Zusammenfassung
- Gut etablierte interne Hinweisgeberprogramme sind ein wichtiger Vorteil für Unternehmen – und viele Maßnahmen zur Förderung der Meldebereitschaft lassen sich unkompliziert umsetzen.
- Einige bewährte Maßnahmen zur Förderung eines internen Melde- oder Speak-up-Programms lassen sich mit geringen oder ganz ohne zusätzliche Kosten umsetzen.
- Viele wirksame Strategien zur Förderung eines Speak-up-Programms basieren im Wesentlichen darauf, Vertrauen zu stärken.
So verbessern Sie Ihr Speak-up-Programm
Ein starkes internes Hinweisgeber- oder Speak-up-Programm liefert Unternehmen jeder Größe wertvolle Erkenntnisse über Risiken. Viele bewährte Maßnahmen zur Förderung der Meldebereitschaft sind unkompliziert und lassen sich mit geringen oder ganz ohne zusätzliche Kosten umsetzen. Das betonte ein Expertengremium in einem kürzlich veranstalteten NAVEX Webinar.
Auf Grundlage ihrer umfassenden Erfahrung im Compliance-Bereich gaben die Experten im Webinar „8 bewährte Strategien für ein erfolgreiches Speak-up-Programm“ im August praktische Empfehlungen zu acht zentralen Handlungsfeldern. Dabei rückte ein grundlegendes Ziel immer wieder in den Mittelpunkt – das Vertrauen in das Programm und die ethische Unternehmenskultur zu stärken.
„Es geht nicht nur um den technischen Aspekt eines guten Hinweisgebersystems. Entscheidend ist auch eine starke Unternehmenskultur“, so Matt Kelly, CEO von Radical Compliance und Moderator der Expertenrunde.
Was ist ein Speak-up-Programm?
Ein Speak-up-Programm bietet Mitarbeitern vertrauenswürdige Meldewege, über die sie Bedenken melden, Fragen stellen und Themen rund um Ethik, Compliance, Verhalten am Arbeitsplatz und Unternehmensrisiken ansprechen können, ohne Vergeltungsmaßnahmen befürchten zu müssen. Wirksame Speak-up-Programme helfen Unternehmen, Bedenken frühzeitig zu erkennen und anzugehen, bevor sie sich zu größeren Problemen entwickeln.
Kelly, der sich im Laufe seiner Karriere intensiv mit Compliance-Themen beschäftigt und darüber berichtet hat, verwies auf die aktuellen globalen Daten zu internen Meldungen von NAVEX Kunden. Diese zeigen, dass die mediane Anzahl der Meldungen pro 100 Mitarbeiter in den vergangenen Jahren gestiegen ist.
„Mitarbeiter melden sich zu Wort – und das ist eine gute Nachricht für ein Compliance-Programm. Speak-up-Meldungen sind die Grundlage Ihres Compliance-Programms – sie sind der Treibstoff, der es am Laufen hält“, so Kelly.
Für Kelly und die weiteren Referenten stellt sich daher die Frage: Welche Maßnahmen können Unternehmen ergreifen, um die Meldebereitschaft zu fördern?
1. Ihrem Speak-up-Programm eine eigene Identität geben
Unternehmen geben ihrem Speak-up-Programm häufig einen eigenen Namen. Das kann dazu beitragen, die Bekanntheit des Programms zu steigern und bestimmte Unternehmenswerte zu vermitteln. Mary Shirley, Teilnehmerin der Expertenrunde, Autorin und globale Compliance-Expertin, die bereits mehrere große Programme geleitet hat, nannte ein Beispiel aus einer früheren Position – die „Courage Line“.
Die Umfrage unter den Webinar-Teilnehmern ergab ein gemischtes Bild. Der größte Anteil der Befragten gab an, dass ihr Unternehmen einen eigenen Namen für das Programm verwendet und die Mitarbeiter diesen kennen. Darauf folgten diejenigen, deren Unternehmen kein entsprechend benanntes Programm hat, die sich ein solches jedoch wünschen würden.
Shirley betonte, dass Konsistenz entscheidend ist, damit die Positionierung eines Speak-up-Programms wirksam ist.
