger.
Konkret stieg die mediane Zeit bis zum Abschluss eines Falls von 21 auf 28 Tage. Das entspricht einem Anstieg von 33% und ist eine deutliche Entwicklung in die falsche Richtung. Nahezu alle Arten von Meldungen verzeichneten längere Bearbeitungszeiten (NAVEX analysiert mehr als zwei Dutzend verschiedene Fallkategorien), und Unternehmen jeder Größe meldeten längere Fallbearbeitungszeiten.
Doch woran liegt das? Die Zeit bis zum Abschluss eines Falls ist eine wichtige Kennzahl, um die Wirksamkeit eines Compliance-Programms zu bewerten und Bereiche zu identifizieren, die zusätzliche Unterstützung benötigen. Wenn die Fallbearbeitungszeiten deutlich ansteigen, sollten Compliance-Verantwortliche verstehen, welche Ursachen dahinterstehen und welche Auswirkungen dies auf die Leistungsfähigkeit ihres Programms hat.
Ein genauerer Blick auf die Zahlen
Werfen wir zunächst einen Blick auf die Ergebnisse des Benchmark Reports:
Die mediane Zeit bis zum Abschluss eines Falls stieg weltweit deutlich an – von 21 Tagen im Jahr 2024 auf 28 Tage im Jahr 2025.
Dabei zeigten sich erhebliche regionale Unterschiede: In Nordamerika lag die mediane Fallbearbeitungszeit bei 26 Tagen, in Südamerika bei 34 Tagen und in Europa sowie im asiatisch-pazifischen Raum sogar bei 51 Tagen.
Die mediane Fallbearbeitungszeit stieg in nahezu allen Fallkategorien und erreichte häufig den höchsten Stand der vergangenen Jahre. So erhöhte sich die Bearbeitungszeit bei Meldungen zu Workplace Civility von 22 auf 29 Tage und bei Business Integrity-Fällen von 21 auf 29 Tage.
Nicht alle Zahlen geben Anlass zur Sorge. So sank beispielsweise die mediane Bearbeitungszeit bei Meldungen zu Bilanzmanipulationen und Finanzbetrug von 51 Tagen im Jahr 2024 auf 49 Tage im Jahr 2025 (nach 55 Tagen im Jahr 2023). Das ist bemerkenswert, da diese Fallarten traditionell zu den komplexesten und zeitaufwendigsten Untersuchungen gehören.
Dennoch sind positive Entwicklungen bei den diesjährigen Fallbearbeitungszeiten eher die Ausnahme. Über nahezu alle Unternehmensgrößen, Branchen und Fallkategorien hinweg zeigt sich dasselbe Bild: Die Untersuchung und der Abschluss eingehender Meldungen dauern heute länger als in den Vorjahren.
Warum die Zeit bis zum Abschluss von Fällen so wichtig ist
Von den vielen Kennzahlen, die Compliance-Verantwortliche zur Bewertung der Wirksamkeit ihres Compliance-Programms nutzen können, gehört die Zeit bis zum Abschluss eines Falls zu den wichtigsten. Dafür gibt es mehrere Gründe:
Kürzere Fallbearbeitungszeiten stärken das Vertrauen in das Compliance-Programm. Je schneller eine Meldung geprüft und abgeschlossen wird – und je mehr Informationen im Rahmen des Zulässigen an die hinweisgebende Person zurückgespielt werden können –, desto eher fühlen sich Mitarbeiter ernst genommen. Dieses Gefühl, gehört zu werden, ist eine der wichtigsten Voraussetzungen für eine starke Speak-Up-Kultur.
Transparenz über Fallbearbeitungszeiten hilft bei der Ressourcenplanung. Wenn die Zeit bis zum Abschluss von Fällen steigt, kann dies darauf hindeuten, dass dem Team die notwendigen Werkzeuge oder Kompetenzen fehlen. Es kann aber auch bedeuten, dass sich die Art der eingehenden Meldungen verändert hat und Ressourcen anders verteilt werden müssen. In jedem Fall liefern Fallbearbeitungszeiten wichtige Hinweise darauf, wie sich das Compliance-Programm weiterentwickeln sollte.
Fallbearbeitungszeiten geben Aufsichtsbehörden, Auditoren und anderen Stakeholdern Einblick in die Leistungsfähigkeit Ihrer Untersuchungsprozesse. Wenn ein Unternehmen beispielsweise Meldungen zu Workplace Civility innerhalb von drei Tagen abschließt – deutlich schneller als der Median von 29 Tagen –, wird dies bei Prüfungen möglicherweise Fragen aufwerfen. Das bedeutet nicht, dass längere Bearbeitungszeiten besser sind. Vielmehr gilt: Wenn Ihre Werte erheblich von denen vergleichbarer Unternehmen abweichen, werden externe Prüfer verstehen wollen, warum.
