So führen Sie effektive Untersuchungen durch
Es gibt keinen allgemeingültigen Ansatz für die Durchführung interner Untersuchungen. Dennoch sind wir uns sicherlich einig, dass es einige Fehler gibt, die unbedingt vermieden werden sollten. In dieser zweiteiligen Blogreihe stellen wir bewährte Vorgehensweisen vor, die sowohl Einsteigern als auch erfahrenen Untersuchungsverantwortlichen helfen, ihre Fähigkeiten weiterzuentwickeln und Untersuchungen erfolgreich durchzuführen.
1. Legen Sie klare Standards fest, bevor der erste Untersuchungsfall eintritt
Compliance-Abteilungen und Untersuchungsteams setzen sich häufig aus Mitarbeitern mit ganz unterschiedlichen beruflichen Hintergründen und Erfahrungen zusammen. Einige verfügen über langjährige Erfahrung in der Durchführung interner Untersuchungen. Doch selbst erfahrene Untersuchungsverantwortliche haben ihre Kenntnisse meist in unterschiedlichen Unternehmen und unter verschiedenen Rahmenbedingungen erworben – und dabei mit Führungskräften zusammengearbeitet, die jeweils andere Erwartungen hatten.
Ein überraschend einfacher, aber häufig vernachlässigter Schritt besteht darin, ein gemeinsames Verständnis darüber zu schaffen, welche Anforderungen im eigenen Unternehmen und unter der aktuellen Geschäftsleitung an interne Untersuchungen gestellt werden. Folgende Fragen sollten dabei geklärt werden:
- Wann ist eine formelle Untersuchung erforderlich und wann reicht eine andere Form der Sachverhaltsklärung aus?
- Welche Kriterien müssen erfüllt sein, damit eine Untersuchung als abgeschlossen gilt?
- Fließt die Umsetzung von Abhilfemaßnahmen in die Berechnung der Untersuchungsdauer ein?
- Welche Mindestangaben muss jeder Untersuchungsbericht enthalten?
- In welchem Umfang können und sollten hinweisgebende Personen über den Untersuchungsfortschritt informiert werden?
- Welche KPIs sind für uns besonders relevant?
Die gemeinsam festgelegten Standards sollten im Anschluss dokumentiert und in die Onboarding-Unterlagen für neue Mitarbeiter der Compliance-Abteilung aufgenommen werden. Darüber hinaus kann es sinnvoll sein, diese Standards mit der Personalabteilung und anderen für interne Untersuchungen zuständigen Bereichen zu teilen, um möglichst einheitliche Vorgehensweisen im gesamten Unternehmen zu fördern.
Praxistipp: Überprüfen Sie Ihre Onboarding-Unterlagen regelmäßig auf Aktualität und Relevanz für Ihr Unternehmen, anstatt lediglich neue Dokumente hinzuzufügen. Schließlich sollten sich die kontinuierliche Überwachung und Überprüfung nicht nur auf die inhaltlichen Bestandteile Ihres Compliance-Programms beschränken!
2. Erstellen Sie möglichst früh einen zeitlichen Ablauf der Ereignisse
Eines der hilfreichsten Werkzeuge bei internen Untersuchungen ist die chronologische Darstellung der Ereignisse. Besonders bei komplexen und unübersichtlichen Fällen ist sie von unschätzbarem Wert. Sie wissen sicherlich, welche Fälle gemeint sind. Eine solche Chronologie lässt sich relativ einfach erstellen: Prüfen Sie die verfügbaren Unterlagen und Gesprächsnotizen und halten Sie alle relevanten Ereignisse und Gespräche in ihrer zeitlichen Reihenfolge fest. Dokumentieren Sie dabei auch, welche Beweise die jeweiligen Informationen stützen. So können Sie die Glaubwürdigkeit einzelner Aussagen besser einschätzen und beispielsweise zwischen dokumentierten Fakten und Zeugenaussagen unterscheiden.
Es ist erstaunlich, wie schnell sich ein klareres Gesamtbild ergibt und offene Fragen oder Informationslücken sichtbar werden, sobald die Ereignisse zeitlich präzise eingeordnet sind. Eine schriftliche Chronologie macht Zusammenhänge und zeitliche Abläufe deutlich, die selbst erfahrene Untersuchungsverantwortliche während der laufenden Informationssammlung nur schwer vollständig überblicken können.
Praxistipp: Die Erstellung eines ersten Chronologieentwurfs ist eine hervorragende Gelegenheit, weniger erfahrene Teammitglieder aktiv in die Untersuchungsarbeit einzubinden. Indem sie relevante Ereignisse aus Dokumenten und später auch aus Gesprächsnotizen zusammentragen, sammeln sie wertvolle praktische Erfahrungen. Gleichzeitig wird die Untersuchungsleitung entlastet und kann sich stärker auf die Untersuchungsstrategie und die Durchführung von Befragungen konzentrieren.