„Wir müssen meiner Meinung nach darauf achten, durchgehend eine einheitliche Sprache zu verwenden, damit die Positionierung nicht an Stärke verliert“, so Shirley.
Sie wies außerdem darauf hin, dass der Ausdruck „Speak-up“ für Menschen, deren Muttersprache nicht Englisch ist, möglicherweise nicht geläufig ist. Deshalb empfiehlt sie, den Begriff mit ausreichend Kontext zu erklären.
2. Mitarbeiterschulungen
Eine Erkenntnis aus dem NAVEX State of Risk & Compliance Report 2026 bereitete den Experten der Runde besondere Sorge: Nur 43% der Unternehmen vermitteln Erwartungen an die Speak-up-Kultur im Rahmen des Onboardings oder von Schulungen. Dabei bieten gerade diese Gelegenheiten eine wichtige Möglichkeit, den Stellenwert eines Speak-up-Programms zu unterstreichen.
Das bedeutet, dass 57% der Unternehmen möglicherweise die Chance verpassen, eine ethische Unternehmenskultur zu etablieren, die Mitarbeiter dazu ermutigt, Bedenken anzusprechen, so Erena Langley, Teilnehmerin der Expertenrunde und Director of Regulatory Solutions bei NAVEX.
„Ich denke dabei gerne an erste Eindrücke und Unternehmenskultur“, so Langley, die Unternehmen aus zahlreichen Branchen im Laufe ihrer Karriere dabei unterstützt hat, komplexe Vorschriften und Compliance-Herausforderungen zu bewältigen. „Hat sich eine bestimmte Kultur in einem Unternehmen erst einmal etabliert, kann sie nur schwer verändert werden. Das Onboarding bietet eine einfache und kostengünstige Möglichkeit, etwas zu integrieren, das die Unternehmenskultur wirklich vermittelt.“
Für die konkrete Gestaltung des Onboardings schlug Shirley anstelle einer klassischen Wissensvermittlung eine Art „Schnitzeljagd“ vor. Teilnehmer könnten beispielsweise die Aufgabe erhalten, die Kontaktdaten des Chief Compliance Officer oder eine bestimmte Seite einer Richtlinie im Intranet oder Richtlinienmanagementsystem des Unternehmens zu finden.
3. Kontinuierlich auf das Speak-up-Programm aufmerksam machen
Neben dem Onboarding und regelmäßigen Schulungen betonten die Experten, wie wichtig es ist, kontinuierlich auf das Speak-up-Programm aufmerksam zu machen. Die konkreten Maßnahmen können je nach Unternehmen variieren. Entscheidend ist, Mitarbeitern immer wieder zu vermitteln, wo sie relevante Informationen und die entsprechenden Meldewege finden.
Als ein Teilnehmer vorschlug, einen Link zu den Ressourcen des Programms in die E-Mail-Signatur des Compliance-Verantwortlichen aufzunehmen, wies Shirley darauf hin, dass Mitarbeiter das Programm so auch über die Suche in ihrem Posteingang leichter finden könnten. Sie empfahl jedoch, noch einen Schritt weiterzugehen.
„Fragen Sie Führungskräfte im Unternehmen, ob auch sie den Link in ihre E-Mail-Signatur aufnehmen können. Wenn sich Führungskräfte ebenfalls beteiligen, stärken Sie damit gleichzeitig den Tone from the Top“, so Shirley. Damit verwies sie auf eine weitere Möglichkeit, durch die Unterstützung der Führungsebene das Vertrauen in das Programm zu fördern.
Klassische Maßnahmen wie Poster oder Bildschirmschoner können laut Shirley mit der Zeit in den Hintergrund treten, wenn sie nur selten aktualisiert werden. Sie empfiehlt daher, solche Hinweise regelmäßig zu erneuern und beispielsweise durch konkrete Praxisbeispiele Aufmerksamkeit zu wecken, die zeigen, welche Art von Speak-up-Verhalten das Unternehmen fördern möchte.
4. Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen stärken
„Von allen Strategien, die wir heute besprechen, halte ich diese für die grundlegendste – und für diejenige, bei der es am wichtigsten ist, alles richtig zu machen“, so Kelly. „Es spielt keine Rolle, wie gut Ihr Hinweisgebersystem ist. Wenn Mitarbeiter sehen, dass andere negative Konsequenzen erfahren, nachdem sie Bedenken angesprochen haben, wird Ihr Hinweisgebersystem nicht funktionieren. Ihr Speak-up-Programm wird nicht funktionieren und alles Weitere wird darunter leiden.“
Von allen Maßnahmen zur Förderung eines Speak-up-Programms betonten die Experten daher besonders, wie wichtig es ist, den Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen konsequent zu stärken.
Der Anteil der Meldungen von NAVEX Kunden, die 2025 der Kategorie „Vergeltungsmaßnahmen“ zugeordnet wurden, war mit 1,20% vergleichsweise gering. Die Angst vor Vergeltungsmaßnahmen – unabhängig davon, ob sie begründet ist oder nicht – lässt sich jedoch nur schwer beziffern und stellt weiterhin eine erhebliche Hürde für die Meldebereitschaft dar. 18% der Befragten der NAVEX Umfrage 2026 gaben an, dass Vergeltungsmaßnahmen eine Herausforderung für die Speak-up-Kultur ihres Unternehmens darstellen. 51% erklärten, dass Mitarbeiter negative Auswirkungen auf ihre Karriere befürchten, wenn sie Bedenken ansprechen.
Vorschriften wie der Sarbanes-Oxley Act in den USA sehen Konsequenzen für Vergeltungsmaßnahmen gegen Hinweisgeber vor. Dennoch können verschiedene Faktoren – darunter auch mangelndes Wissen über bestehende Schutzmaßnahmen – Mitarbeiter davon abhalten, Bedenken anzusprechen, so Langley. Den Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen regelmäßig zu kommunizieren, stärkt das Vertrauen der Mitarbeiter, dass sie Bedenken ohne Angst vor negativen Konsequenzen äußern können. Gleichzeitig ermutigt dies dazu, auch Vergeltungsmaßnahmen selbst zu melden.
„Vertrauen ist die Grundlage für ein erfolgreiches Speak-up-Programm“, so Langley.
5. Führung beginnt an der Spitze
NAVEX Umfragen zeigen einen klaren Zusammenhang zwischen einer höheren Risikotoleranz der Führungsebene bei Compliance-Themen und einem häufigeren Auftreten negativer Compliance-Ereignisse. Von den Befragten, die angaben, dass ihre Führungsebene höhere Risiken toleriert, berichteten beispielsweise 23%, dass ihr Unternehmen in den vergangenen zwei Jahren von rechtlichen oder regulatorischen Maßnahmen betroffen war. Bei Unternehmen ohne eine entsprechend höhere Risikotoleranz lag dieser Anteil bei 13%.
„Führungskräfte sind diejenigen, die die Unternehmenskultur prägen, unterstützen und vorleben“, so Kelly. Dazu gehört auch die Speak-up-Kultur. „Mitarbeiter orientieren sich an der Führungsebene.“
Dennoch nutzt nur etwa die Hälfte der Unternehmen regelmäßige Botschaften der Führungsebene, um ihr Speak-up-Programm zu fördern. Shirley erklärte in diesem Zusammenhang, dass sie Führungskräfte gerne als „Gastprofessoren für Compliance“ einbindet. So könne beispielsweise der CEO in einer Botschaft erläutern, was die Unternehmenswerte für ihn persönlich bedeuten. Sie empfahl außerdem, ein oder zwei Führungskräfte einzubinden, die Themen wie den Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen oder die Aufklärung über verbreitete Missverständnisse engagiert und überzeugend vermitteln können. So lässt sich beispielsweise verdeutlichen, dass mehr Meldungen – und nicht weniger – ein Zeichen für eine gesündere Unternehmenskultur sein können.
6. Verschiedene Meldewege anbieten
Kelly wies darauf hin, dass einige Maßnahmen zur Förderung von Speak-up-Programmen eher praktischer Natur sind – etwa verschiedene Kanäle bereitzustellen, über die Mitarbeiter Meldungen einreichen oder Fragen stellen können.