Kurz gesagt: Je präziser Sie Ihre Fallbearbeitungszeiten messen und analysieren, desto besser können Sie Prozessengpässe erkennen, Herausforderungen bei der Ressourcenzuweisung verstehen und das Vertrauen in Ihr internes Hinweisgeber- und Untersuchungsprogramm stärken.
Warum steigen die Bearbeitungszeiten dann?
Auf globaler Ebene lassen sich die Ursachen nur vermuten. Jedes Unternehmen muss die Benchmark-Daten mit den eigenen Kennzahlen vergleichen, um belastbare Schlussfolgerungen für die eigene Situation zu ziehen.
Dennoch lohnt es sich, einige mögliche Ursachen näher zu betrachten.
Am wahrscheinlichsten ist, dass die Ressourcen vieler Compliance-Programme nicht mehr mit den tatsächlichen Anforderungen Schritt halten. Dafür kann es verschiedene Gründe geben: Budget- oder Personalreduzierungen, ein steigendes Meldeaufkommen oder eine Kombination aus beidem. Letztlich stellt sich die Frage, ob die vorhandenen Ressourcen noch zu den Anforderungen des Programms passen.
Eine weitere interessante Möglichkeit ist, dass der Einsatz von künstlicher Intelligenz in Compliance-Prozessen derzeit kurzfristig sogar zu längeren Bearbeitungszeiten führen könnte. KI kann bestimmte Aufgaben bei der Erfassung oder Analyse von Meldungen beschleunigen. Die Ergebnisse müssen jedoch weiterhin von Menschen geprüft und validiert werden. Dadurch entstehen zusätzliche Prozessschritte, die die Gesamtdauer einer Untersuchung verlängern können.
Ein dritter Erklärungsansatz besteht darin, dass Unternehmen zunehmend mit neuen Arten von Meldungen konfrontiert werden, die nicht ohne Weiteres in bestehende Untersuchungsprozesse passen. Darauf deutet unter anderem der Anstieg von Meldungen der Kategorie „Other“ Risk Type im Jahr 2025 hin. Solche Fälle müssen häufig individuell bewertet werden, während parallel neue Vorgehensweisen entwickelt werden – ein Prozess, der zusätzliche Zeit in Anspruch nimmt.
Damit stellt sich eine wichtige Frage: Wie können Compliance-Verantwortliche KI und Automatisierung nutzen, um diese Engpässe zu beseitigen?
Vielleicht erhalten Sie neue Arten von Meldungen, die nicht in bestehende Untersuchungsprozesse passen. Könnten KI-gestützte Lösungen oder andere Formen der Prozessautomatisierung dabei helfen, diese Herausforderungen effizienter zu bewältigen?
Oder anders gefragt: Wenn Ihre Teamgröße nicht wächst, welche neuen – möglicherweise KI-gestützten – Arbeitsweisen könnten es Ihrem Team ermöglichen, Fälle schneller abzuschließen? Könnte generative KI beispielsweise Ermittler dabei unterstützen, komplexe Sachverhalte besser zu verstehen, ohne dass in jedem Fall externe Spezialisten hinzugezogen werden müssen?
Gleichzeitig besteht die Möglichkeit, dass KI selbst zu einem Engpass wird, wenn zusätzliche Prüf- und Freigabeschritte erforderlich werden. Compliance-Verantwortliche müssen daher sorgfältig überlegen, wie sie Prozesse gestalten, die Daten, menschliche Expertise und technologische Lösungen optimal miteinander verbinden. Ziel ist es, Fälle sowohl effizient als auch nachvollziehbar und vertrauenswürdig abzuschließen. Dieser Weg ist nicht immer einfach.
Fazit
Steigende Fallbearbeitungszeiten sind problematisch. Compliance-Teams müssen Wege finden, diese Kennzahl wieder zu verbessern, ohne dabei die Qualität von Untersuchungen zu beeinträchtigen. Denn leidet die Qualität der Fallbearbeitung, leidet letztlich auch das Vertrauen in das gesamte Hinweisgeber- und Compliance-Programm.
Der erste Schritt besteht darin, die verfügbaren Daten realistisch und differenziert zu betrachten. Und genau hier verdienen die Erkenntnisse aus dem aktuellen Benchmark Report besondere Aufmerksamkeit.