3. Konzentrieren Sie sich auf Fakten, bevor Sie Schlussfolgerungen ziehen
Ich weiß, ich weiß – das klingt selbstverständlich. Doch in der Praxis ist es oft leichter gesagt als getan. Wie häufig haben Sie schon erlebt, dass Kollegen (Sie natürlich nicht, Sie machen schließlich alles richtig!) bereits beim Lesen eines Vorwurfs voreilige Schlüsse ziehen oder gezielt nach Informationen suchen, die ihre bestehenden Annahmen bestätigen, anstatt unvoreingenommen herauszufinden, was tatsächlich passiert ist?
Eine Möglichkeit, dies zu vermeiden, ist die bereits erwähnte Erstellung einer objektiven Chronologie der Ereignisse. Ein weiterer Ansatz besteht darin, die Grundsätze der Just Culture in die Untersuchungsunterlagen zu integrieren. So könnte beispielsweise festgelegt werden, dass in jeder Untersuchungsdokumentation auch mögliche systemische Ursachen berücksichtigt werden müssen, anstatt ausschließlich das Verhalten einzelner Personen zu betrachten. Ebenso sollten Befragungen in erster Linie der objektiven Sachverhaltsaufklärung dienen. Untersuchungsverantwortliche sollten regelmäßig dazu angehalten werden, ihre eigenen Annahmen und möglichen Vorurteile kritisch zu hinterfragen. Wo es angebracht ist, sollte zudem verdeutlicht werden, dass eine Untersuchung dem Unternehmen auch die Möglichkeit bietet, aus Fehlern zu lernen – und nicht grundsätzlich darauf abzielt, Fehlverhalten zu sanktionieren.
Folgende Leitfragen können Untersuchungsverantwortlichen dabei helfen, objektiv zu bleiben und vorschnelle Schlussfolgerungen zu vermeiden:
- Welche Erklärungen kommen infrage?
- Welche Beweise stützen die jeweiligen Erklärungen?
- Welche Beweise sprechen gegen die jeweiligen Erklärungen?
- Welche Beweise lassen unterschiedliche Interpretationen zu?
Praxistipp: Führen Sie regelmäßige kollegiale Überprüfungen ein, bei denen Untersuchungsverantwortliche gegenseitig ihre Untersuchungsdokumentation prüfen und sich konstruktives Feedback geben. Wichtig ist dabei eine vertrauensvolle Atmosphäre, in der Feedback offen angenommen werden kann und das gesamte Team gemeinsam dazulernt. Allein das Wissen, dass die eigene Arbeit überprüft werden könnte, trägt dazu bei, dass Schlussfolgerungen durch die dokumentierten Fakten nachvollziehbar belegt werden. Wenn Ihr Ethics- und Compliance-Team nicht über genügend Untersuchungsverantwortliche verfügt, können Sie auch Kollegen aus der Personalabteilung, der internen Revision oder anderen Governance- und Kontrollfunktionen einbeziehen.
4. Sorgen Sie während der gesamten Untersuchung für eine regelmäßige Kommunikation
Selbst wenn es in Ihrem Unternehmen üblich ist, hinweisgebende Personen nur begrenzt über den Untersuchungsfortschritt, die Ergebnisse oder den Ausgang einer Untersuchung zu informieren, gibt es Möglichkeiten, das Vertrauen in den Untersuchungsprozess zu stärken. Ein besonders wichtiger Zeitpunkt dafür liegt meiner Meinung nach noch vor dem eigentlichen Beginn einer Untersuchung. Ich empfehle daher allen Compliance-Abteilungen, diese Gelegenheit gezielt zu nutzen.
Machen Sie von Anfang an deutlich, welche Informationen hinweisgebende Personen erwarten können und welche nicht. Ich habe beispielsweise erlebt, wie ein Unternehmen die entsprechenden Zusagen gegenüber hinweisgebenden Personen direkt in seinem Verhaltenskodex festgehalten hat. Transparenter als in einem öffentlich zugänglichen Dokument geht es kaum.