Langley erklärte, dass es auch bei der Förderung einer Speak-up-Kultur keine Lösung gibt, die für alle Hinweisgeber gleichermaßen geeignet ist. Jüngere Mitarbeiter könnten beispielsweise eher dazu neigen, ein Webformular zu nutzen. Ideal ist daher eine Auswahl verschiedener Meldewege – etwa eine Telefon-Hotline, webbasierte Meldungen, persönliche Meldungen und weitere Möglichkeiten.
„Nicht jeder arbeitet an einem Schreibtisch. Und nicht jeder kann denselben Meldeweg nutzen“, so Langley.
Entscheidend ist laut Langley, die Möglichkeit anonymer Meldungen und den Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen klar zu kommunizieren und Mitarbeiter darin zu schulen, wie sie die verschiedenen Meldewege nutzen können. So lässt sich das Vertrauen stärken, dass Mitarbeiter unabhängig von ihren Präferenzen und ihrer jeweiligen Situation Bedenken melden können.
7. Führungskräfte in die Verantwortung nehmen
Obwohl Mitarbeiter Bedenken häufig direkt gegenüber ihren Vorgesetzten äußern, gaben in der aktuellen NAVEX Umfrage nur 43% der Befragten an, dass ihr Unternehmen verpflichtende Speak-up-Schulungen für Führungskräfte vorsieht. Nur 40% schreiben Schulungen für Führungskräfte zur Eskalation von Meldungen vor.
Shirley empfahl, klare Regeln dafür festzulegen, was Führungskräfte tun und was sie vermeiden sollten. Dazu könnte beispielsweise die Vorgabe gehören, dass Führungskräfte Untersuchungen nicht selbst durchführen, sondern Informationen sammeln, die eine Untersuchung unterstützen.
„Es geht darum, die richtige Balance zu finden“, so Shirley.
Mit Blick auf mögliche Vergeltungsmaßnahmen betonte sie außerdem, wie wichtig es ist, klare Erwartungen an Führungskräfte zu formulieren: Mitarbeiter, die Fehlverhalten melden, sollten von ihren Vorgesetzten genauso behandelt werden wie zuvor.
8. Zeigen, dass das Speak-up-Programm funktioniert
Abschließend betonte die Expertenrunde, wie wichtig es ist, zu zeigen, dass das Speak-up-Programm tatsächlich funktioniert. Wenn potenzielle Hinweisgeber sehen, dass das Unternehmen Meldungen über mögliches Fehlverhalten ernst nimmt, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass sie selbst eine Meldung einreichen.
Langley empfahl Unternehmen, in angemessenen Abständen Kennzahlen mit ihren Mitarbeitern zu teilen und deren Bedeutung zu erläutern. Bei einem großen Unternehmen mit vielen Meldungen könnte dies beispielsweise vierteljährlich erfolgen, bei kleineren Unternehmen je nach Bedarf, wenn relevante Erkenntnisse vorliegen.
Alle Referenten betonten zudem, wie wirkungsvoll es sein kann, wenn eine Person, die selbst eine Meldung eingereicht hat, von ihren Erfahrungen berichtet und schildert, wie ihre Meldung zu einem positiven Ergebnis geführt hat.
„Ich kann mir kaum etwas Wirkungsvolleres zur Unterstützung eines Programms vorstellen, als sagen zu können: ‚Diese Person ist heute hier und berichtet Ihnen, wie der Prozess für sie funktioniert hat‘“, so Langley. „Wenn Mitarbeiter sehen, wie der Prozess funktioniert, vertrauen sie ihm. Sie vertrauen darauf, dass das Programm nach ethischen Grundsätzen umgesetzt wird – und dieses Vertrauen trägt sich durch das gesamte Unternehmen.“
8 bewährte Strategien für ein erfolgreiches Speak-up-Programm
Mitarbeiter nutzen ein Speak-up-Programm nur, wenn sie es kennen und ihm vertrauen. Entdecken Sie gemeinsam mit NAVEX acht bewährte Strategien, um die Bekanntheit Ihres Speak-up-Programms zu erhöhen, …