Ich persönlich bevorzuge offene Informationsveranstaltungen, in denen ich Mitarbeitern den Untersuchungsprozess näherbringe und offene Fragen kläre. Denn ich bin überzeugt, dass Transparenz bei internen Untersuchungen das Vertrauen innerhalb des Unternehmens stärkt. Eine häufig gestellte Frage könnte beispielsweise lauten: „Wenn ich einen Hinweis abgegeben habe, müssen die Untersuchungsverantwortlichen doch meinen Anweisungen folgen und mich anschließend umfassend darüber informieren, wie die Untersuchung verlaufen ist und welche Disziplinarmaßnahmen ergriffen wurden, oder?“
Hier ist es wichtig, solche Erwartungen richtig einzuordnen. Eine mögliche Antwort wäre: „Ich verstehe, dass Sie sich vielleicht eine andere Antwort erhofft haben. Allerdings besteht nicht automatisch ein Anspruch darauf, am Untersuchungsprozess beteiligt zu werden, jeden einzelnen Untersuchungsschritt im Detail zu erfahren oder über das Untersuchungsergebnis informiert zu werden. Vertraulichkeit ist ein zentraler Grundsatz unserer internen Untersuchungen. Wir schätzen es sehr, wenn Mitarbeiter uns auf mögliches Fehlverhalten aufmerksam machen. Das bedeutet jedoch nicht, dass hinweisgebende Personen oder ihre Vorgesetzten aktiv in die Untersuchung eingebunden werden. Ihre Mitwirkung beschränkt sich in der Regel darauf, bei Bedarf weitere Fragen zu beantworten.“
Auch wenn Sie hinweisgebende Personen nach Abschluss einer Untersuchung nicht über deren Ergebnis informieren, kann es sinnvoll sein, noch einmal Kontakt aufzunehmen und Feedback einzuholen. Fragen Sie beispielsweise, wie die Person den Meldeprozess erlebt hat und welche Verbesserungsmöglichkeiten sie sieht. So kann die Compliance-Abteilung wertvolle Erkenntnisse gewinnen und den Speak-up-Prozess kontinuierlich verbessern. Eine besonders aufschlussreiche Frage lautet: „Würden Sie erneut einen Hinweis abgeben, wenn Sie in Zukunft Fehlverhalten beobachten würden?“
Praxistipp: Bleiben Sie auch nach Abschluss der Untersuchung in regelmäßigem Kontakt mit der hinweisgebenden Person. Indem Sie über einen Zeitraum von einigen Jahren verfolgen, wie sich ihre berufliche Situation und Entwicklung im Unternehmen gestaltet, können Sie mögliche langfristige Vergeltungsmaßnahmen frühzeitig erkennen. Auch dies ist eine bewährte Vorgehensweise, um hinweisgebende Personen nachhaltig zu schützen.
5. Betrachten Sie nicht nur den Einzelfall, sondern erkennen Sie übergreifende Muster
Da Unternehmen häufig dieselben Kontrollmechanismen in verschiedenen Geschäftsbereichen einsetzen, kann Fehlverhalten in einem Bereich auf Schwachstellen im gesamten Unternehmen hinweisen. Ein anschauliches Beispiel dafür liefert ein Verfahren zur Durchsetzung des Foreign Corrupt Practices Act (FCPA), bei dem vier unterschiedliche Formen unzulässiger Vorteilsgewährung in vier verschiedenen Regionen der Welt aufgedeckt wurden. Wenn ein solches Fehlverhalten in einem Land oder Geschäftsbereich möglich ist, was verhindert dann, dass es auch an anderer Stelle auftritt?
Indem Sie die Ursachenanalyse als festen Bestandteil Ihres Untersuchungsprozesses etablieren, stellen Sie sicher, dass Untersuchungsverantwortliche über den konkreten Einzelfall hinausblicken. So können sie auch systemische oder strukturelle Schwachstellen identifizieren, die das Fehlverhalten überhaupt erst ermöglicht haben.
Praxistipp: Nicht alle Mitglieder Ihres Untersuchungsteams haben eine formelle Schulung zur Ursachenanalyse absolviert. Ich würde sogar vermuten, dass dies auf die Mehrheit zutrifft. Daher kann es sinnvoll sein, einen praxisorientierten Leitfaden zu erstellen, der Ihre Mitarbeiter Schritt für Schritt durch die Ursachenanalyse führt. Für Ethik- und Compliance-Untersuchungsteams stehen verschiedene Methoden zur Verfügung. Wählen Sie einige besonders geeignete Ansätze aus und zeigen Sie Ihrem Team anhand konkreter Beispiele, wie diese in der Praxis angewendet werden können.
Lesen Sie auch den zweiten Teil unserer Blogreihe und entdecken Sie fünf weitere Best Practices für erfolgreiche interne Untersuchungen!
Checkliste: 10 Grundlagen für effektive Untersuchungen am Arbeitsplatz
Mit diesen 10 praktischen Tipps führen Sie interne Untersuchungen vor, während und nach jedem Fall einheitlicher, fairer und nachvollziehbarer durch.
